Tag Archive for: Workflow

Workflow für Webfundstücke

10 Sep 2011
10. September 2011

Viele werden das kennen, man findet einen interessanten Artikel im Web und hat entweder keine Zeit ihn zu lesen oder ahnt schon jetzt, dass man diese Info irgendwann mal brauchen wird. Mit den klassischen Bookmarks lässt sich dieses Problem nicht erschlagen, denn diese werden zum einen mit der Zeit sehr unübersichtlich und zum anderen ist der Browser schon lange nicht mehr die einzige Quelle für lesenswerte Webseiten. Mindestens genauso wichtig sind für mich z.B. RSS-Feeds. Diese lese ich auf allen Geräten (Mac, iPhone und iPad) mit der vorzüglichen App „Reeder“. Auf weitere Webseiten stoße ich via Twitter. Bei Benutzung von Mobilgeräten müsste ich die Links in diesem Fall erst im Browser öffnen, um ein Lesezeichen zu setzen, sicherlich kein optimaler Workflow. Wie sieht meine Lösung für dieses Problem aus?

reedermac

Reeder für Mac

Nun, sie ist zweistufig. Zuerst landen alle gefundenen Webseiten in einem Dienst namens Instapaper. Instapaper ist ein grundsätzlich kostenloser Service zum späteren Lesen von Webseiten, zur Verwendung müssen wir uns dort ein Benutzerkonto anlegen. Aus Browsern können Seiten über ein sogenanntes Bookmarklet (Bookmark, welches JavaScript-Anweisungen ausführt) nach Instapaper gesendet werden. Viele Apps wie Newsreader und Twitter-Clients können Webseiten über eine Schnittstelle (API) an den Instapaper-Dienst senden. Damit habe ich mein erstes Ziel erreicht: In allen Programmen und auf allen Geräten, wo ich Webseiten lese, kann ich alle Fundstücke an einer zentralen Stelle sammeln. Zugriff auf meine Artikelsammlung erhalte ich entweder über die Instapaper-Seite im Browser oder mit den iOS-Apps von Instapaper (kostenpflichtig). Auf diese Weise ist es z.B. möglich, Webseiten in Ruhe unterwegs in der Bahn zu lesen, die man zuvor am Desktop gefunden hat.

instapaperiphone

Instapaper für iPhone

Instapaper ist aber nicht mein „Endlager“. Seit einiger Zeit sammle ich alle Informationen, die für mich nochmal interessant werden könnten, in der Dokumentenverwaltung „DEVONthink Pro“. DEVONthink ermöglicht u.a. die Ablage von Bookmarks, Texten, RTF-Texten, PDFs, Bildern und Webarchiven in einer strukturierbaren Ablage. Die Inhalte können zusätzlich mit Tags versehen werden. Die Suchfunktion ist sehr leistungsfähig und nutzt Technologien aus dem Bereich der künstlichen Intelligenz.

devonthinkmac

DEVONthink Pro für Mac

Der zweite Teil meines Workflows sieht daher so aus, dass ich einmal pro Woche zu Instapaper gehe und alle relevanten Artikel nach DEVONthink übernehme. Je nach Bedeutung des Fundstücks wird daraus in DEVONthink entweder ein Bookmark oder ich trage die Inhalte oder Teile der Inhalte als Webarchiv oder RTF-Text ein. Letzteres macht die Texte besser für die Suchfunktion zugänglich. Durch Synchronisation mit „DEVONthink to Go“ steht mir die gesamte Wissensdatenbank anschließend auch auf iPhone und iPad zur Verfügung.

