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Notizen aus der Notizen-App verlinken

31 Okt 2016
31. Oktober 2016

Zu einem computergestützten GTD®-Workflow gehört zweifellos eine Notiz-App wie Evernote oder – in meinem Fall – die Notizen-App von Apple. Dort landen Infos oder Dokumente, die keine ausführbare Aufgabe darstellen, aber dennoch beispielsweise als Referenzmaterial aufbewahrt werden sollen. Sie können etwa weiterführende Informationen oder Recherche-Ergebnisse zu einem Projekt enthalten, dass ich gerade bearbeite. In diesem Fall wäre es natürlich nützlich, wenn ich in OmniFocus, der von mir bevorzugten Aufgabenverwaltung, auf das jeweils zugehörige Referenzmaterial verlinken könnte. Bisher habe ich immer neidisch auf Evernote-Nutzer geschielt, die dies problemlos machen können. Aber, das Problem ist nun gelöst! Seit iOS 10 und macOS Sierra ist dies nun endlich auch mit der Notiz-App möglich, heute zeige ich wie.

Aktuelles Beispiel: Ich habe in der Notiz-App z.B. eine Notiz, in der drin steht, welche Uhren in meinem Haushalt beim Wechsel von Sommer- auf Winterzeit und umgekehrt von Hand umgestellt werden müssen:

Uhr Umstellung

Gleichzeitig habe ich in OmniFocus eine Aufgabe, zum entsprechenden Termin die Zeitumstellung vorzunehmen:

Uhr Umstellung 2

Nun wäre es schön, diese Aufgabe mit der dazugehörigen Notiz zu verlinken. Am einfachsten geht das vom Mac aus. Wir gehen in die betreffende Notiz und klicken oben in der App auf das neue „Personen zu dieser Notiz hinzufügen“-Icon:

Uhr Umstellung 3

Es erscheint ein Dialog, in dem wir die Option „Link kopieren“ auswählen. Außerdem muss unten noch eine E-Mail-Adresse rein (ich nehme da meine eigene), nur damit der Teilen-Button klickbar wird:

Uhr Umstellung 4

Diesen klicken wir dann und der Link zur Notiz landet in der Zwischenablage. Von dort kann er in das Notizfeld der Aufgabe kopiert werden:

Uhr Umstellung 6

Klickt man auf den Link (den ich hier teilweise mal unkenntlich gemacht habe), öffnet sich die zugehörige Notiz übrigens direkt in der Notiz-App. Und zwar sowohl unter macOS als auch unter iOS!

Natürlich kann man diese Methode auch für andere Dinge verwenden, etwa um Notizen untereinander zu verlinken.

Als PDF drucken mit Bordmitteln unter iOS 10

09 Okt 2016
9. Oktober 2016

Seit iOS 10, dem großen Herbst-Update dieses Jahr, ist es endlich möglich, mit Bordmitteln in ein PDF zu drucken. Beim Mac geht das schon, seitdem ich diese benutze. Die Vorgehensweise unter iOS ist allerdings alles andere als intuitiv, daher möchte ich diese Schritt für Schritt beschreiben. Grundvoraussetzung ist, dass aus der betreffenden App ganz normal gedruckt werden kann. Weiterhin muss die iCloud soweit eingerichtet sein, dass das „iCloud-Drive“ zur Verfügung steht. Als Beispiel für einen PDF-Druck nehmen wir mal eine E-Mail, die Vorgehensweise ist aber woanders analog.

Als erstes klicken wir unten auf den gebogenen Pfeil:

PDF-Druck 1

Dann tippen wir auf „Drucken“:

PDF-Druck 2

Dann folgt ein „Force Touch“ auf das Vorschaubild im unteren Bereich, sodass die Vorschau den ganzen Bildschirm einnimmt. Bei Geräten ohne „Force Touch“ kann alternativ eine Pinch-To-Zoom-Geste ausgeführt werden:

PDF-Druck 2

Anschließend tippen wir auf das Share-Icon unten links:

PDF-Druck 6

Im Share-Sheet tippen wir nun auf „iCloud Drive“:

PDF-Druck 4

Dann auf den gewünschten Ordner klicken:

PDF-Druck 5

Fertig, das PDF mit dem Ausdruck befindet sich jetzt in diesem Ordner! Davon können wir uns z.B. mit der iCloud-Drive-App oder am Mac mittels Finder überzeugen.

