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Software-Tipp: Soulver

19 Jun 2011
19. Juni 2011

Soulver ist ein kleines, nett und intelligent gemachtes Rechenprogramm, welches einen ganz eigenen Ansatz verfolgt. Dieser liegt darin, dass die Rechenaufgaben mit Text vermischt werden können, wodurch die Aufgabenstellungen sehr leicht zu lesen und gut nachvollziehbar sind. In der großen Spalte links stehen die Aufgaben, in die rechte Spalte gibt Soulver die Ergebnisse aus. Jede Zeile ist dabei quasi eine neue oder weitere Berechnung. Ich möchte das gerne an einem Beispiel, der Berechnung eines Tagesbudgets, verdeutlichen:

Schauen wir uns diese Berechnungen Zeile für Zeile mal etwas genauer an. Zeile 1 endet mit einem Doppelpunkt, Soulver hat automatisch erkannt, dass hier eine Überschrift stehen soll und formatiert den Text daher fett. Zeile 2 enthält eine Multiplikation, die Soulver auch entsprechend ausführt. Das Programm erkennt auch, dass hier mit Geld gerechnet wird und gibt in der Ergebnisspalte Euro-Beträge an. In Zeile 3 wird ein Trinkgeld prozentual addiert, auch das ist für Soulver kein Problem, ebenso wie die Addition zweier Einzelbeträge in Zeile 4. Alle Angaben erfolgen – da es sich um Euro-Beträge handelt – automatisch mit zwei Nachkommastellen. In der Fußzeile nennt uns die Software noch freundlicherweise die Summe unserer drei Berechnungen.

Eine solche Berechnung können wir im Soulver-Format speichern, für welches das Programm ein QuickLook-Plugin mitbringt, so dass wir Soulver-Dateien im Finder einfach durch Betätigen der Leertaste in einer Vorschau betrachten können. Ferner ist ein Export in die Formate PDF, HTML, Text und CSV mit zahlreichen Optionen vorgesehen.

Mit den Zwischenergebnissen können wir auch weiterrechnen wie dieses Zinsbeispiel zeigt:

Die Zwischenergebnisse in Zeile 4 werden mit Hilfe des Menüpunkts „Bearbeiten > Antwortreferenz einfügen mit Verweis auf“ eingefügt. Dieses Feature kann auch über die Toolbar erreicht werden. Ändern wir nun z.B. einen Zinssatz werden alle davon abhängigen Werte automatisch aktualisiert.

Auch Währungsumrechnungen sind für das Programm kein Problem, die aktuellen Kurse besorgt sich die Software aus dem Internet. So können wir schnell überschlagen, was uns die letzte Reise in Euro gekostet hat:

Auch Berechnungen mit Aktien oder Zeiteinheiten gehören zum Repertoire von Soulver:

Ich hoffe, das Grundprinzip dieser App ist durch diese Beispiele deutlich geworden. Soulver hat noch eine ganze Menge mehr „auf dem Kasten“ als ich im Rahmen eines Artikels vorstellen kann. Das Programm kennt eine Menge Einheiten aus den Bereichen Zeit, Masse, Volumen, Länge, Fläche usw. und kann alle möglichen Varianten von Prozentrechnung wie ein Blick in die Schnellreferenz zeigt:

Die maximale Genauigkeit beträgt 50 Nachkommastellen. Auch mit Binär- und Hexadezimalzahlen hat das Programm kein Problem.

Soulver füllt für mich die Lücke zwischen Taschenrechner und Tabellenkalkulation. Das Programm kostet zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels 7,99 EUR im Mac-App-Store. Es gibt auch Versionen für iPhone und iPad, diese besitze ich jedoch nicht, daher habe ich mich hier auf die Mac-Version beschränkt.

OmniFocus: Aufgaben und Kontexte verlinken

05 Jun 2011
5. Juni 2011

OmniFocus ist eine professionelle Aufgabenverwaltung für Mac, iPad und iPhone, die ich bereits hier im Blog ausführlicher vorgestellt habe. In einer Reihe von Folgeartikeln möchte ich ein paar Tipps und Tricks zu dieser von mir täglich verwendeten Software weitergeben. Den Anfang soll das Thema Verlinkung machen.