Webseiten, die ich von Instapaper nach DEVONthink übertragen habe, lege ich anschließend in das Instapaper-Archiv. Damit weiß ich, dass ich die Seite verarbeitet habe und besitze zusätzlich noch ein Backup aller gefundenen Webseiten. Nochmal zusammengefasst, sieht mein Workflow also so aus:

workflow-webfundstuecke

Workflow-Diagramm

TextExpander: Dropbox-Sync zwischen OS X und iOS

20 Aug 2011
20. August 2011

TextExpander, ein Tool, welches ich bereits hier vorgestellt habe, wandelt zuvor definierte Kürzel (= Snippets) in eine Langform um. Auf diese Weise kann der Tippaufwand für Briefe, E-Mails, Chats, HTML-Seiten uvm. deutlich reduziert werden. Die Software ist sowohl für OS X als auch für iOS verfügbar.

Bisher konnten die Snippets nur per WLAN vom Mac auf ein iOS-Gerät übertragen werden. Mit TextExpander touch 1.2 kam kürzlich ein langersehntes Feature, die Dropbox-Synchronisation zwischen OS X und iOS, hinzu. Damit sind Kürzel, die wir auf dem Mac neu erstellen, automatisch beim nächsten Öffnen der iOS-App (die als Univeral-App sowohl auf dem iPhone als auch auf dem iPad ihren Dienst versieht) dort verfügbar (und umgekehrt).

Zum Einrichten der Synchronisation öffnen wir auf dem Mac die TextExpander-Einstellungen:

te-dropbox-1

Im Abschnitt „Synchronisieren“ stellen wir die Synchronisationsmethode auf „Dropbox“:

te-dropbox-2

Dadurch entsteht in unserem Dropbox-Ordner ein Verzeichnis „TextExpander“, welches die Datei „Settings.textexpander“ mit allen unseren Snippets enthält:

te-dropbox-3

Auf dem iPhone (oder dem iPad) suchen wir ebenfalls die Einstellungen auf und aktivieren dort die Dropbox-Synchronisation:

te-dropbox-4

Der Standard-Dropbox-Authorisierungsdialog fragt nun die Dropbox-Zugangsdaten ab. Das war es dann aber auch schon, ab sofort stehen unsere Mac-Snippets auch auf dem iPhone zur Verfügung:

te-dropbox-5

Abschließend noch ein Hinweis zu iOS 5. Dieses Update wird eine eigene Expansionsfunktion mitbringen, die aber im Vergleich zu TextExpander als rudimentär bezeichnet werden kann. Alle Kürzel müssen direkt auf dem iOS-Gerät definiert werden, ein synchronisierbares Gegenstück auf dem Mac ist nicht vorhanden. Dafür funktionieren diese Kürzel allerdings überall, während TextExpander auf Apps mit integrierter Unterstützung angewiesen ist. Allerdings wird diese von vielen meiner Produktivitätsapps – wie z.B. Simplenote, DEVONthink, Nebulous Notes oder Writing Kit angeboten.



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Software-Tipp: LaunchBar

15 Mai 2011
15. Mai 2011

Ähnlich wie bei der kürzlich vorgestellten Software TextExpander geht es auch bei LaunchBar darum, Zeit zu sparen und schneller mit dem Rechner zu arbeiten. Wer viel mit der Tastatur unterwegs ist profitiert besonders von LaunchBar, mit der Software können viele Vorgänge gestartet werden, die mit einer Maussteuerung deutlich länger dauern. Das Tool ist ein Produkt der Objective Development Software GmbH aus Wien und kostet zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels 24 Euro, es kann 30 Tage kostenfrei getestet werden.

