Get Organized

Mein GTD®-Workflow

GTD-Workflow

Wir führen heute meist recht komplexe Leben mit zahlreichen Verpflichtungen und Aufgaben, sei es im Beruf, bei der Ausübung von Hobbys, in der Freizeit oder mit der Familie. Dazu kommen die hoffentlich zahlreichen Einfälle, Ideen und Pläne, die einem im Laufe des Tages so durch den Kopf gehen. Das menschliche Gehirn ist aber nicht besonders gut darin, sich dies alles lückenlos zu merken und nichts wichtiges zu vergessen. Daher beschäftige ich mich seit fast zehn Jahren mit den Themen Aufgabenverwaltung und Projektplanung. Ich orientiere mich dabei weitgehend an einer Methode, die als „Getting Things Done®“ (GTD®) bekannt ist und von David Allen entwickelt wurde und wird. Sein kürzlich aktualisiertes Buch hierzu sei allen empfohlen, die tiefer in die Thematik einsteigen möchten.

Eine kurze Vorbemerkung noch: Nicht alle in diesem Artikel vorgestellten Software-Lösungen sind plattformübergreifend. Dieses Blog hat seinen Schwerpunkt im macOS- und iOS-Bereich. Natürlich gibt es zu allen Komponenten auch mehr oder weniger gut funktionierende Alternativen. Wichtig ist dabei, dass man mit den entsprechenden Werkzeugen gut klarkommt, denn nur dann wird man sie auch dauerhaft und gerne nutzen. Nach meiner Erfahrung kann man GTD allerdings nicht mit nur einem Programm erschlagen, Aufgabenverwaltung ausschließlich mit Hilfe von Kalender und/oder E-Mail-Inbox (habe ich alles schon gesehen) funktioniert mehr schlecht als recht.

Eine der Grundideen von GTD ist, dass alle Aufgaben, Projekte, Ideen usw. aufgeschrieben werden. Damit wird der Kopf frei für das Erledigen von Dingen und natürlich auch für Neues. Zusätzlich wird einem die mentale Last genommen, etwas wichtiges zu vergessen oder zu übersehen, was zu einer inneren Ruhe und Entspannung beiträgt, so dass man sich auf das konzentrieren kann, was momentan wichtig ist. Dazu sind fünf grundsätzliche Schritte nötig, von denen ich zunächst vier anhand meines eigenen Workflows erläutern möchte, den ich mal als Flussdiagramm aufgezeichnet habe. Jeder Schritt hat eine eigene Farbe im Diagramm.

GTD-Workflow als Diagramm
Mein aktueller GTD-Workflow (bitte anklicken für Originalgröße)

Mit der Erfassung (gelb) fängt alles an. Das ist natürlich, wenn man noch kein System hat, einen Haufen Arbeit, später im Alltag aber eigentlich banal. Das System ist nur praktikabel, wenn es vollständig ist, ansonsten wird man ihm früher oder später nicht mehr vertrauen und es wird schnell veralten. Wichtig ist daher auch, dass die Erfassung schnell und einfach ist und überall erfolgen kann. Es gibt verschiedene Wege in mein System. Da wären zunächst einmal die physikalischen Inboxen. Hierunter fallen die Briefkästen zu Hause und im Büro, mein Eingangskorb im Büro für Dokumente, die ich von meinen Kollegen bekomme, und Notizblöcke an allen strategischen Stellen, einschließlich Dusche (verrückt, ich weiß), damit kein Gedanke verloren geht, denn ich verdiene mein Geld im wesentlichen mit Kopfarbeit.