Diese wenig bekannte Funktion ist u.a. im Kontextmenü einer Aufgabe versteckt, welches durch Rechts- oder Ctrl-Klick zu erreichen ist:

In der Zwischenablage haben wir nun folgende Zeichenkette;

omnifocus:///task/kQaoX07z4bQ

Da OmniFocus „omnifocus“ als sogenanntes URL-Schema im System registriert, kann man die zugehörige Aufgabe aus anderen Programmen über diese Verlinkung öffnen. Hier ein Beispiel für TextEdit:

Natürlich kann man die Aufgabe auch in OmniFocus selbst verlinken (z.B. im Notizfeld), etwa um einen Zusammenhang von zwei Aktionen deutlich zu machen.

Das Geniale ist nun, dass dieser Link ebenfalls auf iOS-Geräten funktioniert, wenn wir unser OmniFocus zwischen Mac und iOS entsprechend synchronisieren. Hier ein Beispieltext im iPhone-Notizprogramm „Simplenote“:

Ein Klick auf den Link öffnet die entsprechende Aufgabe in der iPhone-Version von OmniFocus:

Solche Links lassen sich auch für Projekte und Kontexte erzeugen. Hier ein Beispiel für einen Personen-Kontext:

Dieser Link sieht so aus:

omnifocus:///context/h1NAD0d6gO4

Dieser Personen-Kontext eignet sich natürlich ganz vorzüglich fürs Adressbuch:

Dazu habe ich ein Feld des Typs „URL“ hinzugefügt und einen eigenen URL-Typ („OmniFocus“) definiert.

Software-Tipp: TextExpander

16 Apr 2011
16. April 2011

eute möchte ich ein Tool vorstellen, welches mir schon viel Zeit gespart hat –TextExpander von Smile Software (ca. 35 $). Man muß sich einfach mal überlegen, wieviel Zeit man schon damit verbracht hat, immer gleiche Text-Fragmente wie z.B. „Sehr geehrte Damen und Herren“, „mit freundlichen Grüßen“ oder persönliche Daten wie Name, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse zu schreiben. Nun ist der Computer doch aber eigentlich dazu da, einem solche Routinearbeiten abzunehmen und genau hier setzt TextExpander an.

Funktionsweise

Das Programm läuft im Hintergrund (und kann auch gleich bei der Anmeldung automatisch gestartet werden) und ersetzt überall dort, wo Text eingegeben werden kann, zuvor definierte Abkürzungen wie von Zauberhand durch eine Langform, die man dieser Abkürzung zugeordnet hat. Das kann in der Textverarbeitung, dem Programmiereditor, dem Mail-Programm, dem Browser (z.B. in Formularen) oder sonst wo sein. Hier ein paar Beispiele aus meiner Bibliothek für Briefe und E-Mails:

sgdh -> Sehr geehrte Damen und Herren,
sgh -> Sehr geehrter Herr %|,
sgf -> Sehr geehrte Frau %|,
vdank -> vielen Dank für Ihre Nachricht!
wfragen -> Für weitere Fragen hierzu stehen wir gerne zur Verfügung.

So kann man mit wenigen Buchstaben schon eine halbe Nachricht schreiben und sich dann sofort mit dem eigentlichen Inhalt befassen. Das „%|“ ist übrigens eines der vielen Platzhalter von TextExpander und bedeutet, daß nach der Expansion des Kürzels der Cursor an diese Stelle plaziert wird (in diesem Fall, um gleich den Namen schreiben zu können). Solche Platzhalter gibt es z.B. auch für Datum und Uhrzeit:

ddt -> %e. %B %Y

Aus dem Kürzel „ddt“ wird bei mir dadurch das aktuelle Datum in Langform (mit ausgeschriebenem Monat), also z.B. 16. April 2011. Selbstverständlich gibt es auch Platzhalter für alle anderen denkbaren Bestandteile. Es gibt sogar einen Platzhalter, der den aktuellen Inhalt der Zwischenablage einsetzt, was äußerst nützlich sein kann.

