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Mein GTD-Workflow

05 Mai 2016
5. Mai 2016

Wir führen heute meist recht komplexe Leben mit zahlreichen Verpflichtungen und Aufgaben, sei es im Beruf, bei der Ausübung von Hobbys, in der Freizeit oder mit der Familie. Dazu kommen die hoffentlich zahlreichen Einfälle, Ideen und Pläne, die einem im Laufe des Tages so durch den Kopf gehen. Das menschliche Gehirn ist aber nicht besonders gut darin, sich dies alles lückenlos zu merken und nichts wichtiges zu vergessen. Daher beschäftige ich mich seit fast zehn Jahren mit den Themen Aufgabenverwaltung und Projektplanung. Ich orientiere mich dabei weitgehend an einer Methode, die als „Getting Things Done®“ (GTD®, Wikipedia-Artikel dazu) bekannt ist und von David Allen entwickelt wurde und wird. Sein kürzlich aktualisiertes Buch hierzu sei allen empfohlen, die tiefer in die Thematik einsteigen möchten.

„Your mind is for having ideas, not holding them.“
– David Allen

Eine kurze Vorbemerkung noch: Nicht alle in diesem Artikel vorgestellten Software-Lösungen sind plattformübergreifend. Natürlich gibt es zu allen Komponenten auch mehr oder weniger gut funktionierende Alternativen. Wichtig ist dabei, dass man mit den entsprechenden Werkzeugen gut klarkommt, denn nur dann wird man sie auch dauerhaft und gerne nutzen. Nach meiner Erfahrung kann man GTD allerdings nicht mit nur einem Programm erschlagen, Aufgabenverwaltung ausschließlich mit Hilfe von Kalender und/oder E-Mail-Inbox (habe ich alles schon gesehen) funktioniert mehr schlecht als recht.

Eine der Grundideen von GTD ist, dass alle Aufgaben, Projekte, Ideen usw. aufgeschrieben werden. Damit wird der Kopf frei für das Erledigen von Dingen und natürlich auch für Neues. Zusätzlich wird einem die mentale Last genommen, etwas wichtiges zu vergessen oder zu übersehen, was zu einer inneren Ruhe und Entspannung beiträgt, so dass man sich auf das konzentrieren kann, was momentan wichtig ist. Dazu sind fünf grundsätzliche Schritte nötig, von denen ich zunächst vier anhand meines eigenen Workflows erläutern möchte, den ich mal als Flussdiagramm aufgezeichnet habe. Jeder Schritt hat eine eigene Farbe im Diagramm.

Mein aktueller GTD-Workflow

Mein aktueller GTD-Workflow – bitte anklicken für größere Version

Mit der Erfassung (gelb) fängt alles an. Das ist natürlich, wenn man noch kein System hat, einen Haufen Arbeit, später im Alltag aber eigentlich banal. Das System ist nur praktikabel, wenn es vollständig ist, ansonsten wird man ihm früher oder später nicht mehr vertrauen und es wird schnell veralten. Wichtig ist daher auch, dass die Erfassung schnell und einfach ist und überall erfolgen kann. Es gibt verschiedene Wege in mein System. Da wären zunächst einmal die physikalischen Inboxen. Hierunter fallen die Briefkästen zu Hause und im Büro, mein Eingangskorb im Büro für Dokumente, die ich von meinen Kollegen bekomme, und Notizblöcke an allen strategischen Stellen, einschließlich Dusche (verrückt, ich weiß), damit kein Gedanke verloren geht, denn ich verdiene mein Geld im wesentlichen mit Kopfarbeit.

Aqua-Notes, wasserfester Notizblock

Wasserfeste Notizzettel in der Dusche

Immer wichtiger werden heutzutage natürlich die virtuellen Inboxen. Darunter fallen bei mir E-Mails, Messenger-Nachrichten, die Leselisten in Safari und Pocket sowie meine Notiz-Apps. Für die schnelle Erfassung nehme ich gerne „Drafts“ (iTunes-Link), ein Programm für Notizen, welches gleich mit einem leeren Notizzettel startet und zahlreiche Weiterverarbeitungsmöglichkeiten bietet. Bei der Erfassung kommt auch zum ersten Mal meine Aufgabenverwaltung „OmniFocus“ (Mac und iOS) ins Spiel, denn auch diese bietet natürlich eine Inbox an, die man unter iOS sogar mit Hilfe von Siri befüllen kann. Ich bin seit Jahren ein großer Fan von OmniFocus, da dieses Programm quasi mit GTD im Hinterkopf entworfen wurde und spezielle Funktionen dafür anbietet. Ich habe OmniFocus in einem meiner ersten Blog-Artikel ausführlicher vorgestellt. Hervorragend ist auch die Seite „LearnOmniFocus“ (Link, Englisch, für einige Inhalte ist eine Mitgliedschaft erforderlich), die OmniFocus- und GTD-Themen in vielen Videos abhandelt und der ich selbst viele Tipps entnommen habe.