Einführung und Programme starten

Für den Einstieg wollen wir LaunchBar verwenden, um Programme zu starten. Das funktioniert so ähnlich wie bei Spotlight – nur viel besser. Zunächst einmal habe ich die Tastenkombination für Spotlight auf Alt-Leertaste geändert, um Cmd-Leertaste für LaunchBar nutzen zu können. Das geht über die Systemeinstellungen:

Nun können wir Cmd-Leertaste für LaunchBar verwenden. Dieses kann in den LaunchBar-Einstellungen konfiguriert werden:

Wenn wir jetzt Cmd-Leertaste drücken erscheint – vorausgesetzt LaunchBar läuft (idealerweise sollte das Tool gleich bei der Anmeldung gestartet werden) – die Eingabeleiste von LaunchBar mittig direkt unter der Menüleiste:

LaunchBar wartet jetzt auf Tastatur-Eingaben, z.B. von Programmnamen. Das zuletzt mit LaunchBar gestartete Programm (im Screenshot Safari) kann einfach mit der Entertaste erneut gestartet werden. Wie bei Spotlight muß natürlich nicht der ganze Name eingegeben werden, sondern nur kleine Teile davon:

In diesem Beispiel habe ich „OMNI“ eingegeben (die getätigte Eingabe erscheint zur Kontrolle immer links neben dem Zahnrad) und die ersten vier Treffer sind Programme der Omni-Group. Ich kann nun entweder noch mehr Zeichen eingeben bis das gewünschte Programm ausgewählt ist oder aber mit den Cursortasten zum gewünschten Eintrag navigieren und Enter drücken. Und hier beginnt Launchbar intelligenter zu werden als Spotlight. Wenn ich mehrmals nach der Eingabe von „OMNI“ OmniFocus starte, erkennt das Programm meinen Wunsch und bietet OmniFocus künftig als ersten Treffer an. Aber LaunchBar ist noch schlauer, es erkennt auch, wenn Programme aus Wortbestandteilen zusammengesetzt sind und bietet z.B. OpenOffice.org als ersten Treffer für die Eingabe „OOO“ an:

Oder „ABFR“ führt direkt zu A Better Finder Rename (ein tolles Programm für Massen-Umbenennungen übrigens, müßte ich auch mal was zu schreiben):

Vielleicht ist einigen der Pfeil hinter manchen Programmen wie z.B. OpenOffice.org aufgefallen. Dahinter verbirgt sich eine weitere tolle LaunchBar-Funktion: Ist ein solches Programm ausgewählt braucht nur die Leertaste oder Cursor-Rechts gedrückt zu werden und es erscheint eine Liste der Dokumente, die mit dem betreffenden Programm zuletzt bearbeitet wurden. Einfach ein Dokument auswählen, Enter drücken und schon wird es in dem ausgewählten Programm geöffnet. Große Zeitersparnis im Vergleich zur Mausbedienung! Als Beispiel habe ich hier bei ausgewähltem OmniOutliner die Leertaste betätigt:

Aber LaunchBar kann noch viel mehr als nur Programme starten. Und zwar soviel, daß ich hier gar nicht alle Funktionen erwähnen kann. Eine vollständige Beschreibung findet sich auf der LaunchBar-Homepage, ich beschränke mich hier auf eine Handvoll weiterer Beispiele.

Websuchen

Schnell mal was bei Google suchen? Kein Problem:

Vollständige Tastenfolge: Cmd-Leertaste > GOO > Leertaste > Suchbegriff > Enter

Cmd-Leertaste:

Leertaste oder Cursor-Rechts und Suchbegriff eingeben:

Enter-Taste und die Suche läuft:

Solche „Suchvorlagen“ bringt LaunchBar für etliche Webseiten mit. Beispiele: Amazon, dict.cc, ebay, Flickr, LEO, MacUpdate, Wikipedia, Yahoo, YouTube und viele mehr. Fortgeschrittene Benutzer können sich eigene Vorlagen erstellen und LaunchBar somit nahezu beliebig erweitern.

Adressen und E-Mails

LaunchBar kann auch Adressbuchdaten verarbeiten. So kann man blitzschnell eine Adresse heraussuchen oder eine E-Mail beginnen. Beispiel für eine E-Mail an T-Mobile:

Vollständige Tastenfolge: Cmd-Leertaste > T-MOB > Leertaste > Enter

Cmd-Leertaste > T-MOB:

Leertaste oder Cursor-Rechts:

Enter-Taste:

Wie man im vorletzten Screenshot sieht, kann man auch die sonstigen Adressdaten dieses Eintrags sehen. Fortgeschrittene Nutzer können einen Enter-Klick auf die Telefonnummer noch mit dem Start eines Skype-Anrufs verknüpfen.