Gerade im beruflichen E-Mail-Verkehr ist es ja auch oft so, daß von Kunden immer wieder dieselben Fragen gestellt werden. Daher habe ich mir für solche „FAQs“ Abkürzungen definiert, die mehr oder weniger schon die ganze Anfrage beantworten. Und hier wird die Zeitersparnis richtig hoch. Aber nicht nur das. Wenn man die Textbausteine einmal wirklich sorgfältig erstellt, bekommt der Kunde auch eine präzise ausformulierte Antwort, in der nichts fehlt und die nicht nochmals auf Schreibfehler überprüft werden muß. Es profitieren also sogar beide Seiten.

Auch für alle persönlichen Daten habe ich Kürzel, die bei mir alle mit „mj“ anfangen, z.B. „mjmj“ für Markus Jasinski, „mjdr“ für Dr. Markus Jasinski, „mjvd“ für meine E-Mailadresse oder „mj55“ für 18055 Rostock. So sind Webformulare blitzschnell und vor allem fehlerfrei ausgefüllt.

Auch für Webadressen, die ich in meiner Korrespondenz häufig benötige, habe ich entsprechende Kürzel.

Unterstützung bei Programmieraufgaben

Richtig interessant wird’s bei mir dann beim Programmieren oder Erstellen von HTML-Code. Hier müssen viele längere Konstrukte immer und immer wieder geschrieben werden, da kann sich TextExpander quasi mal so richtig austoben. So wird aus „,jslink“ z.B.

<script src=„%l“ type=“text/javascript“ language=„javascript“></script>

was ein Kontrukt zum Einfügen von JavaScript-Dateien in HTML-Dokumente ist. Auch hier wird wieder die Cursorpositionierung verwendet. U.a. für HTML gibt es auch eine ganze Menge bereits mitgelieferte Textbausteine.

Textbausteine finden

Muß man sich nun die ganzen Kürzel alle merken? Mal abgesehen davon, daß man häufig benutzte Kürzel automatisch verinnerlicht, lautet die Antwort hierauf Nein, denn TextExpander kommt einem auch hier zu Hilfe. Um bei einem Beispiel von oben zu bleiben: Wenn ich „mj“ schreibe und dann Cmd-Shift-V drücke (diese Tastenkombination ist einstellbar) erscheint dort, wo ich gerade schreibe, eine Auswahlbox mit möglichen Ersetzungen, die zu „mj“ passen, also z.B. meine E-Mail-Adresse. Mit einer weiteren Tastenkombination kann man alle Textbausteine durchsuchen.

Ausfüll-Formular

Man kann Textbausteine sogar mit Platzhaltern versehen, die dann interaktiv abgefragt werden. Hierfür gibt es viele Anwendungsfälle, ich möchte hier wieder ein einfaches HTML-Beispiel verwenden (für Briefe ist das natürlich mindestens genauso nützlich):

,aurl -> <a href=„http://%fill:url%“>%fill:link text%</a>

Sobald ich nun „,aurl“ tippe erscheint dieses Fenster:

Die beiden fill-Platzhalter werden abgefragt, anschließend erhalte ich:

<a href=„https://www.markus-jasinski.de“>Homepage</a>

TextExpander für iOS

Das Beste zum Schluß: TextExpander gibt es auch für iOS (als universelle App). Die Textbausteine vom Mac kann man via WLAN in die iOS-Version übertragen. Leider kann das Programm dort nicht einfach im Hintergrund laufen und sich in alle Eingaben einklinken. Aber iOS-Entwickler haben die Möglichkeit, eine TextExpander-Unterstützung in Ihre App einzubauen und gerade bei vielen Schreibprogrammen wurde das auch gemacht. Zu den iOS-Programmen mit TextExpander-Unterstützung gehören u.a. SimplyTweet, Twitter, Elements, Nebulous Notes, PlainText, SimpleNote, DEVONthink To Go, iThougts uvm. Texte für andere Zwecke kann man in TextExpander touch selber schreiben und anschließend in die Zwischenablage kopieren oder als E-Mail versenden. So kann man auch auf den Mobilgeräten eine Menge Zeit sparen.