Im zweiten Schritt (im Diagramm türkis unterlegt), der zeitlich durchaus getrennt vom ersten ablaufen kann, wird geklärt, um was es sich da eigentlich handelt, was im Eingang liegt, um dieses dann im dritten Schritt (grün unterlegt) in das System einzuordnen. Die Grenze zwischen Schritt 2 und 3 kann hierbei manchmal fließend sein. Ein Termin, wie ein Besuch beim Arzt oder Frisör landet natürlich im Kalender. Triviale Alltagseinkäufe wie Brot und Butter landen in meiner Einkaufs-App „AnyList“ (iTunes-Link), weil diese dafür optimiert ist und ich Dinge wie „Milch kaufen“ nicht in OmniFocus neben Aufgaben wie „neue Marketingstrategie entwickeln“ haben möchte (größere Einkäufe, die z.B. eine Recherche erfordern, wandern aber durchaus tiefer ins System). Auch das Lesen nicht-dienstlicher Bücher oder das Anschauen von Filmen zu meiner Unterhaltung landen nicht in OmniFocus, sondern in einer entsprechenden Liste von Apples Erinnerungs-App. Bei dem, was dann noch übrig bleibt, lautet die zentrale Frage: ist es eine ausführbare Sache?

Falls das nicht der Fall ist, stellt sich natürlich erstmal die Frage, ob diese Sache überhaupt noch benötigt wird. Vielleicht lag sie ja schon ein paar Tage in meiner Inbox und ist inzwischen unwichtig geworden, dann kann an dieser Stelle gleich die Entsorgung erfolgen. Ist es nach wie vor relevant, kann es sich um Referenzmaterial handeln, also etwa Unterlagen oder Daten, die zu einem Projekt gehören, aber keine unmittelbare Aufgabe darstellen wie z.B. die Gesprächsmitschrift einer Kundenbesprechung. Diese landet dann in der Notiz-App, bzw. bei physikalischen Dingen in einem entsprechenden Ordner, einer Hängemappe o.ä. Handelt es sich nicht um Referenzmaterial, sondern um eine Idee, gibt es zwei Möglichkeiten. Vage Ideen, also Dinge, die ich vielleicht mal irgendwann tun möchte (z.B, eine Weltreise), landen in der sogenannten „Someday/Maybe“-Liste. Hierfür nutze ich Trello, ein webbasiertes, wie ich finde sehr übersichtliches, Projektmanagement-System, welches einen listenbasierten Ansatz hat und die meisten Funktionen kostenlos anbietet. Konkrete Ideen sowie kurz- und mittelfristige Ziele (beruflich und privat) landen zunächst in einer Ideenliste, von wo aus ich sie als berufliche oder private Ziele auf Monats- (beruflich) und Quartalslisten (privat) verschiebe (alles ebenfalls in Trello). Praktischerweise bietet Trello übrigens auch iPhone und iPad-Apps (iTunes-Link).

Bei ausführbaren Dingen stellt sich erneut zuerst die Frage, ob die Sache noch relevant ist, bzw. ob ich sie überhaupt machen möchte. Es besteht heutzutage leicht die Gefahr, sich zu viel vorzunehmen, so dass die wichtigen Dinge im Leben zu kurz kommen. Daher ist an diesem Punkt im Ablaufschema eine gute Stelle, um einfach auch mal NEIN zu sagen.

„You can do anything, but you can’t do everything.“
– David Allen

Dauert die Aufgabe weniger als zwei Minuten, lohnt der Aufwand nicht, sie in die Aufgabenverwaltung aufzunehmen. Sie wird dann sofort erledigt und ist damit raus aus dem System (2-Minuten-Regel in GTD). Als nächstes stellt sich insbesondere im beruflichen Umfeld die Frage, ob die Aufgabe bzw. das ganze Projekt (oder zumindest Teile davon) delegiert werden kann oder muss. In diesem Fall reiche ich sie an die zuständige Person weiter. Wenn es sich dabei um etwas handelt, in das ich nach wie vor involviert bin, trage ich in OmniFocus eine Aufgabe ein, mich bei der betreffenden Person nach dem Stand in dieser Sache zu erkundigen. Diese „Nachhak-Aufgabe“ bekommt in OmniFocus einen sogenannten Warten-Kontext, der dafür sorgt, dass sie nicht in der Liste meiner aktuell verfügbaren Aufgaben auftaucht. Dennoch kann ich über eine Warten-Perspektive (Perspektiven sind nutzerdefinierte Ansichten auf das System, s.u.) jederzeit eine Liste mit allen Dingen, auf die ich aktuell warte, einsehen. Ich kann hier an dieser Stelle leider nicht auf die Einzelheiten und Feinheiten von OmniFocus eingehen, dies würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, daher möchte ich erneut auf meinen OmniFocus-Artikel verweisen, indem zumindest die Grundkonzepte erläutert sind. Aber es sind u.a. Funktionen wie diese, welche OmniFocus in einem GTD-System so wertvoll machen.

