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OmniFocus 2 für Mac

25 Mai 2014
25. Mai 2014

Lange angekündigt und entwickelt, nach den ersten Betas nochmal komplett überarbeitet und mit vielem, was wir schon in den iOS-Versionen gesehen haben ausgestattet, ist es diese Woche endlich veröffentlicht worden, OmniFocus 2 für den Mac. OmniFocus ist eine umfassende Aufgabenverwaltung, mit der sich auch GTD – „Getting Things Done“, eine bekannte Selbstmanagement-Methode von David Allen – umsetzen lässt. Das Programm kann sehr flexibel an die Bedürfnisse des Benutzers angepasst werden und besitzt viele durchdachte Funktionen, die es erlauben, nur die Aufgaben anzuzeigen, welche gerade in einer bestimmten Situation, einem bestimmten Ort oder einem Moment sinnvoll sind. Die App ist auch für das iPhone und das iPad erhältlich. Ich nutze OmniFocus seit 2009 und habe bereits mehrfach darüber berichtet (hier ein Link zu einer umfangreicheren Vorstellung der ersten Mac-Version, einer meiner ersten Blog-Artikel übrigens). In dem genannten Artikel werden auch einige Grundkonzepte von OmniFocus, wie z.B. Kontexte erläutert, die ich an dieser Stelle nicht wiederholen möchte.

OmniFocus ist aus meinen Workflows nicht mehr wegzudenken und läuft praktisch die ganze Zeit. Daher war ich natürlich sehr neugierig auf die 2er-Version und bin noch während der privaten Beta-Phase von Version 1 (man kann beide Versionen auch parallel nutzen) umgestiegen, ohne auch nur einmal zurückzuschauen.

Was ist neu? Als erstes fällt sofort auf, dass die Benutzeroberfläche komplett überarbeitet wurde. OmniFocus sieht jetzt wie ein modernes Mavericks-Programm aus und steht vom Design betrachtet z.B. den neuen iWork-Apps von Apple in keinster Weise nach. Auffällig ist, dass ganz links eine neue Navigationsleiste hinzugekommen ist:

OmniFocus2 1

Sie dient zur Umschaltung zwischen den einzelnen Ansichten, wie Projekten, Kontexten und Reviews. Genial ist, dass man hier auch ausgewählte Perspektiven ablegen kann (man kann in OmniFocus jede Ansicht, die man sich zusammengestellt hat – z.B. eine Auswahl an Kontexten inklusive Ansichts- und Sortieroptionen – als sogenannte Perspektive speichern und genau diesen View schnell wiederherstellen). Hier gibt es übrigens ein schönes Set mit Perspektiven-Icons, die zum neuen App-Design passen. Die obere Toolbar enthält jetzt nur noch Aktionen, eine durchaus sinnvolle Trennung im Vergleich zu früher, wo sich alles in der oberen Toolbar befand. Man sieht im ersten Screenshot auch, dass der Inspektor nun auf der rechten Seite fest integriert ist – ähnlich wie bei Pages, Numbers oder Keynote. Er bezieht sich inhaltlich nun immer auf das jeweils ausgewählte Element, also das Projekt, den Kontext oder die Aufgabe. Auch die Darstellung der Aufgaben selbst hat sich geändert, die Checkbox zum Abhaken ist nun beispielsweise nach rechts gewandert und wurde durch einen Kreis ersetzt, der je nach Fälligkeit verschiedene Farben haben kann. Sich wiederholende Aufgaben werden durch drei Punkte im Kreis dargestellt. Diese Funktionalität war bereits in der neuen iPhone-App zu finden.

Ebenfalls aus iOS kommt die neue Vorschau-Ansicht, die in einer Kalender-basierten Darstellung Aufgaben mit Fälligkeitsdatum anzeigt. Wer möchte, kann sich dort zusätzlich seine Termine aus der Kalender-App anzeigen lassen, wobei detailliert festgelegt werden kann, welche Kalender angezeigt werden sollen.

OmniFocus2 2

Allein für diese praktische Ansicht lohnt sich IMHO schon das Update. Auch die Review-Ansicht wurde überarbeitet und ist nun ähnlich komfortabel wie bei der iPad-Version, die ich daher bisher bevorzugt für Reviews verwendet hatte. Eine regelmäßige Überprüfung aller Aufgaben und Projekte ist fester Bestandteil von GTD, wird aber nur von den wenigsten Aufgabenmanagern unterstützt. In OmniFocus lassen sich sogar für jedes Projekt individuelle Review-Zyklen festlegen.