Safari-Lesezeichen und -Verlauf sowie Webseiten

Wie man anhand der bisherigen LaunchBar-Suchergebnisse sieht, findet das Tool auch Safari-Lesezeichen (Globus-Symbol) und bisher besuchte Webseiten (Globus-Symbol mit Uhr).

Auch Webseiten, die man noch nie besucht hat, lassen sich mit LaunchBar öffnen. Dieses Vorhaben erkennt das Tool z.B. am „www“.

Cmd-Leertaste > www.hamburg:

Das „.de“ (oder eine andere einstellbare Toplevel-Domain) ergänzt LaunchBar sogar automatisch.

Instant Send

Bisher haben wir Daten wie Suchbegriffe oder Webadressen immer nach dem Öffnen von LaunchBar eingegeben. Es gibt aber auch den anderen Weg. Wenn wir in einem Programm ein Wort markieren und die Alt-Taste drücken (Taste ist konfigurierbar), landet dieses Wort in LaunchBar (= Instant Send) und wir können einen Befehl wie „GOO“ für Google-Suche damit ausführen:

Alt-Taste:

GOO:

Das Betätigen der Enter-Taste führt nun zu einer Google-Suche nach „iPad 2“. Mit etwas Konfigurationsarbeit eröffnet Instant-Send phantastische Möglichkeiten wie z.B. das Übersetzen von markiertem Text mit Hilfe der entsprechenden Google-Werkzeuge.

Arbeiten mit Ordnern und Dateien

Wir können z.B. mal den Download-Ordner mit LaunchBar suchen:

Leertaste oder Cursor-Rechts führt uns zum Inhalt:

Die Dateien können wir nun mit der Enter-Taste öffnen oder mit der Leertaste eine Vorschau des Inhalts sehen („Quicklook“). Für alle anderen gängigen Datei-Operationen wie z.B. Kopieren oder Umbenennen gibt es ebenfalls Tastenkürzel oder Menüs deren Erläuterung jedoch den Umfang dieses Artikels sprengen würde.

Auch für Dateien gibt es Instant-Send. Eine im Finder markierte Datei landet mit der Alt-Taste umgehend in LaunchBar.

Multi-Zwischenablage

Etwas in die Zwischenablage kopiert und damit wichtigen alten Inhalt überschrieben? Mit LaunchBar kein Problem mehr, das Tool bringt mehrere Zwischenablagen mit und das auch noch weitgehend konfigurierbar:

Bei mir genügt also ein Shift-Command-# um aus alten Inhalten zu wählen:

Enter fügt den ausgewählten Zwischenablage-Inhalt ein, die Leertaste zeigt eine Vorschau.

Weitere Funktionen

Das waren jetzt längst noch nicht alle Funktionen, ich könnte noch ein paar Stunden weiterschreiben, aber ich denke das Grundprinzip dieser Software ist klargeworden. Es gibt fast keine Aktion am Mac, die man nicht irgendwie mit LaunchBar starten kann.

Weitere Funktionen sind zum Beispiel:

  • Eintragen von Terminen in den Kalender
  • Ausführen von Mac OS X-Diensten
  • Taschenrechner (LaunchBar-Suche einfach mit einer Zahl beginnen)
  • iTunes-Steuerung, Suche im iTunes-Store
  • Suche im Lexikon
  • sonstige Aktionen wie z.B. Herunterfahren, Bilder verkleinern, Lautstärke ändern uvm.