Foto meines wasserfesten Notizblocks in der Dusche
Wasserfeste Notizzettel in der Dusche

Immer wichtiger werden heutzutage natürlich die virtuellen Inboxen. Darunter fallen bei mir E-Mails, Messenger-Nachrichten, die Leselisten in Safari und Pocket sowie meine Notiz-Apps. Für die schnelle Erfassung nehme ich gerne “Drafts“, ein Programm für Notizen, welches gleich mit einem leeren Notizzettel startet und zahlreiche Weiterverarbeitungsmöglichkeiten bietet. Bei der Erfassung kommt auch zum ersten Mal meine Aufgabenverwaltung „OmniFocus“ (Mac und iOS, demnächst auch als Web-App verfügbar) ins Spiel, denn auch diese bietet natürlich eine Inbox an, die man unter iOS sogar mit Hilfe von Siri befüllen kann. Ich bin seit Jahren ein großer Fan von OmniFocus, da dieses Programm quasi mit GTD im Hinterkopf entworfen wurde und spezielle Funktionen dafür anbietet.

Im zweiten Schritt (im Diagramm türkis unterlegt), der zeitlich durchaus getrennt vom ersten ablaufen kann, wird geklärt, um was es sich da eigentlich handelt, was im Eingang liegt, um dieses dann im dritten Schritt (grün unterlegt) in das System einzuordnen. Die Grenze zwischen Schritt 2 und 3 kann hierbei manchmal fließend sein. Ein Termin, wie ein Besuch beim Arzt oder Frisör landet natürlich im Kalender. Triviale Alltagseinkäufe wie Brot und Butter landen in meiner Einkaufs-App „Bring“ , weil diese dafür optimiert ist und ich Dinge wie „Milch kaufen“ nicht in OmniFocus neben Aufgaben wie „neue Marketingstrategie entwickeln“ haben möchte (größere Einkäufe, die z.B. eine Recherche erfordern, wandern aber durchaus tiefer ins System). Auch das Lesen nicht-dienstlicher Bücher oder das Anschauen von Filmen zu meiner Unterhaltung landen nicht in OmniFocus, sondern in einer entsprechenden Liste von Apples Erinnerungs-App. Bei dem, was dann noch übrig bleibt, lautet die zentrale Frage: ist es eine ausführbare Sache?

Falls das nicht der Fall ist, stellt sich natürlich erstmal die Frage, ob diese Sache überhaupt noch benötigt wird. Vielleicht lag sie ja schon ein paar Tage in meiner Inbox und ist inzwischen unwichtig geworden, dann kann an dieser Stelle gleich die Entsorgung erfolgen. Ist es nach wie vor relevant, kann es sich um Referenzmaterial handeln, also etwa Unterlagen oder Daten, die zu einem Projekt gehören, aber keine unmittelbare Aufgabe darstellen wie z.B. die Gesprächsmitschrift einer Kundenbesprechung. Diese landet dann in der Notiz-App, bzw. bei physikalischen Dingen in einem entsprechenden Ordner, einer Hängemappe o.ä. Handelt es sich nicht um Referenzmaterial, sondern um eine Idee, gibt es zwei Möglichkeiten. Vage Ideen, also Dinge, die ich vielleicht mal irgendwann tun möchte (z.B, eine Weltreise), landen in der sogenannten „Someday/Maybe“-Liste. Hierfür nutze ich Trello, ein webbasiertes, wie ich finde sehr übersichtliches, Projektmanagement-System, welches einen listenbasierten Ansatz hat und die meisten Funktionen kostenlos anbietet. Konkrete Ideen sowie kurz- und mittelfristige Ziele (beruflich und privat) landen zunächst in einer Ideenliste, von wo aus ich sie als berufliche oder private Ziele auf Monats- (beruflich) und Quartalslisten (privat) verschiebe (alles ebenfalls in Trello). Praktischerweise bietet Trello übrigens auch iPhone und iPad-Apps.

Bei ausführbaren Dingen stellt sich erneut zuerst die Frage, ob die Sache noch relevant ist, bzw. ob ich sie überhaupt machen möchte. Es besteht heutzutage leicht die Gefahr, sich zu viel vorzunehmen, so dass die wichtigen Dinge im Leben zu kurz kommen. Daher ist an diesem Punkt im Ablaufschema eine gute Stelle, um einfach auch mal NEIN zu sagen.