Persönliches Fazit

Das Tool ist für mich absolut unverzichtbar. Den Anschaffungspreis habe ich durch den deutlich reduzierten Tippaufwand längst kompensiert. Ich kann TextExpander daher uneingeschränkt empfehlen. Das Programm gibt’s über den Mac-AppStore und auch auf der Homepage von Smile Software zum Download (dort auch als Trial-Version).

OmniFocus: Aufgabenverwaltung für Mac, iPad und iPhone

09 Apr 2011
9. April 2011

Kurz nach Anschaffung meines ersten iPhones – es war das 3G im Spätsommer 2008 – kam bei mir die Idee auf, das Thema Aufgabenverwaltung endlich einmal professionell anzugehen. Natürlich sollte eine Lösung her, die auf allen meinen Geräten (damals Mac und iPhone) verfügbar ist und sich auch zwischen diesen automatisch synchronisiert. Gleichzeitig war ich in der Vergangenheit immer wieder an die Grenzen einfacher ToDo-Listen gestoßen. Sie konnten meine zahlreichen Aufgaben und Projekte im privaten und dienstlichen Bereich nicht richtig abbilden. Es sollte und mußte eine professionelle Lösung her.

Nach einigen Recherchen, Testinstallationen und Fehlkäufen bin ich schließlich bei OmniFocus gelandet, programmiert von der OmniGroup aus Seattle, einer Firma, die sich ganz dem Thema Produktivität verschrieben hat und ausschließlich Mac- und iOS-Software herstellt. OmniFocus deckt das ganze Spektrum von der einfachen Aufgabenliste bis hin zu GTD („Getting Things Done“, eine bekannte Selbstmanagement-Methode von David Allen), was bei mir mehr und mehr zum Einsatz kommt. OmniFocus ist nicht preiswert (Desktop-Version rund 80, iPad-Version rund 40 und iPhone-Version rund 20 Dollar), dennoch ist das Programm für mich jeden Cent wert, da ich meine Aufgaben und Projekte noch nie so gut im Griff habe wie mit dieser Software. OmniFocus liegt vollständig in deutscher Lokalisierung vor und wird regelmäßig aktualisiert und verbessert.

Desktop-Client nur für Macs

Eine wesentliche Einschränkung von OmniFocus ist, daß es den Desktop-Client nur für Macs gibt. Da der Desktop-Client eine ganze Menge mehr an Funktionen hat als das iPhone-Programm, möchte ich diese Software in erster Linie Mac-Benutzern empfehlen. Man kann zwar auch nur mit dem iPhone-Programm arbeiten, muß dann aber eine Reihe von Einschränkungen in Kauf nehmen. Eine webbasierte Komponente gibt es nicht. Die relativ neue iPad-App liegt funktional zwischen Mac- und iPhone-Version, ist aber in einigen Dingen – wie z.B. dem Prüfen – übersichtlicher als die Mac-Version.

Arbeitsteilung Desktop/iPhone

Die meisten Arbeiten erledige ich mit dem Desktop-Client, weil dieser wie oben beschrieben mehr Funktionen hat und weil man mit dem größeren Bildschirm sowie Tastatur und Maus natürlich übersichtlicher und zügiger arbeiten kann. Das Programm ist bei mir ständig geöffnet. Die iPhone App nutze ich hauptsächlich um:

– Aufgaben einzutragen, die mir unterwegs einfallen
– Aufgaben nachzuschlagen (was kann ich gerade erledigen?)
– Aufgaben abzuhaken, die ich unterwegs erledigt habe

