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Workflow für das Korrekturlesen von Dokumenten

24 Apr 2016
24. April 2016

In meinem Berufsalltag kommt es häufiger vor, dass ich Dokumente – meist in PDF-Form – Korrektur lesen muss. Darunter fallen z.B. Verträge, Vereinbarungen und Angebote. Daher habe ich einen Workflow entwickelt, der einige Automatisierungen enthält und den ganzen Vorgang recht komfortabel gestaltet. Die eigentliche Arbeit erfolgt in PDFpen von Smile Software, einem Werkzeug zum Bearbeiten von PDF-Dokumenten. Der Workflow würde aber auch mit einer anderen App funktionieren, sofern sie für OS X und iOS verfügbar ist und über iCloud oder Dropbox synchronisiert.

Meist erhalte ich das zu überarbeitende Dokument als Anhang einer E-Mail. Um den den Workflow in Gang zu setzen, muss ich es nur im Download-Ordner speichern und dabei mit dem Finder-Tag „Entwurf“ versehen. Dann passiert folgendes:

1. Das Dokument wird in den iCloud-Ordner von PDFpen verschoben. Damit kann ich es sowohl auf dem Mac als auch mit einem iOS-Gerät, vorzugsweise dem iPad, bearbeiten. Gerade das Lesen längerer Dokumente ist auf dem iPad einfach bequemer als auf dem Mac.

2. In OmniFocus, meiner Aufgabenverwaltung (vor Jahren in diesem Artikel vorgestellt), wird automatisch in dem Sammel-Projekt „Dokumente“ eine neue Aufgabe erzeugt mit dem Titel „Review: <Name der Datei>“ (<Name der Datei> steht hier für den Dateinamen im Finder). In der Notiz zur Aufgabe ist das entsprechende Dokument verlinkt, zusätzlich ist das passende URL-Scheme enthalten, um dieses Dokument auch unter iOS direkt aus OmniFocus zu öffnen.

Wie funktioniert das Ganze?

Zunächst wird etwas Hazel-Magie benötigt. Hazel, ein mächtiges Werkzeug zum Automatisieren von Vorgängen auf dem Mac, habe ich vor einiger Zeit ausführlich vorgestellt. Eine Hazel-Regel verschiebt das z.B. aus einer Mail gespeicherte Dokument in den Ordner „Reviews“ des iCloud-Verzeichnisses von PDFpen (iCloud Drive > PDFpen > Reviews):

Hazel-Regel 1

Damit die Regel greift, muss es sich um ein PDF-Dokument handeln, außerdem muss der Finder-Tag „Entwurf“ vergeben sein. Damit wird verhindert, dass alle möglichen Dokumente in meinem Reviews-Ordner landen.

Reviews-Ordner

Auch der Reviews-Ordner wird von Hazel überwacht, die Regel dort ist etwas komplizierter:

Hazel-Regel 2

Verarbeitet wird jedes Dokument, welches nicht den Kommentar „zu OmniFocus hinzugefügt“ enthält. Dieser Kommentar wird im Ausführungsteil dann explizit gesetzt. Damit wird sichergestellt, dass jedes Dokument nur einmal in OmniFocus eingetragen wird, obwohl es in dem Ordner verbleibt. Der zweite Schritt im Ausführungsteil ist ein AppleScript, welches das Hinzufügen zu OmniFocus bewerkstelligt. Dazu ist übrigens die Pro-Version von OmniFocus erforderlich.

Das AppleScript sieht so aus:

OmniFocus AppleScript
tell application „Finder“ to set file_name to (name of theFile)
tell application „OmniFocus“
set task_title to „Review: “ & file_name
set theNote to „iOS-Link: pdfpen:///Reviews/“ & file_name
tell front document
set theContext to first flattened context where its name = „Fokus“
set theProject to first flattened project where its name = „[Dokumente]“
tell theProject
tell (make  newtask with properties {name:task_title, note:theNote, context:theContext})
tell its note to make new file attachment with properties {file name:theFile, embedded:false}
end tell
end tell
end tell
end tell

Der Pfad zum Review-Verzeichnis (hier: Reviews), das Projekt in OmniFocus (hier: „[Dokumente]“) und der Kontext in OmniFocus (hier „Fokus“, diesen Kontext nehme ich immer, wenn ich an etwas konzentriert arbeiten muss) müssen gegebenenfalls den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Ferner müssen überall „normale“ Anführungszeichen oben verwendet werden, auch wenn die Blog-Software hier diese anders darstellt.