„You can do anything, but you can’t do everything.“

David Allen

Dauert die Aufgabe weniger als zwei Minuten, lohnt der Aufwand nicht, sie in die Aufgabenverwaltung aufzunehmen. Sie wird dann sofort erledigt und ist damit raus aus dem System (2-Minuten-Regel in GTD). Als nächstes stellt sich insbesondere im beruflichen Umfeld die Frage, ob die Aufgabe bzw. das ganze Projekt (oder zumindest Teile davon) delegiert werden kann oder muss. In diesem Fall reiche ich sie an die zuständige Person weiter. Wenn es sich dabei um etwas handelt, in das ich nach wie vor involviert bin, trage ich in OmniFocus eine Aufgabe ein, mich bei der betreffenden Person nach dem Stand in dieser Sache zu erkundigen. Diese „Nachhak-Aufgabe“ bekommt in OmniFocus einen sogenannten Warten-Kontext, der dafür sorgt, dass sie nicht in der Liste meiner aktuell verfügbaren Aufgaben auftaucht. Dennoch kann ich über eine Warten-Perspektive (Perspektiven sind nutzerdefinierte Ansichten auf das System, s.u.) jederzeit eine Liste mit allen Dingen, auf die ich aktuell warte, einsehen. Ich kann hier an dieser Stelle leider nicht auf die Einzelheiten und Feinheiten von OmniFocus eingehen, dies würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, daher wird diese Software auf einer separaten Seite nochmal vorgestellt, auf der zumindest die Grundkonzepte erläutert sind. Aber es sind u.a. Funktionen wie diese, welche OmniFocus in einem GTD-System so wertvoll machen.

Übrig bleibt nun alles, was ich selber machen muss und länger als zwei Minuten dauert. An dieser Stelle ist eine letzte Frage zu beantworten: Handelt es sich um eine Aufgabe oder um ein Projekt? Der Projektbegriff ist heute schon öfter gefallen. Ein Projekt ist schlicht und ergreifend alles, was aus mehr als einer Aufgabe besteht. Eine Aufgabe sollte hierbei eine klar umrissene Sache sein, die einen dem Ziel des Projekts näher bringt. Entscheidet man sich dafür, dass es sich um ein Projekt handelt, sollte man auch gleich mindestens eine Aufgabe für dieses Projekt festlegen. Damit ist sichergestellt, dass alle Projekte voranschreiten können und jederzeit klar ist, was die nächsten Aufgaben im System sind. OmniFocus kennt auch sogenannte Einzelaufgaben-Projekte („single action lists“), unter die man Aufgaben thematisch zusammenfassen kann, obwohl sie streng genommen kein Projekt bzw. ein Dauerprojekt sind wie z.B. „Wartungsarbeiten Wohnung“. So findet alles seinen Platz. An dieser Stelle versehe ich Projekte und Aufgaben auch mit „Tags“ (im Prinzip Schlagworte), evtl. Zurückstellungs- und Fälligkeitsterminen und ggf. Wiederholungsintervallen oder Markierungen. All dies sind wichtige Funktionen von OmniFocus, die bei der Auswahl der zu erledigenden Aufgaben helfen, der vierte Schritt (im Diagramm rot unterlegt).

Screenshot meiner aktuellen Projektstruktur in OmniFocus
Aktuelle Projektstruktur. OmniFocus erlaubt die Strukturierung von Aufgaben in Ordner, Projekte und Gruppen. Zur Erstellung der initialen Struktur ist es empfehlenswert, eine Mindmap mit den eigenen Lebens- und Aufgabenbereichen anzulegen und diese dann in eine OmniFocus-Struktur zu gießen. Im wesentlichen unterscheide ich zwischen persönlichen und dienstlichen Projekten. Wartungsaufgaben, die dazu dienen, mein Computer- und GTD-System aufrecht zu halten, befinden sich innerhalb von Projekten unterhalb des gesonderten Ordners „Wartung“.