Übrig bleibt nun alles, was ich selber machen muss und länger als zwei Minuten dauert. An dieser Stelle ist eine letzte Frage zu beantworten: Handelt es sich um eine Aufgabe oder um ein Projekt? Der Projektbegriff ist heute schon öfter gefallen. Ein Projekt ist schlicht und ergreifend alles, was aus mehr als einer Aufgabe besteht. Eine Aufgabe sollte hierbei eine klar umrissene Sache sein, die einen dem Ziel des Projekts näher bringt. Entscheidet man sich dafür, dass es sich um ein Projekt handelt, sollte man auch gleich mindestens eine Aufgabe für dieses Projekt festlegen. Damit ist sichergestellt, dass alle Projekte voranschreiten können und jederzeit klar ist, was die nächsten Aufgaben im System sind. OmniFocus kennt auch sogenannte Einzelaufgaben-Projekte („single action lists“), unter die man Aufgaben thematisch zusammenfassen kann, obwohl sie streng genommen kein Projekt bzw. ein Dauerprojekt sind wie z.B. „Wartungsarbeiten Wohnung“. So findet alles seinen Platz. An dieser Stelle versehe ich Projekte und Aufgaben auch mit Kontexten, evtl. Zurückstellungs- und Fälligkeitsterminen und ggf. Wiederholungsintervallen oder Markierungen. All dies sind wichtige Funktionen von OmniFocus, die bei der Auswahl der zu erledigenden Aufgaben helfen, der vierte Schritt (im Diagramm rot unterlegt).

aktuelle Projektstruktur in OmniFocus

Aktuelle Projektstruktur. OmniFocus erlaubt die Strukturierung von Aufgaben in Ordner, Projekte und Gruppen. Zur Erstellung der initialen Struktur ist es empfehlenswert, eine Mindmap mit den eigenen Lebens- und Aufgabenbereichen anzulegen und diese dann in eine OmniFocus-Struktur zu gießen. Im wesentlichen unterscheide ich zwischen persönlichen und dienstlichen Projekten. Wartungsaufgaben, die dazu dienen, mein Computer- und GTD-System aufrecht zu halten, befinden sich innerhalb von Projekten unterhalb des gesonderten Ordners „Wartung“.

Kontexte können z.B. Energielevel sein (wie leichte Aufgabe oder Fokussierung erforderlich), Personen, die zur Erledigung anwesend sein müssen, oder Orte, an denen man sich zur Abarbeitung aufhalten muss. Erhält eine Aufgabe (oder ein Projekt) ein Zurückstellungsdatum, taucht sie/es erst dann in der Liste meine verfügbaren Aufgaben auf, so dass ich damit erst „belastet“ werde, wenn es relevant ist. Fälligkeitsdaten setze ich sehr sparsam ein und nur dann, wenn die Aufgabe wirklich zwingend bis zu einem bestimmten Datum erledigt sein muss. Wenn von zehn Aufgaben für einen Arbeitstag acht ein Fälligkeitsdatum haben, macht dieses wenig Sinn. Schließlich kennt OmniFocus sich wiederholende Aufgaben (oder Projekte), die sich nach Abschluss erneut z.B. mit einem neuen Zurücksstellungsdatum anlegen. Solche Dinge gibt es zuhauf in meinem System und OmniFocus ist sehr flexibel, was die Wiederholungszeiträume betrifft. Um eine Aufgabe hervorzuheben, kann sie in OmniFocus markiert werden, so dass sie farblich gekennzeichnet wird. Mehrere Prioritätsstufen kennt OmniFocus allerdings nicht, es würde mir aber auch schwerfallen, jedesmal zu entscheiden, ob eine Aufgabe Priorität A, B, C, D oder E hat (was wäre z.B. der Unterschied zwischen C und D?).

Kontexte in OmniFocus

Aktuelle Kontextstruktur. Genau wie Projekte können auch Kontexte in OmniFocus verschachtelt sein. Die grauen Kontexte ganz unten sind im Wartezustand, alle Aufgaben mit diesen Kontexten gelten als nicht verfügbar, was nützlich ist, wenn ich z.B. auf die Zuarbeit einer anderen Person warte.

Mit Hilfe dieser „Meta-Daten“ und der bereits erwähnten Perspektiven fällt es leicht, die nächste zu erledigende Aufgabe auszuwählen. Schon der Kontext (bei mir häufig ein Energielevel) und das Zurückstellungsdatum schränken die Auswahl in der Regel enorm ein. Durch Perspektiven wie „Persönlich“ oder „Visisoft“ (also privat bzw. beruflich), die auf Ordnern beruhen, in denen sich das zugehörige Projekt befindet, wird die Auswahl noch weiter reduziert. Auch für „fällig oder markiert“ habe ich eine allgemeine, berufliche und private Perspektive. An dieser Stelle spielt ein GTD-System seine Stärken voll aus. Wenn ich weiß, dass ich bis zum nächsten Termin eine Stunde freie Zeit habe, kann ich in weniger als einer Minute entscheiden, welche Aufgabe(n) ich bis dahin erledige, statt 15 oder mehr von den 60 Minuten mit überlegen zu verbringen, was denn so zu machen wäre. Auf Arbeit hat es sich bewährt, mir zum Tagesanfang die Liste der verfügbaren dienstlichen Aufgaben anzeigen zu lassen und die Aufgaben zu markieren, die ich an diesem Tag erledigen möchte. Für den restlichen Tag kann ich dann einfach mit der Perspektive „Visisoft, fällig oder markiert“ arbeiten.