Die Aufteilung auf ingesamt zwei Hazel-Regeln erfolgte, weil Dokumente auch auf anderen Wegen als über den Download-Ordner zum Reviews-Ordner gelangen.

In OmniFocus für OS X sieht die automatisch erstellte Aufgabe dann so aus:

OmniFocus-Aufgabe

Bzw. auf dem iPad so:

OmniFocus-iPad 1

OmniFocus-iPad 2

Ein Tap den iOS-Link öffnet das Dokument direkt in PDFpen und die Arbeit kann beginnen:

PDFpen iPad

OmniFocus 2 für Mac

25 Mai 2014
25. Mai 2014

Lange angekündigt und entwickelt, nach den ersten Betas nochmal komplett überarbeitet und mit vielem, was wir schon in den iOS-Versionen gesehen haben ausgestattet, ist es diese Woche endlich veröffentlicht worden, OmniFocus 2 für den Mac. OmniFocus ist eine umfassende Aufgabenverwaltung, mit der sich auch GTD – „Getting Things Done“, eine bekannte Selbstmanagement-Methode von David Allen – umsetzen lässt. Das Programm kann sehr flexibel an die Bedürfnisse des Benutzers angepasst werden und besitzt viele durchdachte Funktionen, die es erlauben, nur die Aufgaben anzuzeigen, welche gerade in einer bestimmten Situation, einem bestimmten Ort oder einem Moment sinnvoll sind. Die App ist auch für das iPhone und das iPad erhältlich. Ich nutze OmniFocus seit 2009 und habe bereits mehrfach darüber berichtet (hier ein Link zu einer umfangreicheren Vorstellung der ersten Mac-Version, einer meiner ersten Blog-Artikel übrigens). In dem genannten Artikel werden auch einige Grundkonzepte von OmniFocus, wie z.B. Kontexte erläutert, die ich an dieser Stelle nicht wiederholen möchte.

OmniFocus ist aus meinen Workflows nicht mehr wegzudenken und läuft praktisch die ganze Zeit. Daher war ich natürlich sehr neugierig auf die 2er-Version und bin noch während der privaten Beta-Phase von Version 1 (man kann beide Versionen auch parallel nutzen) umgestiegen, ohne auch nur einmal zurückzuschauen.

Was ist neu? Als erstes fällt sofort auf, dass die Benutzeroberfläche komplett überarbeitet wurde. OmniFocus sieht jetzt wie ein modernes Mavericks-Programm aus und steht vom Design betrachtet z.B. den neuen iWork-Apps von Apple in keinster Weise nach. Auffällig ist, dass ganz links eine neue Navigationsleiste hinzugekommen ist:

OmniFocus2 1

Sie dient zur Umschaltung zwischen den einzelnen Ansichten, wie Projekten, Kontexten und Reviews. Genial ist, dass man hier auch ausgewählte Perspektiven ablegen kann (man kann in OmniFocus jede Ansicht, die man sich zusammengestellt hat – z.B. eine Auswahl an Kontexten inklusive Ansichts- und Sortieroptionen – als sogenannte Perspektive speichern und genau diesen View schnell wiederherstellen). Hier gibt es übrigens ein schönes Set mit Perspektiven-Icons, die zum neuen App-Design passen. Die obere Toolbar enthält jetzt nur noch Aktionen, eine durchaus sinnvolle Trennung im Vergleich zu früher, wo sich alles in der oberen Toolbar befand. Man sieht im ersten Screenshot auch, dass der Inspektor nun auf der rechten Seite fest integriert ist – ähnlich wie bei Pages, Numbers oder Keynote. Er bezieht sich inhaltlich nun immer auf das jeweils ausgewählte Element, also das Projekt, den Kontext oder die Aufgabe. Auch die Darstellung der Aufgaben selbst hat sich geändert, die Checkbox zum Abhaken ist nun beispielsweise nach rechts gewandert und wurde durch einen Kreis ersetzt, der je nach Fälligkeit verschiedene Farben haben kann. Sich wiederholende Aufgaben werden durch drei Punkte im Kreis dargestellt. Diese Funktionalität war bereits in der neuen iPhone-App zu finden.