Erfassen, ordnen und machen

Das ist die gängige Arbeitsweise mit OmniFocus. Alles was einem an Aufgaben und Projekten einfällt schreibt man am besten erstmal als Liste in die sogenannte Inbox („Brain Dump“). Wenn man schon länger mit dem Programm arbeitet und eine Reihe von Projekten definiert hat, kann man neue Dinge natürlich auch gleich in das entsprechende Projekt eintragen. Auf dem Desktop kann man auch mit Hilfe der Tastenkombination Ctrl-Alt-Leertaste aus jedem anderen Programm ein Eintragsfenster für neue Aufgaben öffnen, mit Ctrl-Shift-C kann aus markiertem Text eines anderen Programms ebenfalls eine neue Aufgabe gemacht werden (Clipping-Service). Man kann OmniFocus auch so konfigurieren, daß E-Mails, die an eine bestimmte Adresse gehen oder deren Betreff mit einer bestimmten Zeichenfolge beginnt, in der Inbox landen. Auf diese Weise können z.B. Arbeitskollegen Aufgaben zusenden. Das ist auch praktisch, wenn man an einem Rechner ohne OmniFocus sitzt und einem plötzlich eine komplexere Aufgabe einfällt, die man lieber am PC als mit dem iPhone eintippen möchte. Alles was weniger als 2 Minuten dauert, sollte man nicht erfassen, sondern – falls möglich – gleich machen (2-Minuten-Regel bei GTD).

Mit dem Desktop-Client kann man an jede Aufgabe eine Datei, eine E-Mail oder eine Webseite anhängen. Am iPhone kann man zu jeder Aufgabe eine Audio-Aufzeichnung oder ein Foto hinzufügen.

Im nächsten Schritt werden die Dinge geordnet. Alle Aufgaben (in OmniFocus Aktionen genannt), die mehr als einen Arbeitsschritt umfassen, sind schon ein Projekt. Natürlich lassen sich Aktionen auch in Projekte umwandeln und umgekehrt. Am Ende sollte man jeder Aufgabe ein Projekt zugewiesen haben. Man kann mit OmniFocus die Dinge beliebig schachteln. Ein Projekt kann also z.B. aus einzelnen Gruppen bestehen, die dann aus einzelnen Aufgaben/Aktionen zusammengesetzt sind (man kann natürlich noch tiefer strukturieren, im Prinzip funktioniert das Ganze wie ein Outliner). Innerhalb eines Projekts oder einer Gruppe kann man festlegen, ob die Aufgaben parallel abgearbeitet werden können oder Schritt für Schritt (sequentiell). In diesem Fall ist dann immer nur der gerade oberste Schritt aktiv/verfügbar. Für Aufgaben, für die sich kein Projekt findet, habe ich mir ein Projekt „sonstige Einzelaufgaben“ angelegt.

Kontexte

Was OmniFocus von einfachen Todo-Listen ganz wesentlich unterscheidet ist, daß man jeder Aufgabe noch einen Kontext zuordnet. Ein Kontext ist z.B. ein Ort, an dem man gerade ist (zu Hause, Büro, Supermarkt, …), ein Werkzeug, man gerade zur Verfügung hat (Mac, Telefon, …) oder eine Person, die man gerade trifft. Auch die Kontexte kann man verschachteln. So habe ich z.B. Kontexte wie Gänge/Supermarkt, Gänge/Post, Mac/E-Mail oder Mac/Online. Mit der iPhone-/iPad-App kann man den ortsbezogenen Kontexten GPS-Koordinaten zuordnen.

OmniFocus hat sowohl auf dem iPhone als auch auf dem Desktop eine Projekt- und eine Kontext-Ansicht, Während man die ersten beiden Schritte (erfassen und ordnen) besser in der Projekt-Ansicht macht ist für das eigentliche Erledigen der Aufgaben die Kontext-Ansicht geradezu ideal. Wenn man beispielsweise gerade im Supermarkt ist, geht man einfach nach Kontexte -> Gänge -> Supermarkt und sieht sofort, was man nicht vergessen sollte einzukaufen. Noch einfacher ist es, wenn man den Kontexten GPS-Koordinaten zugewiesen hat, dann klickt man einfach auf ein Icon und schon sieht man eine Liste aller Dinge, die man in der Nähe erledigen kann. Sehr praktisch.

Mit Kontexten reduziert man seine möglicherweise sehr lange Aufgabenliste auf die wenigen Punkte, die man gerade jetzt erledigen kann. Das hat mich an OmniFocus mit am meisten fasziniert.