Meta-Daten für ein OmniFocus-Projekt

Typische Meta-Daten für ein OmniFocus-Projekt, in diesem Fall das monatliche Review meines GTD-Systems (s.u.).

Der fünfte und letzte Schritt eines und meines GTD-Systems befindet sich nicht im Diagramm, ist aber enorm wichtig, nämlich das Review des Systems. Durch Reviews wird das System an allen Stellen im Diagramm aktuell und relevant gehalten. Reviews finden bei mir in unterschiedlichen Intervallen statt (täglich morgens, täglich abends, wöchentlich, monatlich und jährlich) und sind jeweils ein sich entsprechend wiederholendes Projekt in meiner Aufgabenverwaltung. Die wöchentlichen, monatlichen und jährlichen Reviews sind natürlich umfangreicher als die täglichen. Morgens schaue ich mir nur die verfügbaren Aufgaben und den Kalender für die nächsten Tage an. Abends verarbeite ich, was in den wichtigsten Inboxen noch übrig ist (verarbeiten meint hier im GTD-Sinne klären und einordnen), werfe nochmal einen Blick auf die verfügbaren Aufgaben, schaue mir die morgen verfügbaren Aufgaben an und lege die/das Schlüsselprojekt(e) für den nächsten Tag fest. Auch dafür habe ich natürlich jeweils eine OmniFocus-Perspektive.

Aktuelle Perspektiven in OmniFocus

Aktuelle Perspektiven in OmniFocus. Eine Perspektive ist eine individuell zusammengestellte Teilansicht auf das Gesamtsystem, die nach verschiedensten Kriterien erfolgen kann, wie Kontexte, Ordner, Suchbegriffe, Verfügbarkeitsstatus, Markierung usw. Diese Funktion ist sehr mächtig, da sie eine riesige Aufgabendatenbank auf das momentan wesentliche beschränken kann. Perspektiven erfordern übrigens die Pro-Version von OmniFocus.

Das wöchentliche Review ist umfangreicher, so dass ich mir dafür im Kalender einen Termin blocke. Es umfasst die Durchsicht des Kalenders für die nächste(n) Woche(n), die Durchsicht der Warteliste (muss ich jemanden an etwas Delegiertes erinnern?), das Verarbeiten sämtlicher Inboxen (gelbe Bereiche im Diagramm), ein Review aller zeitnahen persönlichen und beruflichen Ziele und Ideen in Trello sowie die Durchsicht aller Projekte in OmniFocus, die für ein Review „fällig“ sind. Letzteres beruht auf einem weiteren Feature von OmniFocus, welches das Festlegen eines individuellen Review-Zeitraums pro Projekt ermöglicht. In einer speziellen Review-Ansicht kann man nur die Projekte anzeigen lassen, für die der Review-Zeitraum überschritten ist. Für jedes dieser Projekte überlege ich dann, ob es noch relevant ist, ob die enthaltenen Aufgaben geändert werden müssen oder welche zusätzlichen Schritte erforderlich sind, um es voranzutreiben. Je nach Projekt schwanken die Review-Intervalle bei mir zwischen einer Woche und mehreren Monaten. Wird ein Projekt als überprüft markiert, beginnt das Review-Intervall von vorn.

Das monatliche Review verlässt diesen – ich nenne ihn mal – Basislevel und betrachtet das System von weiter oben. Hier schaue ich mir (zumindest für das aktuelle Jahr) alle persönlichen und beruflichen Ziele an, sortiere die aus, die ich nicht weiterverfolgen möchte, schaffe Projekte, um die wichtigen Ziele weiter voranzutreiben, usw. Auch ein Blick auf die „Someday/Maybe“-Liste (s.o.) gehört zu diesem Review. Das jährliche Review, hierfür nutze ich meist die „Weihnachtspause“, ist noch weiter oben angesiedelt, mit einem Rückblick auf das vergangene Jahr (welche Ziele wurden erreicht?) und der Perspektive für das nächste und die kommenden Jahre.

So, ich hoffe, dass in diesem Artikel die ein oder andere Anregung dabei ist, und stehe über die Kommentarfunktion gerne für Fragen, Anregungen und Feedback zur Verfügung.

Disclaimer: GTD und „Getting Things Done“ sind Marken der David Allen Company, zu der dieses Blog in keinerlei Beziehung steht.

