OmniFocus

Wer eine professionelle Aufgaben-Verwaltung sucht, die über einfache ToDo-Listen weit hinausgeht, und ein synchrones Arbeiten unter macOS und iOS/iPadOS ermöglicht, sollte sich OmniFocus (verfügbar für Macs, iPads, iPhones sowie die Apple Watch) anschauen. Die Software wird von der OmniGroup aus Seattle programmiert. Diese Firma, die sich ganz dem Thema Produktivität verschrieben hat, stellt ausschließlich Mac- und iOS-/iPadOS-Software her. OmniFocus deckt das ganze Spektrum von der einfachen Aufgabenliste bis hin zu GTD® („Getting Things Done“, eine bekannte Selbstmanagement-Methode von David Allen) ab. Die Lösung ist insbesondere in der Pro-Variante nicht preiswert, spielt dafür aber in der Profiliga. Sie wird ständig weiterentwickelt, umfassend supportet und ist für jemanden mit zahlreichen Aufgaben und Verpflichtungen jeden Cent wert. OmniFocus liegt vollständig in deutscher Lokalisierung vor.

Arbeitsteilung zwischen den Geräten

Ursprünglich war die macOS-Version mal wesentlich mächtiger als die iOS-/iPadOS-Pendants, aber diese haben im Laufe der Zeit mehr und mehr aufgeholt. Dennoch empfiehlt sich allein schon aufgrund der Größe der Geräte und deren Portabilität eine gewisse Arbeitsteilung, auf die ich hier kurz eingehen möchte.

Da man sein iPhone in der Regel dabei hat, eignet sich die iPhone-Version besonders gut zum Erfassen von Aufgaben, denn es wichtig, jedes neue Projekt und jede neue Aufgabe umgehend festzuhalten. Zum einen, damit man nicht länger mit dem Gedanken belastet ist und zum anderen ist die Gefahr des Vergessens releativ hoch, die meisten Leser dürften das schon erlebt haben. Es ist natürlich aber auch das ideale Gerät, um unterwegs zu schauen, welche Aufgaben „on the go“ zu erledigen sind, also z.B. Besorgungen. Nur in der iOS-und iPadOS-Version kann man Aufgaben (über Tags, dazu später mehr) mit realen Orten verknüpfen. Das ermöglicht Push-Benachrichtigungen, sobald man zu Orten kommt, an denen Dinge zu erledigen sind.

Sogar auf der Apple Watch ist OmniFocus vertreten, hier sind insbesodere die sogenannten Komplikationen nützlich, die es u.a. ermöglichen, die Zahl der heute zu erledigenden Aufgaben in einem Ziffernblatt mit anzeigen zu lassen.

Die Mac- und iPad-Version kann man insbesondere bei MacBooks fast austauschbar verwenden, wobei das iPad auf dem Sofa, in der Bahn, im Flugzeug oder Café meist die bessere Wahl sein dürfte. Den besten Überblick über die gesamte Projektstruktur bietet immer noch der Mac, insbesondere bei größeren Monitoren.

In Entwicklung ist auch eine webbasierte Variante, die es ermöglichen wird, OmniFocus auch außerhalb der Apple-Welt, etwa in einer Windows-basierten Firma, einzusetzen. Sie wird nach Fertigstellung in Form eines Abonnements vertrieben.

Erfassen, ordnen und machen

Das ist die gängige Arbeitsweise mit OmniFocus. Alles was einem an Aufgaben und Projekten einfällt schreibt man am besten erstmal als Liste in die sogenannte Inbox („Brain Dump“). Wenn man schon länger mit dem Programm arbeitet und eine Reihe von Projekten definiert hat, kann man neue Dinge natürlich auch gleich in das entsprechende Projekt eintragen. Auf dem Desktop kann man auch mit Hilfe einer wählbaren Tastenkombination aus jedem anderen Programm ein Eintragsfenster für neue Aufgaben öffnen.