Tags können z.B. Energielevel sein (wie leichte Aufgabe oder Fokussierung erforderlich), Personen, die zur Erledigung anwesend sein müssen, oder Orte, an denen man sich zur Abarbeitung aufhalten muss. Erhält eine Aufgabe (oder ein Projekt) ein Zurückstellungsdatum, taucht sie/es erst dann in der Liste meine verfügbaren Aufgaben auf, so dass ich damit erst „belastet“ werde, wenn es relevant ist. Fälligkeitsdaten setze ich sehr sparsam ein und nur dann, wenn die Aufgabe wirklich zwingend bis zu einem bestimmten Datum erledigt sein muss. Wenn von zehn Aufgaben für einen Arbeitstag acht ein Fälligkeitsdatum haben, macht dieses wenig Sinn. Schließlich kennt OmniFocus sich wiederholende Aufgaben (oder Projekte), die sich nach Abschluss erneut z.B. mit einem neuen Zurücksstellungsdatum anlegen. Solche Dinge gibt es zuhauf in meinem System und OmniFocus ist sehr flexibel, was die Wiederholungszeiträume betrifft. Um eine Aufgabe hervorzuheben, kann sie in OmniFocus markiert werden, so dass sie farblich gekennzeichnet wird. Mehrere Prioritätsstufen kennt OmniFocus allerdings nicht, es würde mir aber auch schwerfallen, jedesmal zu entscheiden, ob eine Aufgabe Priorität A, B, C, D oder E hat (was wäre z.B. der Unterschied zwischen C und D?).

Screenshot meiner aktuellen Tag-Struktur in OmniFocus
Aktuelle Tag-Struktur. Genau wie Projekte können auch Tags in OmniFocus verschachtelt sein. Die grauen Tags ganz unten sind im Wartezustand, alle Aufgaben mit diesen Tags gelten als nicht verfügbar, was nützlich ist, wenn ich z.B. auf die Zuarbeit einer anderen Person warte.

Mit Hilfe dieser „Meta-Daten“ und der bereits erwähnten Perspektiven fällt es leicht, die nächste zu erledigende Aufgabe auszuwählen. Schon die Tags (bei mir häufig ein Energielevel) und das Zurückstellungsdatum schränken die Auswahl in der Regel enorm ein. Durch Perspektiven wie „Persönlich“ oder „Visisoft“ (also privat bzw. beruflich), die auf Ordnern beruhen, in denen sich das zugehörige Projekt befindet, wird die Auswahl noch weiter reduziert. Auch für „fällig oder markiert“ habe ich eine allgemeine, berufliche und private Perspektive. An dieser Stelle spielt ein GTD-System seine Stärken voll aus. Wenn ich weiß, dass ich bis zum nächsten Termin eine Stunde freie Zeit habe, kann ich in weniger als einer Minute entscheiden, welche Aufgabe(n) ich bis dahin erledige, statt 15 oder mehr von den 60 Minuten mit überlegen zu verbringen, was denn so zu machen wäre. Auf Arbeit hat es sich bewährt, mir zum Tagesanfang die Liste der verfügbaren dienstlichen Aufgaben anzeigen zu lassen und die Aufgaben zu markieren, die ich an diesem Tag erledigen möchte. Für den restlichen Tag kann ich dann einfach mit der Perspektive „Heute“ arbeiten.

Screenshot des Meta-Daten-Dialogs in OmniFocus
Typische Meta-Daten für ein OmniFocus-Projekt, in diesem Fall das monatliche Review meines GTD-Systems (s.u.).