Weiterführende Screencasts

Screencastsonline – ein sehr empfehlenswerter Video-Podcast (in englischer Sprache) – hat der aktuellen LaunchBar-Version zwei komplette Folgen gewidmet, die ich Interessenten ans Herz legen möchte:

  • Teil 1 (Installation, Einführung, Grundlagen, Programme starten, Adressbuch, Dateien und Webseiten)
  • Teil 2 (Instant-Send, Zwischenablage, iCal, iTunes, Spotlight, Taschenrechner, …)

Persönliches Fazit

Wie man sieht: eine rundum nützliche Software. Mein Zeiteinsparer Nr. 2 nachTextExpander. Es dauert zwar eine ganze Weile, sich die ganzen Funktionen zu erschließen, aber es lohnt sich. Und eine Mehrfach-Zwischenablage, die einige Unternehmen als separate Software anbieten, gibt es noch kostenlos dazu.



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Von der Linse direkt nach Aperture

07 Mai 2011
7. Mai 2011

In diesem Beitrag möchte ich einen Workflow vorstellen, durch den ein per iPhone aufgenommenes Foto automatisch – ohne manuelle Zwischenschritte – in der Fotoverwaltung Aperture® auf dem Mac landet. Wir benötigen dazu folgende Zutaten:

  • iPhone
  • iPhone-App QuickShot
  • Dropbox-Konto
  • Mac
  • Mac-App Automator (gehört zum Lieferumfang von Mac OS X)
  • Mac-App Aperture

Ordneraktionen

Für unser Vorhaben brauchen wir eine sogenannte Ordneraktion. Das sind Vorgänge, die Mac OS X automatisch startet, wenn eine Datei in einen Ordner gelegt wird, für den eine Ordneraktion definiert wurde. Daher muß sichergestellt sein, daß Ordneraktionen aktiviert sind. Hierfür ist das Programm „Ordneraktionen konfigurieren“ im Verzeichnis /System/Library/CoreServices verantwortlich. Der Haken „Ordneraktionen aktivieren“ muß gesetzt sein oder werden:



QuickShot

QuickShot ist eine Foto-App für das iPhone, bei der die Bilder nicht (oder nicht nur) im Foto-Ordner, sondern direkt in der Dropbox landen. QuickShot muß daher mit der Dropbox verbunden werden, anschließend wird in den QuickShot-Einstellungen ein Ordner innerhalb der Dropbox angegeben, in dem die Aufnahmen gespeichert werden sollen.

Damit haben wir schonmal erreicht, daß jedes Foto, welches wir auf dem iPhone mit QuickShot machen, im Dropbox-Ordner unseres Macs landet. Jetzt muß das Bild noch irgendwie nach Aperture. Dazu brauchen wir ein Automator-Skript. Automator befindet sich im Programme-Ordner und gehört zum Lieferumfang von Mac OS X. Dieses Werkzeug dient dazu, Arbeitsabläufe im Betriebssystem zu automatisieren.

Automator

Nach dem Start von Automator wählen wir „Ordneraktion“ als Vorlage:

Zuerst muß der Dropbox-Ordner ausgewählt werden, in dem unsere iPhone-Fotos landen. Es muß derselbe Ordner sein, in dem QuickShot seine Fotos speichert (s.o.):

Nun fügen wir aus der Bibliothek (links) die Aktion „Fotos importieren“ hinzu:

In der Aktion wird das Aperture-Projekt ausgewählt, in welches die Bilder importiert werden sollen.

Nun müssen wir unser Automator-Script nur noch speichern: Ablage > Sichern

Bonus-Tipp: Dieser Workflow funktioniert auch mit iPhoto, wenn Sie statt „Fotos importieren“ die Aktion „Dateien in iPhoto importieren“ verwenden.