Drafts 4 – der flexible Notizblock für iOS

17 Jul 2016
17. Juli 2016

Unsere elektronischen Helfer, z.B. iPhone oder iPad, haben heute in vielen Fällen den klassischen Notizblock verdrängt. Ich habe zwar immer noch ein Moleskine®-Mininotizbuch in meiner Hemdtasche, greife aber natürlich selber gerne zu iOS-Geräten. Die Möglichkeit, einen Gedanken oder eine Idee schnell aufschreiben oder diktieren zu können, ist wichtiger Bestandteil meines GTD®-Systems (hier ist ein ausführlicher Artikel dazu). Doch welche App nimmt man dazu am besten? Naheliegend wäre zunächst mal die eingebaute Notiz-App. Das würde auch funktionieren, dennoch möchte ich heute „Drafts“ von Agile Tortoise (AppStore-Link) empfehlen (ich habe zuletzt vor rund vier Jahren Artikel dazu geschrieben), da sie insbesondere für die Ersterfassung eine ganze Reihe Vorteile aufweist:

  • Sie startet bei jedem Aufrufen der App mit einem neuen leeren Blatt. Somit kann man quasi verzögerungsfrei sofort seine Notiz auf das virtuelle Papier bringen. Wenn man die App nur kurz verlässt, gelangt man natürlich zur alten Notiz zurück, der Zeitraum, ab wann ein neues Dokument begonnen wird, ist einstellbar.
  • Man kann auf ältere Versionen eines Dokuments zurückgreifen.
  • Drafts unterstützt TextExpander. Dadurch stehen alle meine Kürzel vom Mac direkt in der App zur Verfügung.
  • Drafts unterstützt das Schreiben in Markdown, einer einfachen, aber effektiven Textauszeichnungssprache. Neben einer Vorschau-Möglichkeit, wird auch eine konfigurierbare zusätzliche Tastaturzeile geboten.
  • Es gibt nahezu unbegrenzte Möglichkeiten, den eingegebenen Text weiterzuverarbeiten. Hier liegt die wesentliche Stärke von Drafts, die weit über das hinausgeht, was andere Programme bieten. Nicht immer weiß ich schon beim Erstellen der Notiz, was daraus mal wird, vielleicht ein Tweet, ein Facebook-Posting, eine E-Mail, eine iMessage, ein Kalendereintrag, ein Aufgabe oder eine richtige Notiz, die dann später in der Notiz-App endgelagert wird. Es ist aber auch egal, ich bin erstmal nicht festgelegt, sondern kann einfach losschreiben.

Im restlichen Artikel möchte ich den letztgenannten Punkt vertiefen, denn mit den richtigen Aktionen (so heißen die Weiterverarbeitungsmöglichkeiten in der App) wird Drafts zu einem sehr mächtigen Werkzeug.

Damit man bei seinen konfigurierten Aktionen nicht den Überblick verliert, kann man sie in Gruppen zusammenfassen. Ich habe mir die Gruppen „Main“, „Share“, „MD“ (für Markdown) und „Misc.“ (für Verschiedenes) eingerichtet. Alle häufig verwendeten Aktionen befinden sich der Einfachheit halber in „Main“. Zur besseren Auffindbarkeit kann jede Aktion mit einem Icon (aus einer umfangreichen Bibliothek) und einer Iconfarbe versehen werden.

Drafts Aktionsmenü

Aktionsmenü

Drafts Aktionseditor

Aktionseditor

Die Aktion selbst besteht aus ein oder mehren Schritten, die man im eingebauten Aktionseditor festlegen kann. Was alles als Schritt definiert werden kann, ist beachtlich. Hier nur eine kleine Auswahl:

  • Ersetzen oder erweitern (voranstellen oder anhängen) der Zwischenablage
  • Versenden einer E-Mail und zwar auch im Hintergrund, ohne dass erst die Entwurfsansicht aufgeht
  • Versenden einer iMessage oder SMS
  • Erstellen einer Erinnerung in iOS
  • Erstellen eines Kalendereintrags
  • Erstellen einer Notiz in Evernote (bzw. an eine bestehende Notiz anhängen)
  • Öffnen des iOS-Share-Sheets
  • Weitergabe als Datei mit dem Öffnen-in-Dialog
  • Auf Twitter, Facebook oder Google+ (gibt’s das noch?) posten
  • Neue Datei in Dropbrox, Google Drive oder iCloud erstellen, bzw. an eine Textdatei anhängen (vorne oder hinten)
  • Eine URL aufrufen
  • Eine bestehende Aktion aufrufen

Beim Konfigurieren des jeweiligen Schritts kann vieles im Detail festgelegt werden, z.B. Betreff und Empfänger der E-Mail, Empfänger und Text der iMessage usw. Dazu stehen mächtige Platzhalter zur Verfügung wie z.B.:

  • [[draft]] = der ganze eingegebene Text der Notiz
  • [[title]] = nur die erste Zeile des eingegebenen Textes
  • [[body]] = der ganze Text außer die erste Zeile
  • [[line|n]] = die n. Zeile des eingebenen Textes
  • [[clipboard]] = Inhalt der Zwischenablage

Somit können die Daten für den jeweiligen Schritt in flexibler Weise dem eingebenen Text oder der Zwischenablage entnommen werden. Legt man sich etwa eine E-Mail-Aktion an, so kann in der ersten Zeile der Betreff und in den übrigen Zeilen der eigentliche Inhalt der Mail stehen.