Neu und überaus praktisch ist die Quick-Open-Funktion. Durch Klick auf das Quick-Open-Icon oder durch die Tastenkombination Cmd-O öffnet sich ein kleines Zusatzfenster, mit dem man nach Projekten, Ordnern, Kontexten oder Aufgaben suchen kann.

OmniFocus2 3

Ähnlich wie bei Google oder Alfred wird nach jedem getippten Buchstaben das Suchergebnis aktualisiert. Der gewünschte Eintrag kann optional auch in einem neuen Fenster geöffnet werden, damit die aktuelle Ansicht erhalten bleibt.

Endlich unterstützt OmniFocus auch das Notification-Center von OS X und zeigt dort fällige oder bald fällige Aufgaben an. Workarounds über Growl sind somit hinfällig.

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OmniFocus kommt nun in einer Standard- und einer Pro-Version. Nur die Pro-Version enthält die bereits erwähnten Perspektiven, AppleScript-Support sowie die Möglichkeit die App auf ein Projekt zu fokussieren und alle anderen Dinge auszublenden. Sie ist bei der OmniGroup direkt oder im Mac-App-Store erhältlich, hier ist die Pro-Version ein In-App-Kauf. Dies war das erste kostenpflichtige Update seit 2009 für mich, daher ging der Update-Preis von rund 40 USD von OmniFocus 1 auf OmniFocus 2 Pro absolut in Ordnung, insbesondere für eine App, die eine so zentrale Rolle in der Arbeits- und Lebensplanung spielt. Die zuverlässige Sync-Funktion zwischen anderen Macs und iOS-Geräten auch mit einer selbstgebauten Wolke ist selbstverständlich nach wie vor enthalten. Momentan liegt OmniFocus 2 nur in englischer Sprache vor. Es ist leider ein Trend bei vielen Firmen geworden, die Übersetzungen erstmal weg zu lassen, um schneller auf den Markt zu kommen. Bisher hat die OmniGroup jedoch die deutschsprachigen Fassungen immer nachgeliefert.

Weitere Infos zur App sind u.a. auf der Produkt-Homepage zu finden.

OmniFocus-Aufgaben via QR-Code erstellen

18 Mai 2013
18. Mai 2013

Manche Ideen sind so abgedreht, dass sie mir sofort gefallen ;-). Einige Dinge benötige ich so selten, dass deren Anschaffung keine regelmäßige Aufgabe ist. Das ist in meinem Fall z.B. der Kauf neuer Wasserfilter für meine Kaffeemaschine. Wie wäre es also, wenn ich beim Entnehmen des letzten Filters aus der Packung die Neuanschaffung nicht händisch in OmniFocus eintrage, sondern einfach einen QR-Code scanne, den ich vorher auf der Schachtel angebracht habe?

So funktioniert das Ganze: Zunächst wird mit Hilfe einer QR-Code-Software – hier empfehle ich QR-Generator aus dem Mac-App-Store – eine passende Grafik erstellt:

QR Generator

Als QR-Typ brauchen wir “URL”. Das URL-Schema, welches in OmniFocus eine Aufgabe erzeugt lautet allgemein:

omnifocus:///add?name=<Text>

Für mein o.g. Beispiel benötige ich dementsprechend:

omnifocus:///add?name=Wasserfilter%20(Brita%20Maxtra)%20kaufen

Die “%20″ sind hierbei nicht unwichtig und stehen für Leerzeichen. Man könnte der Aufgabe auch gleich eine Notiz hinzufügen, sollte aber ein wenig darauf achten, dass der Code nicht zu groß wird. Das URL-Schema würde in diesem Fall so aussehen:

omnifocus:///add?name=<Text>&note=<Text>

Nun wird der QR-Code ausgedruckt, ausgeschnitten und auf die Packung geklebt:

QR Packung

Gehen die Filter zu Neige braucht der Code nur mit einer Scan-App auf dem iPhone – ich nehme dazu Optiscan - eingelesen werden. Sofort öffnet sich OmniFocus und geht in die Bildschirmmaske für eine neue Aufgabe. Unser Text ist dabei schon vorausgefüllt:

OmniFocus-Scan

Ob das nun wirklich schneller geht, als die Aufgabe von Hand einzutragen, muss jeder für sich selbst probieren. Das Einscannen ist auf jeden Fall deutlich “nerdiger”.

