Der leere Posteingang

01 Nov 2011
1. November 2011

Nicht mehr Herr über den eigenen Posteingangsordner? Hunderte von E-Mails in der Inbox? Heute möchte ich eine Methode vorstellen, wie wir die Souveränität über unsere elektronische Post zurückerlangen können und empfangene E-Mails professionell managen. Sie ist unter dem Namen „Inbox Zero“ bekannt und wurde von dem amerikanischen Autor Merlin Mann entwickelt. Auf seinen Ideen beruht das Konzept, welches ich hier heute mal etwas ausführlicher vorstellen möchte. Wer noch mehr darüber erfahren möchte, findet auf seinen Webseiten weitere Informationen. „Inbox Zero“ beruht zum Teil auf „Getting Things Done“ (GTD), eine Methodik, über die wir schon im Zusammenhang mit OmniFocus gesprochen haben. Genug der Vorrede, befassen wir uns mit dem Thema E-Mail.

posteingang

Meine erste E-Mail-Adresse hatte ich – wenn mich meine Erinnerung nicht täuscht – im Jahre 1995. Damals wurden noch sehr wenige Nachrichten verschickt und jede E-Mail sorgfältig formuliert. Empfänger waren meist Freunde aus dem universitärem Umfeld, denn außerhalb der Lehranstalten war elektronische Post in Deutschland noch nicht sehr verbreitet. Und „Spam“ war quasi nicht existent. Es war kein System erforderlich, um mit diesen wenigen Nachrichten umzugehen.

Was haben sich die Zeiten geändert. Heute bekomme ich geschätzte 30 bis 50 Nachrichten am Tag und das wären noch viel mehr, wenn ich nicht eine ganze Reihe von Anti-Spam-Maßnahmen getroffen hätte. Persönliche Mails sind nun in der Unterzahl, der große Teil sind Nachrichten von Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen, Newsletter und automatische Benachrichtigungen unserer Server (Bestellungen, Berichte, Statistiken, …). Ohne ein System würde sich der Posteingang nun sehr rasch füllen und die E-Mail-Lage wäre unüberschaubar. Ein gutes System sollte folgende Kriterien erfüllen:

  • Es muss simpel sein, damit es mühelos angewendet werden kann.
  • Es muss wiederholbar sein.
  • Es muss vollständig sein, damit jede denkbare E-Mail verarbeitet werden kann.
  • Es darf nur wenige Aktionen (am besten in Form von Verben) geben.

Viele leben in ihrer Inbox und entscheiden anhand ihres Posteingangs, was als nächstes zu tun ist. Das ist aber kein System. Die Inbox ist nur ein Durchgang, in dem wir entscheiden, was mit der E-Mail passiert und wo deren Inhalt letztendlich landet, z.B. im Kalender oder unserer Aufgabenverwaltung. Es ist wichtig, ein gutes System zu haben, denn die Anforderungen an uns sind in der modernen Geschäftswelt nahezu unendlich während unsere Zeit und unsere Aufmerksamkeit nur endlich ist.

Wir können uns das in einem Boxmodell vorstellen. Ein leere Box entspricht unserer Zeit und Aufmerksamkeit. Wir können dort nun wichtige oder unwichtige Dinge hineintun, aber wenn sie voll ist ist sie voll. Es ist also entscheidend, unwichtige Dinge gar nicht erst hineinzulassen. Im Grunde kann man auf alle folgenden Punkte mit gesundem Menschenverstand kommen, dennoch ist es sinnvoll, sich die Dinge einmal systematisch vor Augen zu führen.

boxenmodell

E-Mail ist im wesentlichen nur ein Medium, alles, was wir in einer Nachricht finden, hat in der Regel bereits seinen festen Platz, im Kalender, der Aufgabenliste oder im Ablagesystem für Referenz-Materialien. Im Prinzip kennen wir das bereits vom GTD-System. Daher ist es sinnvoll, den Posteingang schnellstmöglich nach Null zu verarbeiten. Idealerweise schauen wir nie nach neuen E-Mails, ohne diese dann nach Null zu verarbeiten, was bedeutet, dass wir auf jede Nachricht eine ganz bestimmte Aktion anwenden. Das heißt aber nicht, dass wir morgens nach dem Einschalten des Rechners sofort 50 E-Mails beantworten müssen, denn verarbeiten ist weniger als beantworten aber mehr als einfach nur den Posteingang zu „checken“. Beantworten ist nur eine mögliche Aktion auf eine E-Mail. 100 E-Mails zu verarbeiten ist also nicht gleich 100 E-Mails beantworten. Es ist entscheidend, die wichtigen Informationen aus einer E-Mail herauszuarbeiten, danach ist sie quasi nur noch eine leere Hülse, die weggeworfen werden kann.