Workflow für das Korrekturlesen von Dokumenten

24 Apr 2016
24. April 2016

In meinem Berufsalltag kommt es häufiger vor, dass ich Dokumente – meist in PDF-Form – Korrektur lesen muss. Darunter fallen z.B. Verträge, Vereinbarungen und Angebote. Daher habe ich einen Workflow entwickelt, der einige Automatisierungen enthält und den ganzen Vorgang recht komfortabel gestaltet. Die eigentliche Arbeit erfolgt in PDFpen von Smile Software, einem Werkzeug zum Bearbeiten von PDF-Dokumenten. Der Workflow würde aber auch mit einer anderen App funktionieren, sofern sie für OS X und iOS verfügbar ist und über iCloud oder Dropbox synchronisiert.

Meist erhalte ich das zu überarbeitende Dokument als Anhang einer E-Mail. Um den den Workflow in Gang zu setzen, muss ich es nur im Download-Ordner speichern und dabei mit dem Finder-Tag „Entwurf“ versehen. Dann passiert folgendes:

1. Das Dokument wird in den iCloud-Ordner von PDFpen verschoben. Damit kann ich es sowohl auf dem Mac als auch mit einem iOS-Gerät, vorzugsweise dem iPad, bearbeiten. Gerade das Lesen längerer Dokumente ist auf dem iPad einfach bequemer als auf dem Mac.

2. In OmniFocus, meiner Aufgabenverwaltung (vor Jahren in diesem Artikel vorgestellt), wird automatisch in dem Sammel-Projekt „Dokumente“ eine neue Aufgabe erzeugt mit dem Titel „Review: <Name der Datei>“ (<Name der Datei> steht hier für den Dateinamen im Finder). In der Notiz zur Aufgabe ist das entsprechende Dokument verlinkt, zusätzlich ist das passende URL-Scheme enthalten, um dieses Dokument auch unter iOS direkt aus OmniFocus zu öffnen.

Wie funktioniert das Ganze?

Zunächst wird etwas Hazel-Magie benötigt. Hazel, ein mächtiges Werkzeug zum Automatisieren von Vorgängen auf dem Mac, habe ich vor einiger Zeit ausführlich vorgestellt. Eine Hazel-Regel verschiebt das z.B. aus einer Mail gespeicherte Dokument in den Ordner „Reviews“ des iCloud-Verzeichnisses von PDFpen (iCloud Drive > PDFpen > Reviews):

Hazel-Regel 1

Damit die Regel greift, muss es sich um ein PDF-Dokument handeln, außerdem muss der Finder-Tag „Entwurf“ vergeben sein. Damit wird verhindert, dass alle möglichen Dokumente in meinem Reviews-Ordner landen.

Reviews-Ordner

Auch der Reviews-Ordner wird von Hazel überwacht, die Regel dort ist etwas komplizierter:

Hazel-Regel 2

Verarbeitet wird jedes Dokument, welches nicht den Kommentar „zu OmniFocus hinzugefügt“ enthält. Dieser Kommentar wird im Ausführungsteil dann explizit gesetzt. Damit wird sichergestellt, dass jedes Dokument nur einmal in OmniFocus eingetragen wird, obwohl es in dem Ordner verbleibt. Der zweite Schritt im Ausführungsteil ist ein AppleScript, welches das Hinzufügen zu OmniFocus bewerkstelligt. Dazu ist übrigens die Pro-Version von OmniFocus erforderlich.

Das AppleScript sieht so aus:

OmniFocus AppleScript
tell application „Finder“ to set file_name to (name of theFile)
tell application „OmniFocus“
set task_title to „Review: “ & file_name
set theNote to „iOS-Link: pdfpen:///Reviews/“ & file_name
tell front document
set theContext to first flattened context where its name = „Fokus“
set theProject to first flattened project where its name = „[Dokumente]“
tell theProject
tell (make  newtask with properties {name:task_title, note:theNote, context:theContext})
tell its note to make new file attachment with properties {file name:theFile, embedded:false}
end tell
end tell
end tell
end tell

Der Pfad zum Review-Verzeichnis (hier: Reviews), das Projekt in OmniFocus (hier: „[Dokumente]“) und der Kontext in OmniFocus (hier „Fokus“, diesen Kontext nehme ich immer, wenn ich an etwas konzentriert arbeiten muss) müssen gegebenenfalls den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Ferner müssen überall „normale“ Anführungszeichen oben verwendet werden, auch wenn die Blog-Software hier diese anders darstellt.

Die Aufteilung auf ingesamt zwei Hazel-Regeln erfolgte, weil Dokumente auch auf anderen Wegen als über den Download-Ordner zum Reviews-Ordner gelangen.