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OmniFocus: Aufgabenverwaltung für Mac, iPad und iPhone

09 Apr 2011
9. April 2011

Kurz nach Anschaffung meines ersten iPhones – es war das 3G im Spätsommer 2008 – kam bei mir die Idee auf, das Thema Aufgabenverwaltung endlich einmal professionell anzugehen. Natürlich sollte eine Lösung her, die auf allen meinen Geräten (damals Mac und iPhone) verfügbar ist und sich auch zwischen diesen automatisch synchronisiert. Gleichzeitig war ich in der Vergangenheit immer wieder an die Grenzen einfacher ToDo-Listen gestoßen. Sie konnten meine zahlreichen Aufgaben und Projekte im privaten und dienstlichen Bereich nicht richtig abbilden. Es sollte und mußte eine professionelle Lösung her.

Nach einigen Recherchen, Testinstallationen und Fehlkäufen bin ich schließlich bei OmniFocus gelandet, programmiert von der OmniGroup aus Seattle, einer Firma, die sich ganz dem Thema Produktivität verschrieben hat und ausschließlich Mac- und iOS-Software herstellt. OmniFocus deckt das ganze Spektrum von der einfachen Aufgabenliste bis hin zu GTD („Getting Things Done“, eine bekannte Selbstmanagement-Methode von David Allen), was bei mir mehr und mehr zum Einsatz kommt. OmniFocus ist nicht preiswert (Desktop-Version rund 80, iPad-Version rund 40 und iPhone-Version rund 20 Dollar), dennoch ist das Programm für mich jeden Cent wert, da ich meine Aufgaben und Projekte noch nie so gut im Griff habe wie mit dieser Software. OmniFocus liegt vollständig in deutscher Lokalisierung vor und wird regelmäßig aktualisiert und verbessert.

Desktop-Client nur für Macs

Eine wesentliche Einschränkung von OmniFocus ist, daß es den Desktop-Client nur für Macs gibt. Da der Desktop-Client eine ganze Menge mehr an Funktionen hat als das iPhone-Programm, möchte ich diese Software in erster Linie Mac-Benutzern empfehlen. Man kann zwar auch nur mit dem iPhone-Programm arbeiten, muß dann aber eine Reihe von Einschränkungen in Kauf nehmen. Eine webbasierte Komponente gibt es nicht. Die relativ neue iPad-App liegt funktional zwischen Mac- und iPhone-Version, ist aber in einigen Dingen – wie z.B. dem Prüfen – übersichtlicher als die Mac-Version.

Arbeitsteilung Desktop/iPhone

Die meisten Arbeiten erledige ich mit dem Desktop-Client, weil dieser wie oben beschrieben mehr Funktionen hat und weil man mit dem größeren Bildschirm sowie Tastatur und Maus natürlich übersichtlicher und zügiger arbeiten kann. Das Programm ist bei mir ständig geöffnet. Die iPhone App nutze ich hauptsächlich um:

– Aufgaben einzutragen, die mir unterwegs einfallen
– Aufgaben nachzuschlagen (was kann ich gerade erledigen?)
– Aufgaben abzuhaken, die ich unterwegs erledigt habe

Erfassen, ordnen und machen

Das ist die gängige Arbeitsweise mit OmniFocus. Alles was einem an Aufgaben und Projekten einfällt schreibt man am besten erstmal als Liste in die sogenannte Inbox („Brain Dump“). Wenn man schon länger mit dem Programm arbeitet und eine Reihe von Projekten definiert hat, kann man neue Dinge natürlich auch gleich in das entsprechende Projekt eintragen. Auf dem Desktop kann man auch mit Hilfe der Tastenkombination Ctrl-Alt-Leertaste aus jedem anderen Programm ein Eintragsfenster für neue Aufgaben öffnen, mit Ctrl-Shift-C kann aus markiertem Text eines anderen Programms ebenfalls eine neue Aufgabe gemacht werden (Clipping-Service). Man kann OmniFocus auch so konfigurieren, daß E-Mails, die an eine bestimmte Adresse gehen oder deren Betreff mit einer bestimmten Zeichenfolge beginnt, in der Inbox landen. Auf diese Weise können z.B. Arbeitskollegen Aufgaben zusenden. Das ist auch praktisch, wenn man an einem Rechner ohne OmniFocus sitzt und einem plötzlich eine komplexere Aufgabe einfällt, die man lieber am PC als mit dem iPhone eintippen möchte. Alles was weniger als 2 Minuten dauert, sollte man nicht erfassen, sondern – falls möglich – gleich machen (2-Minuten-Regel bei GTD).