Man kann OmniFocus auch so konfigurieren, dass E-Mails, die an eine bestimmte Adresse gehen, in der Inbox landen („Mail-Drop“). Auf diese Weise können z.B. Arbeitskollegen Aufgaben zusenden. Das ist auch praktisch, wenn man an einem Rechner ohne OmniFocus sitzt und einem plötzlich eine komplexere Aufgabe einfällt, die man lieber am PC als mit dem iPhone eintippen möchte. Alles was weniger als 2 Minuten dauert, sollte man nicht erfassen, sondern – falls möglich – gleich machen (2-Minuten-Regel bei GTD).

Aufgaben unterstützen auch Anhänge, so dass Informationen, die zur Erledigung wichtig sind, gleich an Ort und Stelle untergebracht werden können.

Im nächsten Schritt werden die Dinge geordnet. Alle Aufgaben (in OmniFocus Aktionen genannt), die mehr als einen Arbeitsschritt umfassen, sind schon ein Projekt. Natürlich lassen sich Aktionen auch in Projekte umwandeln und umgekehrt. Am Ende sollte man jeder Aufgabe ein Projekt zugewiesen haben. Man kann mit OmniFocus die Dinge beliebig schachteln. Ein Projekt kann also z.B. aus einzelnen Gruppen bestehen, die dann aus einzelnen Aufgaben/Aktionen zusammengesetzt sind (man kann natürlich noch tiefer strukturieren, im Prinzip funktioniert das Ganze wie ein Outliner). Innerhalb eines Projekts oder einer Gruppe kann man festlegen, ob die Aufgaben parallel abgearbeitet werden können oder Schritt für Schritt (sequentiell). In diesem Fall ist dann immer nur der gerade oberste Schritt aktiv/verfügbar. Man kann auch festlegen, dass ein Projekt nur aus losen Einzelaufgaben besteht, so dass man wirklich alles gut unterbekommen kann.

Tags

Was OmniFocus von einfachen Todo-Listen ganz wesentlich unterscheidet ist, dass man jeder Aufgabe noch einen oder mehrere Tags zuordnet. Ein Tag ist z.B. ein Ort, an dem man gerade ist (zu Hause, Büro, Supermarkt, …), ein Werkzeug, dass man gerade zur Verfügung hat (Mac, iPhone, …) oder eine Person, die man gerade trifft. Auch die Tags kann man verschachteln. So habe ich z.B. Tag-Hierachien wie Gänge/Supermarkt, Gänge/Post, Mac/MacBook oder Mac/Mac mini. Mit der iPhone-/iPad-App kann man den ortsbezogenen Tags GPS-Koordinaten zuordnen.

OmniFocus hat sowohl unter iOS/iPadOS als auch auf dem Desktop eine Projekt- und eine Tags-Ansicht. Während man die ersten beiden Schritte (erfassen und ordnen) besser in der Projekt-Ansicht macht ist für das eigentliche Erledigen der Aufgaben die Tags-Ansicht geradezu ideal. Wenn man beispielsweise gerade im Supermarkt ist, geht man einfach nach Tags -> Gänge -> Supermarkt und sieht sofort, was man nicht vergessen sollte einzukaufen. Noch einfacher ist es, wenn man den Tags GPS-Koordinaten zugewiesen hat. Dann klickt man einfach auf ein Icon und schon sieht man eine Liste aller Dinge, die man in der Nähe erledigen kann. Sehr praktisch.

Mit Tags reduziert man seine möglicherweise sehr lange Aufgabenliste auf die wenigen Punkte, die man gerade jetzt erledigen kann. Das hat mich an OmniFocus mit am meisten fasziniert.

Beispiel-Projekt: Geschäftsessen (sequentiell)

• eigene Verfügbarkeit für diesen Monat prüfen (Tag: Werkzeuge/Kalender)
• Terminvorschläge an Geschäftspartner mailen (Tags: Kommunikation/E-Mail, Name des Kontakts)
• schönes Restaurant suchen (Tag: Werkzeuge/Technologie)
• Tisch reservieren (Tag: Kommunikation/Telefon)
• Bestätigung an Geschäftspartner mailen (Tags: Kommunikation/E-Mail, Name des Kontakts)

Mein Tipp bei allen Projekten ist es, möglichst kleine, klare und wirklich machbare Einzelschritte festzulegen. Das stellt sicher, dass Dinge ohne großes Nachdenken dann wirklich auch zügig abgearbeitet werden.