In OmniFocus für OS X sieht die automatisch erstellte Aufgabe dann so aus:

OmniFocus-Aufgabe

Bzw. auf dem iPad so:

OmniFocus-iPad 1

OmniFocus-iPad 2

Ein Tap den iOS-Link öffnet das Dokument direkt in PDFpen und die Arbeit kann beginnen:

PDFpen iPad

OmniFocus 2 für Mac

25 Mai 2014
25. Mai 2014

Lange angekündigt und entwickelt, nach den ersten Betas nochmal komplett überarbeitet und mit vielem, was wir schon in den iOS-Versionen gesehen haben ausgestattet, ist es diese Woche endlich veröffentlicht worden, OmniFocus 2 für den Mac. OmniFocus ist eine umfassende Aufgabenverwaltung, mit der sich auch GTD – „Getting Things Done“, eine bekannte Selbstmanagement-Methode von David Allen – umsetzen lässt. Das Programm kann sehr flexibel an die Bedürfnisse des Benutzers angepasst werden und besitzt viele durchdachte Funktionen, die es erlauben, nur die Aufgaben anzuzeigen, welche gerade in einer bestimmten Situation, einem bestimmten Ort oder einem Moment sinnvoll sind. Die App ist auch für das iPhone und das iPad erhältlich. Ich nutze OmniFocus seit 2009 und habe bereits mehrfach darüber berichtet (hier ein Link zu einer umfangreicheren Vorstellung der ersten Mac-Version, einer meiner ersten Blog-Artikel übrigens). In dem genannten Artikel werden auch einige Grundkonzepte von OmniFocus, wie z.B. Kontexte erläutert, die ich an dieser Stelle nicht wiederholen möchte.

OmniFocus ist aus meinen Workflows nicht mehr wegzudenken und läuft praktisch die ganze Zeit. Daher war ich natürlich sehr neugierig auf die 2er-Version und bin noch während der privaten Beta-Phase von Version 1 (man kann beide Versionen auch parallel nutzen) umgestiegen, ohne auch nur einmal zurückzuschauen.

Was ist neu? Als erstes fällt sofort auf, dass die Benutzeroberfläche komplett überarbeitet wurde. OmniFocus sieht jetzt wie ein modernes Mavericks-Programm aus und steht vom Design betrachtet z.B. den neuen iWork-Apps von Apple in keinster Weise nach. Auffällig ist, dass ganz links eine neue Navigationsleiste hinzugekommen ist:

OmniFocus2 1

Sie dient zur Umschaltung zwischen den einzelnen Ansichten, wie Projekten, Kontexten und Reviews. Genial ist, dass man hier auch ausgewählte Perspektiven ablegen kann (man kann in OmniFocus jede Ansicht, die man sich zusammengestellt hat – z.B. eine Auswahl an Kontexten inklusive Ansichts- und Sortieroptionen – als sogenannte Perspektive speichern und genau diesen View schnell wiederherstellen). Hier gibt es übrigens ein schönes Set mit Perspektiven-Icons, die zum neuen App-Design passen. Die obere Toolbar enthält jetzt nur noch Aktionen, eine durchaus sinnvolle Trennung im Vergleich zu früher, wo sich alles in der oberen Toolbar befand. Man sieht im ersten Screenshot auch, dass der Inspektor nun auf der rechten Seite fest integriert ist – ähnlich wie bei Pages, Numbers oder Keynote. Er bezieht sich inhaltlich nun immer auf das jeweils ausgewählte Element, also das Projekt, den Kontext oder die Aufgabe. Auch die Darstellung der Aufgaben selbst hat sich geändert, die Checkbox zum Abhaken ist nun beispielsweise nach rechts gewandert und wurde durch einen Kreis ersetzt, der je nach Fälligkeit verschiedene Farben haben kann. Sich wiederholende Aufgaben werden durch drei Punkte im Kreis dargestellt. Diese Funktionalität war bereits in der neuen iPhone-App zu finden.

Ebenfalls aus iOS kommt die neue Vorschau-Ansicht, die in einer Kalender-basierten Darstellung Aufgaben mit Fälligkeitsdatum anzeigt. Wer möchte, kann sich dort zusätzlich seine Termine aus der Kalender-App anzeigen lassen, wobei detailliert festgelegt werden kann, welche Kalender angezeigt werden sollen.

OmniFocus2 2

Allein für diese praktische Ansicht lohnt sich IMHO schon das Update. Auch die Review-Ansicht wurde überarbeitet und ist nun ähnlich komfortabel wie bei der iPad-Version, die ich daher bisher bevorzugt für Reviews verwendet hatte. Eine regelmäßige Überprüfung aller Aufgaben und Projekte ist fester Bestandteil von GTD, wird aber nur von den wenigsten Aufgabenmanagern unterstützt. In OmniFocus lassen sich sogar für jedes Projekt individuelle Review-Zyklen festlegen.

Neu und überaus praktisch ist die Quick-Open-Funktion. Durch Klick auf das Quick-Open-Icon oder durch die Tastenkombination Cmd-O öffnet sich ein kleines Zusatzfenster, mit dem man nach Projekten, Ordnern, Kontexten oder Aufgaben suchen kann.