Da eine ganze Reihe von iOS-Apps inzwischen URL-Schemata registrieren, die direkt irgendwelche Funktionen ausführen, sind der Fantasie kaum Grenzen gesetzt, was man als nächstes damit automatisieren könnte.

Vorlagen in OmniFocus

13 Apr 2013
13. April 2013

OmniFocus, ein ausgewachsenes GTD-System, gehört zu meinen wichtigsten Programmen. Ohne diese App, welche für Mac, iPhone und iPad angeboten wird, würde ich an vieles nicht denken und hätte ein deutlich unorganisierteres Leben.

Aber, wie das nun mal so ist, nichts ist perfekt und man kann immer noch etwas verbessern. OmniFocus – in diesem Artikel geht es ausschließlich um die Mac-Version – fehlt eine Vorlagen-Funktion. Häufig muss ich Projekte (= eine Gruppe von Aufgaben) eintragen, die es so bereits mal gab bzw. bei denen kleine Teile des Textes – z.B. ein Name – anders sind. Daher wäre es sehr schön und vor allem zeitsparend, wenn man sich einfach aus einer Bibliothek vorgefertigter Projekte bedienen könnte. Und hier die gute Nachricht: mit ein wenig AppleScript-Magie ist das kein Problem! AppleScript ist eine in OS X integrierte Programmiersprache, die auf natürlicher Sprache basiert und dazu dient, Abläufe zu automatisieren und Programme miteinander zu verbinden. Viele Programme bieten Schnittstellen zu AppleScript an – darunter auch OmniFocus.

Besagtes Script (“Templates.scpt”) kann über diese Seite geladen werden. Es gehört in den folgenden Ordner unseres Home-Verzeichnisses:

Library/Scripts/Applications/OmniFocus

Sollte der Ordner “OmniFocus” in “Applications” noch nicht existieren, ist dieser neu anzulegen.

Der Library-Ordner selbst ist seit Lion standardmäßig versteckt. Er kann über das „Gehe zu“-Menü des Finders bei gedrückter Alt-Taste erreicht werden oder mit folgendem Terminal-Befehl (Terminal ist ein mitgeliefertes Dienstprogramm) dauerhaft sichtbar gemacht werden:

chflags nohidden ~/Library/

Das Tilde-Zeichen wird mit der Tastenkombination Alt-N eingegeben.

“Templates.scpt” liegt eine Readme-Datei bei, in der die weitere Vorgehensweise ausführlich beschrieben ist. Als erstes verschaffen wir uns in OmniFocus ein Icon, mit dem wir das Script aufrufen. Dazu ist ein Rechtsklick auf die Icon-Leiste erforderlich wir wählen den Menüpunkt “Symbolleiste anpassen” und ziehen das Symbol “Skript: Templates” in die Icon-Leiste:

OF Vorlagen 1

Nun benötigen wir in unseren Projekten einen Ordner “Template” oder “Templates”. Dort legen wir alle Projekte, für die wir eine Vorlage benötigen, ab. Diese können den Status “zurückgestellt” bekommen, damit sie in anderen Ansichten nicht weiter stören, das Skript aktiviert Projekte, die aus Vorlagen kommen, automatisch.

Wir schauen uns am besten ein Beispiel an. Das Erstellen eines neuen Blog-Eintrags hier ist bei mir ein Projekt aus 3 Aufgaben: Recherche, das eigentliche Schreiben und die Verlinkung in den sozialen Netzen. In meinem Template-Ordner gibt es daher folgenden Eintrag:

OF Vorlagen 2

Es ist also alles schon so vorbereitet, wie ich es für ein neues Blog-Projekt brauche. Schaut man sich den Screenshot etwas genauer an, fallen die Zeichenketten “$Thema” und “>>> Website” auf. Was hat es damit auf sich? $Thema ist ein Platzhalter, wir Software-Entwickler sagen dazu Variable. Platzhalter fangen standardmäßig mit einem Dollarzeichen an, beim ersten Start des Scripts kann aber auch ein alternatives Zeichen eingegeben werden. Für jeden Platzhalter wird bei Benutzung der Vorlage der gewünschte Wert in einem Dialog abgefragt. Wichtig ist, dass die Notiz zum Projekt (hier die beiden grauen Zeilen unter dem Projekttitel) eine Auflistung (durch Leerzeichen getrennt) der gewünschten Variablen in einer Extrazeile enthält, in meinem Fall nur $Thema. ”>>> Website” in der zweiten Zeile bedeutet, dass das neue Projekt im Ordner “Website” entstehen soll. Mache ich keine entsprechende Angabe, wird der Ordner beim Anlegen des Projekts interaktiv abgefragt. Da in meinem Fall aber Blog-Einträge immer in den Ordner “Website” kommen, ist diese Vorgabe sinnvoll.