Ebenfalls aus iOS kommt die neue Vorschau-Ansicht, die in einer Kalender-basierten Darstellung Aufgaben mit Fälligkeitsdatum anzeigt. Wer möchte, kann sich dort zusätzlich seine Termine aus der Kalender-App anzeigen lassen, wobei detailliert festgelegt werden kann, welche Kalender angezeigt werden sollen.

OmniFocus2 2

Allein für diese praktische Ansicht lohnt sich IMHO schon das Update. Auch die Review-Ansicht wurde überarbeitet und ist nun ähnlich komfortabel wie bei der iPad-Version, die ich daher bisher bevorzugt für Reviews verwendet hatte. Eine regelmäßige Überprüfung aller Aufgaben und Projekte ist fester Bestandteil von GTD, wird aber nur von den wenigsten Aufgabenmanagern unterstützt. In OmniFocus lassen sich sogar für jedes Projekt individuelle Review-Zyklen festlegen.

Neu und überaus praktisch ist die Quick-Open-Funktion. Durch Klick auf das Quick-Open-Icon oder durch die Tastenkombination Cmd-O öffnet sich ein kleines Zusatzfenster, mit dem man nach Projekten, Ordnern, Kontexten oder Aufgaben suchen kann.

OmniFocus2 3

Ähnlich wie bei Google oder Alfred wird nach jedem getippten Buchstaben das Suchergebnis aktualisiert. Der gewünschte Eintrag kann optional auch in einem neuen Fenster geöffnet werden, damit die aktuelle Ansicht erhalten bleibt.

Endlich unterstützt OmniFocus auch das Notification-Center von OS X und zeigt dort fällige oder bald fällige Aufgaben an. Workarounds über Growl sind somit hinfällig.

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OmniFocus kommt nun in einer Standard- und einer Pro-Version. Nur die Pro-Version enthält die bereits erwähnten Perspektiven, AppleScript-Support sowie die Möglichkeit die App auf ein Projekt zu fokussieren und alle anderen Dinge auszublenden. Sie ist bei der OmniGroup direkt oder im Mac-App-Store erhältlich, hier ist die Pro-Version ein In-App-Kauf. Dies war das erste kostenpflichtige Update seit 2009 für mich, daher ging der Update-Preis von rund 40 USD von OmniFocus 1 auf OmniFocus 2 Pro absolut in Ordnung, insbesondere für eine App, die eine so zentrale Rolle in der Arbeits- und Lebensplanung spielt. Die zuverlässige Sync-Funktion zwischen anderen Macs und iOS-Geräten auch mit einer selbstgebauten Wolke ist selbstverständlich nach wie vor enthalten. Momentan liegt OmniFocus 2 nur in englischer Sprache vor. Es ist leider ein Trend bei vielen Firmen geworden, die Übersetzungen erstmal weg zu lassen, um schneller auf den Markt zu kommen. Bisher hat die OmniGroup jedoch die deutschsprachigen Fassungen immer nachgeliefert.

Weitere Infos zur App sind u.a. auf der Produkt-Homepage zu finden.

OmniFocus-Aufgaben via QR-Code erstellen

18 Mai 2013
18. Mai 2013

Manche Ideen sind so abgedreht, dass sie mir sofort gefallen ;-). Einige Dinge benötige ich so selten, dass deren Anschaffung keine regelmäßige Aufgabe ist. Das ist in meinem Fall z.B. der Kauf neuer Wasserfilter für meine Kaffeemaschine. Wie wäre es also, wenn ich beim Entnehmen des letzten Filters aus der Packung die Neuanschaffung nicht händisch in OmniFocus eintrage, sondern einfach einen QR-Code scanne, den ich vorher auf der Schachtel angebracht habe?