Mit dem Desktop-Client kann man an jede Aufgabe eine Datei, eine E-Mail oder eine Webseite anhängen. Am iPhone kann man zu jeder Aufgabe eine Audio-Aufzeichnung oder ein Foto hinzufügen.

Im nächsten Schritt werden die Dinge geordnet. Alle Aufgaben (in OmniFocus Aktionen genannt), die mehr als einen Arbeitsschritt umfassen, sind schon ein Projekt. Natürlich lassen sich Aktionen auch in Projekte umwandeln und umgekehrt. Am Ende sollte man jeder Aufgabe ein Projekt zugewiesen haben. Man kann mit OmniFocus die Dinge beliebig schachteln. Ein Projekt kann also z.B. aus einzelnen Gruppen bestehen, die dann aus einzelnen Aufgaben/Aktionen zusammengesetzt sind (man kann natürlich noch tiefer strukturieren, im Prinzip funktioniert das Ganze wie ein Outliner). Innerhalb eines Projekts oder einer Gruppe kann man festlegen, ob die Aufgaben parallel abgearbeitet werden können oder Schritt für Schritt (sequentiell). In diesem Fall ist dann immer nur der gerade oberste Schritt aktiv/verfügbar. Für Aufgaben, für die sich kein Projekt findet, habe ich mir ein Projekt „sonstige Einzelaufgaben“ angelegt.

Kontexte

Was OmniFocus von einfachen Todo-Listen ganz wesentlich unterscheidet ist, daß man jeder Aufgabe noch einen Kontext zuordnet. Ein Kontext ist z.B. ein Ort, an dem man gerade ist (zu Hause, Büro, Supermarkt, …), ein Werkzeug, man gerade zur Verfügung hat (Mac, Telefon, …) oder eine Person, die man gerade trifft. Auch die Kontexte kann man verschachteln. So habe ich z.B. Kontexte wie Gänge/Supermarkt, Gänge/Post, Mac/E-Mail oder Mac/Online. Mit der iPhone-/iPad-App kann man den ortsbezogenen Kontexten GPS-Koordinaten zuordnen.

OmniFocus hat sowohl auf dem iPhone als auch auf dem Desktop eine Projekt- und eine Kontext-Ansicht, Während man die ersten beiden Schritte (erfassen und ordnen) besser in der Projekt-Ansicht macht ist für das eigentliche Erledigen der Aufgaben die Kontext-Ansicht geradezu ideal. Wenn man beispielsweise gerade im Supermarkt ist, geht man einfach nach Kontexte -> Gänge -> Supermarkt und sieht sofort, was man nicht vergessen sollte einzukaufen. Noch einfacher ist es, wenn man den Kontexten GPS-Koordinaten zugewiesen hat, dann klickt man einfach auf ein Icon und schon sieht man eine Liste aller Dinge, die man in der Nähe erledigen kann. Sehr praktisch.

Mit Kontexten reduziert man seine möglicherweise sehr lange Aufgabenliste auf die wenigen Punkte, die man gerade jetzt erledigen kann. Das hat mich an OmniFocus mit am meisten fasziniert.