Wenn ich nun in OmniFocus auf das Icon “Templates” klicke passiert folgendes:

OF Vorlagen 3

Das Script fragt mich zunächst, welche Vorlage ich benutzen möchte. Ich wähle “privaten Blogeintrag zum Thema $Thema” schreiben. Nun muss ich noch angeben, durch welchen Wert der Platzhalter “$Thema” ersetzt werden soll:

OF Vorlagen 4

Und damit ist mein neues OmniFocus-Projekt im Ordner “Website” auch schon fertig:

OF Vorlagen 5

Soweit zur grundsätzlichen Vorgehensweise. Das Script kann noch einiges mehr, für alle Details empfehle ich das Studium der mitgelieferten Readme-Datei. Nur ein Beispiel, trägt man in den Notizen zum Projekt in eine neue Zeile “start: 2d” ein, so bekommt das aus dieser Vorlage erstellte Projekt gleich ein Startdatum, welches 2 Tage von heute entfernt liegt. Es gelten die üblichen Zeitschreibweisen von OmniFocus wie z.B. “1w” oder auch “2w 3d”. Analog ist auch eine Angabe von z.B. “due: 6d” für ein Fälligkeitsdatum in sechs Tagen möglich.

Update: OmniFocus für iOS mit TextExpander-Support

17 Sep 2012
17. September 2012

Endlich wächst zusammen, was zusammen gehört. Die OmniGroup muss mein Flehen erhört haben und hat heute OmniFocus für iPhone und OmniFocus für iPad mit Support für TextExpander touch ausgestattet. Damit kann ich meine Snippets nun in beiden Apps auch mobil nutzen, was das Eintragen von Aufgaben deutlich beschleunigen dürfte. Vielen Dank dafür!

Sowohl OmniFocus als auch TextExpander habe ich in entsprechenden Blog-Artikeln ausführlicher vorgestellt. Beide Produktivitätsapps befinden sich bei mir nach wie vor im Dauereinsatz, ich kann sie uneingeschränkt empfehlen.

iBooks und iBooks Author

21 Jan 2012
21. Januar 2012

Diese Woche gab es eine Sonderveranstaltung von Apple mit dem Thema Schule und Universität, eine Fragestellung, welche mir am Herzen liegt, schließlich habe ich über 20 Jahre an solchen Lehranstalten verbracht. Ein Schwerpunkt waren Lehrbücher. Daher wurde iBooks um diese Buchart erweitert und ist am selben Tag in der Version 2.0 erschienen. Lehrbücher unterscheiden sich von den bisherigen iBooks durch die Möglichkeit, weitere zusätzliche interaktive Elemente enthalten zu können. Dazu gehören u.a. Galerien, Testfragen, Keynote-Präsentationen (!), interaktive Bilder und 3D-Animationen. Ein interessantes Lehrbuch dieser Art ist z.B. „Life on Earth“ in Apples Bookstore. Das Lehrbuch-Angebot liegt zunächst – wie bei vielen iTunes-Neuerungen – nur in englischer Sprache vor. Nun ist es an unseren Verlagen, entsprechende Angebote für hiesige Schüler und Studenten zu schaffen.

Aber mit welchen Tools kann man überhaupt solche E-Books erstellen? Nun, die Antwort blieb Apple auf besagtem Event ebenfalls nicht schuldig und liefert das passende Werkzeug gleich mit. Die App „iBooks Author“ war sofort nach Veranstaltungsende im Mac-App-Store verfügbar und führt seitdem dort die Charts an, denn die Software ist kostenlos erhältlich und ziemlich leistungsfähig.