Der fünfte und letzte Schritt eines und meines GTD-Systems befindet sich nicht im Diagramm, ist aber enorm wichtig, nämlich das Review des Systems. Durch Reviews wird das System an allen Stellen im Diagramm aktuell und relevant gehalten. Reviews finden bei mir in unterschiedlichen Intervallen statt (täglich morgens, täglich abends, wöchentlich, monatlich und jährlich) und sind jeweils ein sich entsprechend wiederholendes Projekt in meiner Aufgabenverwaltung. Die wöchentlichen, monatlichen und jährlichen Reviews sind natürlich umfangreicher als die täglichen. Morgens schaue ich mir nur die verfügbaren Aufgaben und den Kalender für die nächsten Tage an. Abends verarbeite ich, was in den wichtigsten Inboxen noch übrig ist (verarbeiten meint hier im GTD-Sinne klären und einordnen), werfe nochmal einen Blick auf die verfügbaren Aufgaben, schaue mir die morgen verfügbaren Aufgaben an und lege die/das Schlüsselprojekt(e) für den nächsten Tag fest. Auch dafür habe ich natürlich jeweils eine OmniFocus-Perspektive.

Das wöchentliche Review ist umfangreicher, so dass ich mir dafür im Kalender einen Termin blocke. Es umfasst die Durchsicht des Kalenders für die nächste(n) Woche(n), die Durchsicht der Warteliste (muss ich jemanden an etwas Delegiertes erinnern?), das Verarbeiten sämtlicher Inboxen (gelbe Bereiche im Diagramm), ein Review aller zeitnahen persönlichen und beruflichen Ziele und Ideen in Trello sowie die Durchsicht aller Projekte in OmniFocus, die für ein Review „fällig“ sind. Letzteres beruht auf einem weiteren Feature von OmniFocus, welches das Festlegen eines individuellen Review-Zeitraums pro Projekt ermöglicht. In einer speziellen Review-Ansicht kann man nur die Projekte anzeigen lassen, für die der Review-Zeitraum überschritten ist. Für jedes dieser Projekte überlege ich dann, ob es noch relevant ist, ob die enthaltenen Aufgaben geändert werden müssen oder welche zusätzlichen Schritte erforderlich sind, um es voranzutreiben. Je nach Projekt schwanken die Review-Intervalle bei mir zwischen einer Woche und mehreren Monaten. Wird ein Projekt als überprüft markiert, beginnt das Review-Intervall von vorn.

Das monatliche Review verlässt diesen – ich nenne ihn mal – Basislevel und betrachtet das System von weiter oben. Hier schaue ich mir (zumindest für das aktuelle Jahr) alle persönlichen und beruflichen Ziele an, sortiere die aus, die ich nicht weiterverfolgen möchte, schaffe Projekte, um die wichtigen Ziele weiter voranzutreiben, usw. Auch ein Blick auf die „Someday/Maybe“-Liste (s.o.) gehört zu diesem Review. Das jährliche Review, hierfür nutze ich meist die „Weihnachtspause“, ist noch weiter oben angesiedelt, mit einem Rückblick auf das vergangene Jahr (welche Ziele wurden erreicht?) und der Perspektive für das nächste und die kommenden Jahre.

Disclaimer: GTD und „Getting Things Done“ sind Marken der David Allen Company, zu der dieses Blog in keinerlei Beziehung steht.

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Über den Autor

Markus Jasinski

Markus Jasinski ist ein Rostocker Unternehmer, Naturwissenschaftler, IT-Spezialist, Autor, Coach, Dänemark-Fan, überzeugter Radfahrer und nicht zuletzt „Computer Geek“ und Smart-Home-Enthusiast. Sein erstes iPhone kaufte der promovierte Naturwissenschaftler im Jahre 2008, kurze Zeit später wurde er dann auch zum Mac-Nutzer. Nach und nach gesellten sich iPad, Apple TV und Apple Watch hinzu.

Um diese vielfältigen Interessen und Aktivitäten "unter einen Hut" zu bekommen befasst sich der gebürtige Westfale seit über zehn Jahren mit den Themen Selbstorganisation und Aufgabenmanagement, die ebenfalls ein Schwerpunkt dieses Blogs sind.

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