Beispiel-Projekt: Geschäftsessen (sequentiell)

– eigene Verfügbarkeit für diesen Monat prüfen (Kontext: Mac)
– Terminvorschläge an Geschäftspartner mailen (Kontext: Mac/E-Mail)
– schönes Restaurant suchen (Kontext: Mac/Online)
– Tisch reservieren (Kontext: Telefon)
– Bestätigung an Geschäftspartner mailen (Kontext: Mac/E-Mail)

Mein Tip bei allen Projekten ist es, möglichst kleine, klare und wirklich machbare Einzelschritte festzulegen. Das stellt sicher, daß Dinge ohne großes Nachdenken dann wirklich auch zügig abgearbeitet werden.

Start-, Fälligkeits- und Abschlußdatum

Noch mehr Übersicht verschafft man sich, indem man Aufgaben sowohl ein Start- als auch ein Fälligkeitsdatum zuweisen kann. So kann man Dinge, die noch gar nicht erledigt werden können (weil das Startdatum noch nicht erreicht ist) aus den Ansichten ausblenden und sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren. Das Fälligkeitsdatum sorgt dafür, daß anstehende Dinge kurz vorher (Standard: 2 Tage) orange und dann rot gekennzeichnet werden, so daß man nichts versäumt. OmniFocus merkt sich zu jeder erledigten Aufgabe auch das Abschlußdatum, so daß man auch im Nachhinein nachvollziehen kann, wann etwas erledigt wurde.

Wiederholungen

Manche Dinge muß man regelmäßig immer wieder erledigen (bei mir z.B. die Monatskarte tauschen). Daher kann man sowohl für das Start- als auch für das Fälligkeitsdatum Intervalle einstellen (z.B. jeden Monat, alle 2 Wochen usw.). Das können entweder feste Intervalle sein oder ein Zeitraum, der davon abhängig ist, wann die Aufgabe das letzte Mal erledigt wurde.

Perspektiven

Im Desktop-Client kann man sich jede Ansicht, die man sich gerade zusammengeklickt hat, z.B. alle Aufgaben, die bestimmte Kontexte haben nach Fälligkeitsdatum sortiert, als Perspektive speichern und später wieder mit einem Klick herbeizaubern. Zum Teil lassen sich diese Perspektiven auch auf die iOS-Geräte übertragen.

Prüfen

Es gehört zu GTD, seine Projekte in regelmäßigen Abständen zu prüfen, z.B. ob es als Ganzes überhaupt noch relevant ist oder ob einzelne Aktionen evtl. zu ändern sind. Jedem Projekt läßt sich daher ein Prüfinterval zuordnen (z.B. wöchentlich). In einer Prüf-Ansicht zeigen der Desktop- und der iPad-Client dann alle zu prüfenden Projekte geordnet nach Prüfdatum an, so daß man diese leicht durchsehen und als geprüft markieren kann.

Synchronisation

Die Synchronisation zwischen Desktop und iPhone kann wahlweise über Mobile Me, Bonjour oder einem Webordner erfolgen. Einmal konfiguriert, läuft die Synchronisation dann automatisch. Der Desktop-Client kann auch mit iCal oder anderen Macs synchronisiert werden. Die OmniGroup bietet auch einen eigenen kostenlosen Sync-Service über ihre Server an.

Weiterführende Screencasts

Allen, die noch mehr wissen wollen und mal sehen möchten, wie das Programm in der Praxis aussieht, möchte ich die zwei Screencasts von screencastsonline.com (Englisch) sehr empfehlen. Die Videos sind wirklich gut gemacht und vertiefen die von mir angerissenen Punkte mit praktischen Beispielen:

– Einführung und Grundlagen
– fortgeschrittene Funktionen und iPhone-App

Persönliches Fazit

Für mich ist das Programm unentbehrlich geworden. Es hat Struktur in meine Aufgaben und Projekte gebracht, spart Zeit ein und gibt das gute Gefühl, nichts wichtiges zu vergessen. Es ersetzt viele Dinge, die ich vorher in separaten Programmen oder auf Zetteln verwaltet habe, von meinen beruflichen Projekten bis zur Einkaufs- und Verleihliste.


Screenshot der iPad-Version

 

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