OmniFocus2 3

Ähnlich wie bei Google oder Alfred wird nach jedem getippten Buchstaben das Suchergebnis aktualisiert. Der gewünschte Eintrag kann optional auch in einem neuen Fenster geöffnet werden, damit die aktuelle Ansicht erhalten bleibt.

Endlich unterstützt OmniFocus auch das Notification-Center von OS X und zeigt dort fällige oder bald fällige Aufgaben an. Workarounds über Growl sind somit hinfällig.

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OmniFocus kommt nun in einer Standard- und einer Pro-Version. Nur die Pro-Version enthält die bereits erwähnten Perspektiven, AppleScript-Support sowie die Möglichkeit die App auf ein Projekt zu fokussieren und alle anderen Dinge auszublenden. Sie ist bei der OmniGroup direkt oder im Mac-App-Store erhältlich, hier ist die Pro-Version ein In-App-Kauf. Dies war das erste kostenpflichtige Update seit 2009 für mich, daher ging der Update-Preis von rund 40 USD von OmniFocus 1 auf OmniFocus 2 Pro absolut in Ordnung, insbesondere für eine App, die eine so zentrale Rolle in der Arbeits- und Lebensplanung spielt. Die zuverlässige Sync-Funktion zwischen anderen Macs und iOS-Geräten auch mit einer selbstgebauten Wolke ist selbstverständlich nach wie vor enthalten. Momentan liegt OmniFocus 2 nur in englischer Sprache vor. Es ist leider ein Trend bei vielen Firmen geworden, die Übersetzungen erstmal weg zu lassen, um schneller auf den Markt zu kommen. Bisher hat die OmniGroup jedoch die deutschsprachigen Fassungen immer nachgeliefert.

Weitere Infos zur App sind u.a. auf der Produkt-Homepage zu finden.

OmniFocus-Aufgaben via QR-Code erstellen

18 Mai 2013
18. Mai 2013

Manche Ideen sind so abgedreht, dass sie mir sofort gefallen ;-). Einige Dinge benötige ich so selten, dass deren Anschaffung keine regelmäßige Aufgabe ist. Das ist in meinem Fall z.B. der Kauf neuer Wasserfilter für meine Kaffeemaschine. Wie wäre es also, wenn ich beim Entnehmen des letzten Filters aus der Packung die Neuanschaffung nicht händisch in OmniFocus eintrage, sondern einfach einen QR-Code scanne, den ich vorher auf der Schachtel angebracht habe?

So funktioniert das Ganze: Zunächst wird mit Hilfe einer QR-Code-Software – hier empfehle ich QR-Generator aus dem Mac-App-Store – eine passende Grafik erstellt:

QR Generator

Als QR-Typ brauchen wir „URL“. Das URL-Schema, welches in OmniFocus eine Aufgabe erzeugt lautet allgemein:

omnifocus:///add?name=<Text>

Für mein o.g. Beispiel benötige ich dementsprechend:

omnifocus:///add?name=Wasserfilter%20(Brita%20Maxtra)%20kaufen

Die „%20“ sind hierbei nicht unwichtig und stehen für Leerzeichen. Man könnte der Aufgabe auch gleich eine Notiz hinzufügen, sollte aber ein wenig darauf achten, dass der Code nicht zu groß wird. Das URL-Schema würde in diesem Fall so aussehen:

omnifocus:///add?name=<Text>&note=<Text>

Nun wird der QR-Code ausgedruckt, ausgeschnitten und auf die Packung geklebt:

QR Packung

Gehen die Filter zu Neige braucht der Code nur mit einer Scan-App auf dem iPhone – ich nehme dazu Optiscan – eingelesen werden. Sofort öffnet sich OmniFocus und geht in die Bildschirmmaske für eine neue Aufgabe. Unser Text ist dabei schon vorausgefüllt:

OmniFocus-Scan

Ob das nun wirklich schneller geht, als die Aufgabe von Hand einzutragen, muss jeder für sich selbst probieren. Das Einscannen ist auf jeden Fall deutlich „nerdiger“.

Da eine ganze Reihe von iOS-Apps inzwischen URL-Schemata registrieren, die direkt irgendwelche Funktionen ausführen, sind der Fantasie kaum Grenzen gesetzt, was man als nächstes damit automatisieren könnte.

Vorlagen in OmniFocus

13 Apr 2013
13. April 2013

OmniFocus, ein ausgewachsenes GTD-System, gehört zu meinen wichtigsten Programmen. Ohne diese App, welche für Mac, iPhone und iPad angeboten wird, würde ich an vieles nicht denken und hätte ein deutlich unorganisierteres Leben.

Aber, wie das nun mal so ist, nichts ist perfekt und man kann immer noch etwas verbessern. OmniFocus – in diesem Artikel geht es ausschließlich um die Mac-Version – fehlt eine Vorlagen-Funktion. Häufig muss ich Projekte (= eine Gruppe von Aufgaben) eintragen, die es so bereits mal gab bzw. bei denen kleine Teile des Textes – z.B. ein Name – anders sind. Daher wäre es sehr schön und vor allem zeitsparend, wenn man sich einfach aus einer Bibliothek vorgefertigter Projekte bedienen könnte. Und hier die gute Nachricht: mit ein wenig AppleScript-Magie ist das kein Problem! AppleScript ist eine in OS X integrierte Programmiersprache, die auf natürlicher Sprache basiert und dazu dient, Abläufe zu automatisieren und Programme miteinander zu verbinden. Viele Programme bieten Schnittstellen zu AppleScript an – darunter auch OmniFocus.