Start-, Fälligkeits- und Abschlussdatum

Noch mehr Übersicht verschafft man sich, indem man Aufgaben sowohl ein Start- als auch ein Fälligkeitsdatum zuweisen kann. So kann man Dinge, die noch gar nicht erledigt werden können (weil das Startdatum noch nicht erreicht ist) aus den Ansichten ausblenden und sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren. Das Fälligkeitsdatum sorgt dafür, dass anstehende Dinge kurz vorher (Standard: 2 Tage) orange und dann rot gekennzeichnet werden, so dass man nichts versäumt. OmniFocus merkt sich zu jeder erledigten Aufgabe auch das Abschlussdatum, so dass man auch im Nachhinein nachvollziehen kann, wann etwas erledigt wurde.

Wiederholungen

Manche Dinge muss man regelmäßig immer wieder erledigen. Bei sind das z.B. zusätzliche Backups meiner Macs. Daher kann man sowohl für das Start- als auch für das Fälligkeitsdatum Intervalle einstellen (z.B. jeden Monat, alle 2 Wochen usw.). Das können entweder feste Intervalle sein oder ein Zeitraum, der davon abhängig ist, wann die Aufgabe das letzte Mal erledigt wurde. Die Intervalle sind mittlerweile extrem flexibel, so ist z.B. die Angabe „jeden 1. Donnerstag im Monat“ kein Problem.

Perspektiven

In OmniFocus kann man sich jede Ansicht, die man sich gerade zusammengeklickt hat, z.B. alle Aufgaben, die bestimmte Tags haben nach Fälligkeitsdatum sortiert, als Perspektive speichern und später wieder mit einem Klick herbeizaubern. Die Mächtigkeit dieser Funktion ist enorm, da man blitzschnell zu genau der Ansicht auf seine Aufgaben gelangt, die man gerade benötigt und aktuell unwesentliches ausgeblendet wird. Beispiele für Perspektiven, die ich mir erstellt habe, sind „Heute“, „Hotlist“, „aktive Projekte“, „stockende Projekte“ und „Warten“. Ich werde die ein oder andere Perspektive gerne als Blog-Artikel ausführlicher vorstellen. Perspektiven und auch Automatisierungsmöglichkeiten sind der Pro-Version von OmniFocus vorbehalten.

Prüfen

Es gehört zu GTD, seine Projekte in regelmäßigen Abständen zu prüfen, z.B. ob es als Ganzes überhaupt noch relevant ist oder ob einzelne Aktionen evtl. zu ändern sind („Review“). Jedem Projekt lässt sich daher ein Prüfinterval zuordnen (z.B. wöchentlich). In einer Prüf-Ansicht zeigen der Desktop- und der iOS-/iPadOS-Client dann alle zu prüfenden Projekte geordnet nach Prüfdatum an, so dass man diese leicht durchsehen und als geprüft markieren kann. Diese essentielle Funktion haben die allermeisten Mitbewerber unverständlicherweise nicht implementiert.

Synchronisation

Die Synchronisation zwischen Desktop und mobilen Versionen kann wahlweise über den kostenlosen Omni-Sync-Service oder einem eigenen WebDAV-Server erfolgen. Einmal konfiguriert, läuft die Synchronisation dann automatisch. Die Daten können verschlüsselt gespeichert werden.

Fazit

Für mich ist das Programm unentbehrlich geworden. Es hat Struktur in meine Aufgaben und Projekte gebracht, spart Zeit ein und gibt das gute Gefühl, nichts wichtiges zu vergessen. Es ersetzt viele Dinge, die ich vorher in separaten Programmen oder auf Zetteln verwaltet habe, von meinen beruflichen Projekten bis hin zum Freizeitbereich.