Beispiel-Projekt: Geschäftsessen (sequentiell)

– eigene Verfügbarkeit für diesen Monat prüfen (Kontext: Mac)
– Terminvorschläge an Geschäftspartner mailen (Kontext: Mac/E-Mail)
– schönes Restaurant suchen (Kontext: Mac/Online)
– Tisch reservieren (Kontext: Telefon)
– Bestätigung an Geschäftspartner mailen (Kontext: Mac/E-Mail)

Mein Tip bei allen Projekten ist es, möglichst kleine, klare und wirklich machbare Einzelschritte festzulegen. Das stellt sicher, daß Dinge ohne großes Nachdenken dann wirklich auch zügig abgearbeitet werden.

Start-, Fälligkeits- und Abschlußdatum

Noch mehr Übersicht verschafft man sich, indem man Aufgaben sowohl ein Start- als auch ein Fälligkeitsdatum zuweisen kann. So kann man Dinge, die noch gar nicht erledigt werden können (weil das Startdatum noch nicht erreicht ist) aus den Ansichten ausblenden und sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren. Das Fälligkeitsdatum sorgt dafür, daß anstehende Dinge kurz vorher (Standard: 2 Tage) orange und dann rot gekennzeichnet werden, so daß man nichts versäumt. OmniFocus merkt sich zu jeder erledigten Aufgabe auch das Abschlußdatum, so daß man auch im Nachhinein nachvollziehen kann, wann etwas erledigt wurde.

Wiederholungen

Manche Dinge muß man regelmäßig immer wieder erledigen (bei mir z.B. die Monatskarte tauschen). Daher kann man sowohl für das Start- als auch für das Fälligkeitsdatum Intervalle einstellen (z.B. jeden Monat, alle 2 Wochen usw.). Das können entweder feste Intervalle sein oder ein Zeitraum, der davon abhängig ist, wann die Aufgabe das letzte Mal erledigt wurde.

Perspektiven

Im Desktop-Client kann man sich jede Ansicht, die man sich gerade zusammengeklickt hat, z.B. alle Aufgaben, die bestimmte Kontexte haben nach Fälligkeitsdatum sortiert, als Perspektive speichern und später wieder mit einem Klick herbeizaubern. Zum Teil lassen sich diese Perspektiven auch auf die iOS-Geräte übertragen.

Prüfen

Es gehört zu GTD, seine Projekte in regelmäßigen Abständen zu prüfen, z.B. ob es als Ganzes überhaupt noch relevant ist oder ob einzelne Aktionen evtl. zu ändern sind. Jedem Projekt läßt sich daher ein Prüfinterval zuordnen (z.B. wöchentlich). In einer Prüf-Ansicht zeigen der Desktop- und der iPad-Client dann alle zu prüfenden Projekte geordnet nach Prüfdatum an, so daß man diese leicht durchsehen und als geprüft markieren kann.

Synchronisation

Die Synchronisation zwischen Desktop und iPhone kann wahlweise über Mobile Me, Bonjour oder einem Webordner erfolgen. Einmal konfiguriert, läuft die Synchronisation dann automatisch. Der Desktop-Client kann auch mit iCal oder anderen Macs synchronisiert werden. Die OmniGroup bietet auch einen eigenen kostenlosen Sync-Service über ihre Server an.

Weiterführende Screencasts

Allen, die noch mehr wissen wollen und mal sehen möchten, wie das Programm in der Praxis aussieht, möchte ich die zwei Screencasts von screencastsonline.com (Englisch) sehr empfehlen. Die Videos sind wirklich gut gemacht und vertiefen die von mir angerissenen Punkte mit praktischen Beispielen:

– Einführung und Grundlagen
– fortgeschrittene Funktionen und iPhone-App

Persönliches Fazit

Für mich ist das Programm unentbehrlich geworden. Es hat Struktur in meine Aufgaben und Projekte gebracht, spart Zeit ein und gibt das gute Gefühl, nichts wichtiges zu vergessen. Es ersetzt viele Dinge, die ich vorher in separaten Programmen oder auf Zetteln verwaltet habe, von meinen beruflichen Projekten bis zur Einkaufs- und Verleihliste.


Screenshot der iPad-Version

 

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