Besagtes Script („Templates.scpt“) kann über diese Seite geladen werden. Es gehört in den folgenden Ordner unseres Home-Verzeichnisses:

Library/Scripts/Applications/OmniFocus

Sollte der Ordner „OmniFocus“ in „Applications“ noch nicht existieren, ist dieser neu anzulegen.

Der Library-Ordner selbst ist seit Lion standardmäßig versteckt. Er kann über das „Gehe zu“-Menü des Finders bei gedrückter Alt-Taste erreicht werden oder mit folgendem Terminal-Befehl (Terminal ist ein mitgeliefertes Dienstprogramm) dauerhaft sichtbar gemacht werden:

chflags nohidden ~/Library/

Das Tilde-Zeichen wird mit der Tastenkombination Alt-N eingegeben.

„Templates.scpt“ liegt eine Readme-Datei bei, in der die weitere Vorgehensweise ausführlich beschrieben ist. Als erstes verschaffen wir uns in OmniFocus ein Icon, mit dem wir das Script aufrufen. Dazu ist ein Rechtsklick auf die Icon-Leiste erforderlich wir wählen den Menüpunkt „Symbolleiste anpassen“ und ziehen das Symbol „Skript: Templates“ in die Icon-Leiste:

OF Vorlagen 1

Nun benötigen wir in unseren Projekten einen Ordner „Template“ oder „Templates“. Dort legen wir alle Projekte, für die wir eine Vorlage benötigen, ab. Diese können den Status „zurückgestellt“ bekommen, damit sie in anderen Ansichten nicht weiter stören, das Skript aktiviert Projekte, die aus Vorlagen kommen, automatisch.

Wir schauen uns am besten ein Beispiel an. Das Erstellen eines neuen Blog-Eintrags hier ist bei mir ein Projekt aus 3 Aufgaben: Recherche, das eigentliche Schreiben und die Verlinkung in den sozialen Netzen. In meinem Template-Ordner gibt es daher folgenden Eintrag:

OF Vorlagen 2

Es ist also alles schon so vorbereitet, wie ich es für ein neues Blog-Projekt brauche. Schaut man sich den Screenshot etwas genauer an, fallen die Zeichenketten „$Thema“ und „>>> Website“ auf. Was hat es damit auf sich? $Thema ist ein Platzhalter, wir Software-Entwickler sagen dazu Variable. Platzhalter fangen standardmäßig mit einem Dollarzeichen an, beim ersten Start des Scripts kann aber auch ein alternatives Zeichen eingegeben werden. Für jeden Platzhalter wird bei Benutzung der Vorlage der gewünschte Wert in einem Dialog abgefragt. Wichtig ist, dass die Notiz zum Projekt (hier die beiden grauen Zeilen unter dem Projekttitel) eine Auflistung (durch Leerzeichen getrennt) der gewünschten Variablen in einer Extrazeile enthält, in meinem Fall nur $Thema. „>>> Website“ in der zweiten Zeile bedeutet, dass das neue Projekt im Ordner „Website“ entstehen soll. Mache ich keine entsprechende Angabe, wird der Ordner beim Anlegen des Projekts interaktiv abgefragt. Da in meinem Fall aber Blog-Einträge immer in den Ordner „Website“ kommen, ist diese Vorgabe sinnvoll.

Wenn ich nun in OmniFocus auf das Icon „Templates“ klicke passiert folgendes:

OF Vorlagen 3

Das Script fragt mich zunächst, welche Vorlage ich benutzen möchte. Ich wähle „privaten Blogeintrag zum Thema $Thema“ schreiben. Nun muss ich noch angeben, durch welchen Wert der Platzhalter „$Thema“ ersetzt werden soll:

OF Vorlagen 4

Und damit ist mein neues OmniFocus-Projekt im Ordner „Website“ auch schon fertig:

OF Vorlagen 5

Soweit zur grundsätzlichen Vorgehensweise. Das Script kann noch einiges mehr, für alle Details empfehle ich das Studium der mitgelieferten Readme-Datei. Nur ein Beispiel, trägt man in den Notizen zum Projekt in eine neue Zeile „start: 2d“ ein, so bekommt das aus dieser Vorlage erstellte Projekt gleich ein Startdatum, welches 2 Tage von heute entfernt liegt. Es gelten die üblichen Zeitschreibweisen von OmniFocus wie z.B. „1w“ oder auch „2w 3d“. Analog ist auch eine Angabe von z.B. „due: 6d“ für ein Fälligkeitsdatum in sechs Tagen möglich.

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