Prinzipiell gibt es nur fünf Dinge, die mit einer neuen E-Mail passieren können, welche sich mit den folgenden Verben umschreiben lassen:

  • Löschen/Archivieren
  • Delegieren
  • Beantworten
  • Aufschieben
  • Erledigen

Wenden wir eine dieser Aktionen konsequent auf jede neue E-Mail an, kann sich im Posteingang künftig nichts mehr ansammeln. Schauen wir uns die fünf Möglichkeiten einmal genauer an.

Man kann viel mehr E-Mails löschen als man glaubt, denn viele Nachrichten haben so gut wie keinen Informationsgehalt. Hier gilt es einfach die eigene Angst zu überwinden! Wird die enthaltene Information später nochmal benötigt, verschieben wir sie in einen Mail-Ordner namens „Archiv“. Idealerweise ist das nur ein Ordner ohne Unterstruktur, denn das beschleunigt die E-Mail-Verarbeitung wesentlich. Die Suchfunktionen moderner Mail-Clients oder von Systemen wie „Google Mail“ sind heutzutage gut genug, um eine Nachricht auch ohne weitere Unterordner wiederzufinden.

Kann die E-Mail besser von einem Kollegen erledigt werden, leiten wir diese an ihn weiter. Zusätzlich machen wir uns ggf. in unserem GTD-System einen Eintrag, um den Ausgang dieser Sache zu gegebener Zeit weiterzuverfolgen.

Antworten sollte man möglichst kurz fassen, in vielen Fällen genügen ein bis zwei Zeilen. Es ist wichtig, den Ball in Bewegung zu halten und ggf. Rückfragen zu stellen. Leider sind E-Mails oft unproportional, lange Nachrichten verleiten uns zu langen Antworten und kurze Mails können durchaus mal einen Monat nach sich ziehen.

Nicht alles können wir sofort beantworten. Es könnte zum Beispiel zuvor eine Recherche-Arbeit notwendig sein. Solche E-Mails verschieben wir in einen „Bearbeiten“-Ordner, den wir möglichst bis Tagesende weitestgehend abarbeiten, Die Inbox sollte wirklich nur für ungelesene Nachrichten da sein!

Der Rest wird entweder gleich erledigt (GTD sagt: wenn es weniger als zwei Minuten dauert) oder in ein geeignetes System wie dem Kalender oder unserer Aufgabenliste eingetragen.

Wenn wir dieses einfache System verinnerlichen und konsequent anwenden kann unsere Inbox nie wieder außer Kontrolle gelangen. Irgendwann ist man dann so weit, dass gar nicht mehr groß nachgedacht werden muss, die Mails werden einfach „runterverarbeitet“.

Zum Abschluss noch ein paar Tipps und Tricks.

  • E-Mails nicht so häufig abrufen. Das kann ein großer Produktivitätskiller sein und einen ständig aus dem Arbeitsfluss bringen. Ein sinnvolles Intervall kann z.B. einmal pro Stunde sein.
  • Für unwichtige E-Mails wenn möglich einen Filter verwenden, der diese in einen Mail-Ordner „später lesen“ verschiebt, welchen wir einmal pro Tag bearbeiten.
  • Für die Beantwortung von E-Mails empfiehlt sich die Verwendung Vorlagen oder Werkzeugen wie TextExpander, um die Bearbeitungszeit zu verkürzen.
  • Falls eine sehr große Inbox vorhanden ist und mit „Inbox Zero“ begonnen werden soll, empfiehlt es sich, die alte Inbox in einen neuen Ordner zu verschieben, der dann nach und nach abgearbeitet wird.

Persönliches Fazit

Ich verwende die hier beschriebene Methodik seit etwa einem Jahr an. Sie funktioniert bei mir wie beschrieben und sorgt wie gewünscht für einen leeren Posteingangsordner. Zur Nachahmung empfohlen!

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