So funktioniert das Ganze: Zunächst wird mit Hilfe einer QR-Code-Software – hier empfehle ich QR-Generator aus dem Mac-App-Store – eine passende Grafik erstellt:

QR Generator

Als QR-Typ brauchen wir „URL“. Das URL-Schema, welches in OmniFocus eine Aufgabe erzeugt lautet allgemein:

omnifocus:///add?name=<Text>

Für mein o.g. Beispiel benötige ich dementsprechend:

omnifocus:///add?name=Wasserfilter%20(Brita%20Maxtra)%20kaufen

Die „%20“ sind hierbei nicht unwichtig und stehen für Leerzeichen. Man könnte der Aufgabe auch gleich eine Notiz hinzufügen, sollte aber ein wenig darauf achten, dass der Code nicht zu groß wird. Das URL-Schema würde in diesem Fall so aussehen:

omnifocus:///add?name=<Text>&note=<Text>

Nun wird der QR-Code ausgedruckt, ausgeschnitten und auf die Packung geklebt:

QR Packung

Gehen die Filter zu Neige braucht der Code nur mit einer Scan-App auf dem iPhone – ich nehme dazu Optiscan – eingelesen werden. Sofort öffnet sich OmniFocus und geht in die Bildschirmmaske für eine neue Aufgabe. Unser Text ist dabei schon vorausgefüllt:

OmniFocus-Scan

Ob das nun wirklich schneller geht, als die Aufgabe von Hand einzutragen, muss jeder für sich selbst probieren. Das Einscannen ist auf jeden Fall deutlich „nerdiger“.

Da eine ganze Reihe von iOS-Apps inzwischen URL-Schemata registrieren, die direkt irgendwelche Funktionen ausführen, sind der Fantasie kaum Grenzen gesetzt, was man als nächstes damit automatisieren könnte.

Vorlagen in OmniFocus

13 Apr 2013
13. April 2013

OmniFocus, ein ausgewachsenes GTD-System, gehört zu meinen wichtigsten Programmen. Ohne diese App, welche für Mac, iPhone und iPad angeboten wird, würde ich an vieles nicht denken und hätte ein deutlich unorganisierteres Leben.

Aber, wie das nun mal so ist, nichts ist perfekt und man kann immer noch etwas verbessern. OmniFocus – in diesem Artikel geht es ausschließlich um die Mac-Version – fehlt eine Vorlagen-Funktion. Häufig muss ich Projekte (= eine Gruppe von Aufgaben) eintragen, die es so bereits mal gab bzw. bei denen kleine Teile des Textes – z.B. ein Name – anders sind. Daher wäre es sehr schön und vor allem zeitsparend, wenn man sich einfach aus einer Bibliothek vorgefertigter Projekte bedienen könnte. Und hier die gute Nachricht: mit ein wenig AppleScript-Magie ist das kein Problem! AppleScript ist eine in OS X integrierte Programmiersprache, die auf natürlicher Sprache basiert und dazu dient, Abläufe zu automatisieren und Programme miteinander zu verbinden. Viele Programme bieten Schnittstellen zu AppleScript an – darunter auch OmniFocus.

Besagtes Script („Templates.scpt“) kann über diese Seite geladen werden. Es gehört in den folgenden Ordner unseres Home-Verzeichnisses:

Library/Scripts/Applications/OmniFocus

Sollte der Ordner „OmniFocus“ in „Applications“ noch nicht existieren, ist dieser neu anzulegen.

Der Library-Ordner selbst ist seit Lion standardmäßig versteckt. Er kann über das „Gehe zu“-Menü des Finders bei gedrückter Alt-Taste erreicht werden oder mit folgendem Terminal-Befehl (Terminal ist ein mitgeliefertes Dienstprogramm) dauerhaft sichtbar gemacht werden:

chflags nohidden ~/Library/

Das Tilde-Zeichen wird mit der Tastenkombination Alt-N eingegeben.