Da war die Versuchung natürlich groß, zum Testen sofort ein kleines E-Book zu erstellen ;-). Zunächst aber sollte einschränkend erwähnt werden, dass die App OS X 10.7.2 voraussetzt. Mit Tricks und kleinen Einschränkungen soll aber auch der Betrieb unter „Snow Leopard“ möglich sein. Das Programm ist 136 MB groß, gut an Lion angepasst (Vollbild, Versionen, …) und erinnert vom Look & Feel an eine Mischung aus Pages und Keynote. Es ist daher anzunehmen, dass die App von der iWork-Abteilung geschrieben wurde und ein weiterer Grund dafür ist, warum wir noch immer keine neue Version der iWork-Suite gesehen haben. Für meinen Test habe ich von einem meiner Blog Artikel, nämlich „OmniFocus: Aufgabenverwaltung für Mac, iPad und iPhone“, einfach mal eine E-Book-Version erstellt. Ich habe dafür nur eine gute Stunde gebraucht, was sicherlich für die Software spricht. Allerdings habe ich dabei natürlich nicht alle Funktionen genutzt oder gar gesehen. Dieser Artikel ist daher keine vollständige Beschreibung von ”iBooks Author“, sondern soll als Anregung für eigene Kreationen und Experimente dienen.

Genau wie bei iWork beginnt die Arbeit mit der Auswahl einer Vorlage (oder dem Öffnen einend vorhandenen Dokuments). Eigene Dokumente können ebenfalls als Vorlage gesichert werden.

ibooksauthor1

Ich habe mich für „Einfach“ entschieden. Danach geht es gleich an die Inhalte. Das Hauptfenster hat die Mac-typische Dreiteilung aus Toolbar, Seitenleiste und Hauptfenster:

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Die Seitenleiste erinnert ein wenig an Keynote und ermöglicht das Umsortieren der einzelnen Elemente des Buchs. Das können Dinge wie Kapitel, Abschnitte, Vorwort, Copyright, Widmung und Seiten sein. Seiten können bis zu drei Spalten haben. Fest dazu gehören oben die Elemente Titel, Einführungsmedien, Inhaltsverzeichnis und Glossar. Das Inhaltsverzeichnis wird automatisch aus den Kapiteln und Abschnitten erstellt, das Glossar kann man aus beilegen Stichwörtern des Dokuments aufbauen. Um schnell einen Grundstock an Inhalt zu bekommen, ist es möglich Pages- oder Word-Dokumente zu importieren (über das Menü Einfügen > Kapitel aus Pages- oder Word-Dokument…).

Desweiteren kann das Dokument mit Textfeldern, Formen (wie in iWork), Tabellen, Diagrammen und Medien (über den Medien-Browser von OS X) angereichert werden.

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Hinzu kommen die bereits erwähnten Widgets, die eine Menge Interaktivität in unser Buch bringen:

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Zum Testen habe ich in meinem Buch die Widgets „Galerie“ und „Wiederholung“ eingebaut. Zu jedem Zeitpunkt können wir uns anschauen, wie das fertige Buch auf dem iPad (Lehrbücher sind nicht fürs iPhone) aussehen würde. Dazu wird das iPad per USB-Kabel angeschlossen, iBooks 2.0 geöffnet und in „iBooks Author“ das Icon „Vorschau“ angeklickt.

Sind wir mit unserem Buch zufrieden, kann es entweder im iBooks-Store veröffentlicht oder exportiert werden. Zur Veröffentlichung im Store sind eine Reihe von Dingen zu beachten, die in der Online-Hilfe beschrieben sind.

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Kostenpflichtige Bücher dürfen laut Lizenz ausschließlich via iTunes veröffentlicht werden, was sofort zu – meiner Meinung nach berechtigter – Kritik an Apple geführt hat. Schließlich könnte ich ein mit Pages oder Word erstelltes Buch überall verkaufen. Allerdings ist zu bedenken, dass die Software im Gegenzug kostenlos ist und sicherlich ganz bewußt den Namen „iBooks Author“ und nicht „E-Book Author“ trägt. Kostenlose Bücher hingegen dürfen wir z.B. auch via Web veröffentlichen. Als Export-Formate stehen „.itmsp“ (für den Store), „.ibooks“ (für die iBooks-Software), PDF und Text zur Verfügung. Bei den zwei letztgenannten Formaten gehen natürlich jede Menge Funktionen verloren.

Mein Testbuch ist kostenlos, es kann hier heruntergeladen werden. Per Drag & Drop landet es in iTunes und kann von dort auf ein iPad gesynct werden.

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Abschließend ein paar Screenshots meines Buches direkt von meinem iPad:

ibookof1

ibookof2

ibookof3

ibookof4

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