„Templates.scpt“ liegt eine Readme-Datei bei, in der die weitere Vorgehensweise ausführlich beschrieben ist. Als erstes verschaffen wir uns in OmniFocus ein Icon, mit dem wir das Script aufrufen. Dazu ist ein Rechtsklick auf die Icon-Leiste erforderlich wir wählen den Menüpunkt „Symbolleiste anpassen“ und ziehen das Symbol „Skript: Templates“ in die Icon-Leiste:

OF Vorlagen 1

Nun benötigen wir in unseren Projekten einen Ordner „Template“ oder „Templates“. Dort legen wir alle Projekte, für die wir eine Vorlage benötigen, ab. Diese können den Status „zurückgestellt“ bekommen, damit sie in anderen Ansichten nicht weiter stören, das Skript aktiviert Projekte, die aus Vorlagen kommen, automatisch.

Wir schauen uns am besten ein Beispiel an. Das Erstellen eines neuen Blog-Eintrags hier ist bei mir ein Projekt aus 3 Aufgaben: Recherche, das eigentliche Schreiben und die Verlinkung in den sozialen Netzen. In meinem Template-Ordner gibt es daher folgenden Eintrag:

OF Vorlagen 2

Es ist also alles schon so vorbereitet, wie ich es für ein neues Blog-Projekt brauche. Schaut man sich den Screenshot etwas genauer an, fallen die Zeichenketten „$Thema“ und „>>> Website“ auf. Was hat es damit auf sich? $Thema ist ein Platzhalter, wir Software-Entwickler sagen dazu Variable. Platzhalter fangen standardmäßig mit einem Dollarzeichen an, beim ersten Start des Scripts kann aber auch ein alternatives Zeichen eingegeben werden. Für jeden Platzhalter wird bei Benutzung der Vorlage der gewünschte Wert in einem Dialog abgefragt. Wichtig ist, dass die Notiz zum Projekt (hier die beiden grauen Zeilen unter dem Projekttitel) eine Auflistung (durch Leerzeichen getrennt) der gewünschten Variablen in einer Extrazeile enthält, in meinem Fall nur $Thema. „>>> Website“ in der zweiten Zeile bedeutet, dass das neue Projekt im Ordner „Website“ entstehen soll. Mache ich keine entsprechende Angabe, wird der Ordner beim Anlegen des Projekts interaktiv abgefragt. Da in meinem Fall aber Blog-Einträge immer in den Ordner „Website“ kommen, ist diese Vorgabe sinnvoll.

Wenn ich nun in OmniFocus auf das Icon „Templates“ klicke passiert folgendes:

OF Vorlagen 3

Das Script fragt mich zunächst, welche Vorlage ich benutzen möchte. Ich wähle „privaten Blogeintrag zum Thema $Thema“ schreiben. Nun muss ich noch angeben, durch welchen Wert der Platzhalter „$Thema“ ersetzt werden soll:

OF Vorlagen 4

Und damit ist mein neues OmniFocus-Projekt im Ordner „Website“ auch schon fertig:

OF Vorlagen 5

Soweit zur grundsätzlichen Vorgehensweise. Das Script kann noch einiges mehr, für alle Details empfehle ich das Studium der mitgelieferten Readme-Datei. Nur ein Beispiel, trägt man in den Notizen zum Projekt in eine neue Zeile „start: 2d“ ein, so bekommt das aus dieser Vorlage erstellte Projekt gleich ein Startdatum, welches 2 Tage von heute entfernt liegt. Es gelten die üblichen Zeitschreibweisen von OmniFocus wie z.B. „1w“ oder auch „2w 3d“. Analog ist auch eine Angabe von z.B. „due: 6d“ für ein Fälligkeitsdatum in sechs Tagen möglich.

Update: OmniFocus für iOS mit TextExpander-Support

17 Sep 2012
17. September 2012

Endlich wächst zusammen, was zusammen gehört. Die OmniGroup muss mein Flehen erhört haben und hat heute OmniFocus für iPhone und OmniFocus für iPad mit Support für TextExpander touch ausgestattet. Damit kann ich meine Snippets nun in beiden Apps auch mobil nutzen, was das Eintragen von Aufgaben deutlich beschleunigen dürfte. Vielen Dank dafür!

Sowohl OmniFocus als auch TextExpander habe ich in entsprechenden Blog-Artikeln ausführlicher vorgestellt. Beide Produktivitätsapps befinden sich bei mir nach wie vor im Dauereinsatz, ich kann sie uneingeschränkt empfehlen.

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