Sehr mächtig ist der URL-Aufrufschritt. Und hier wird es auch ein wenig „nerdig“, denn viele iOS-Apps lassen sich über einen URL-Aufruf starten. Aber damit nicht genug, es lassen sich in vielen Fällen auch noch Parameter anhängen und z.B. Drafts-Platzhaltern befüllen. Ein Beispiel zur Verdeutlichung. Man kann mit Drafts Aufgaben in OmniFocus anlegen, indem man in einer einschrittigen Aktion folgende URL aufruft:

Drafts URL-Aktion

omnifocus:///paste?content=[[draft]]&x-success=drafts4://

Diese URL öffnet OmniFocus, legt eine neue Aufgabe mit dem ganzen eingebenen Text als Titel an und springt wieder zurück nach Drafts (so dass man z.B. gleich die nächste Aufgabe eingeben könnte).

Wem das zu nerdig ist, kann auf das umfangreiche eingebaute Aktionsverzeichnis zurückgreifen, zu dem auch Drafts-Benutzer ihre selbstgeschriebenen Aktionen beisteuern können. Es ist daher entsprechend umfangreich.

Drafts Aktionsverzeichnis

Ein weiteres Beispiel für eine Aktion wäre eine iMessage oder eine SMS an eine ganze Gruppe vordefinierter Personen. Einfach die Personen in dem betreffenden Schritt einfügen, dann reicht es künftig den Text zu schreiben und diese Aktion zu starten, um alle zu informieren. Die Möglichkeiten zum E-Mail-Versand im Hintergrund nutze ich z.B. für Trello, einer Projektmanagement-Software. Somit kann ich eine neue Idee einfach in Drafts hineinschreiben, die entsprechende Aktion starten und schon landet das Ganze in meiner Trello-Ideenliste, da solche Trello-Listen individuelle E-Mail-Adressen haben, mit denen man sie per Mail erweitern kann.

Die Aktionen, die Konfiguration und auch die Notizen können übrigens über iCloud synchronisiert werden, was sehr sinnvoll ist, wenn man sowohl ein iPhone als auch ein iPad nutzt. Es gibt sogar eine App für die Apple Watch, mit der man schnell mal eine neue Notiz diktieren kann. Drafts erhält regelmäßig Updates und Funktionen neuer iOS-Versionen sind bisher immer schnell in das Programm eingeflossen. Wünschenswert wäre eine Mac-Version.

Alles in allem also eine rundum nützliche App, die sich einen Platz auf dem ersten Homescreen meiner Geräte gesichert hat.

Adding a Quick Note Feature to Apple Notes

16 Mai 2016
16. Mai 2016

Recently I switched from Evernote to Apple Notes. I like the compact 3-panel view on the Mac and the deep integration of Apple Notes into OS X and iOS. But there are a few Evernote features I really miss. One of them is the „quick note“ function in the menu bar, an elephant icon which opens a small window to add a new note without opening the app. I was able to recreate this feature for Apple Notes with the help of Keyboard Maestro and some AppleScript magic, here is how.

Keyboard Maestro is a versatile and powerful Mac automation tool from Stairways Software. More information and a fully-functional trial version are available on the Keyboard Maestro homepage. Basically three steps are necessary to create the note:

Keyboard Maestro Macro

Custom HTML Prompt

The macro is triggered either by pressing Ctrl-Alt-Cmd-N or from the Keyboard Maestro menu bar item. Step #1 clears a Keyboard Maestro variable called „Text“ (otherwise a previous value would appear in our note input field). Step #2 displays a customized note entry field, which is designed in HTML. This is a relatively new feature of Keyboard Maestro called „Custom HTML Prompt“. The note field mainly consists of a HTML form with a textarea element (name has to be the same as your Keyboard Maestro variable!) and two buttons, „Save Note“ and „Cancel“. In the final step an AppleScript is launched if the „Text“ variable, which now stores our note, is not empty. The note entry field looks like this:

New Note Window

You can even go fancier if you want by adding an additional field for the note title or a select box for the note folder. You can download my version of the macro here.

Mein GTD-Workflow

05 Mai 2016
5. Mai 2016

Wir führen heute meist recht komplexe Leben mit zahlreichen Verpflichtungen und Aufgaben, sei es im Beruf, bei der Ausübung von Hobbys, in der Freizeit oder mit der Familie. Dazu kommen die hoffentlich zahlreichen Einfälle, Ideen und Pläne, die einem im Laufe des Tages so durch den Kopf gehen. Das menschliche Gehirn ist aber nicht besonders gut darin, sich dies alles lückenlos zu merken und nichts wichtiges zu vergessen. Daher beschäftige ich mich seit fast zehn Jahren mit den Themen Aufgabenverwaltung und Projektplanung. Ich orientiere mich dabei weitgehend an einer Methode, die als „Getting Things Done®“ (GTD®, Wikipedia-Artikel dazu) bekannt ist und von David Allen entwickelt wurde und wird. Sein kürzlich aktualisiertes Buch hierzu sei allen empfohlen, die tiefer in die Thematik einsteigen möchten.

„Your mind is for having ideas, not holding them.“
– David Allen

Eine kurze Vorbemerkung noch: Nicht alle in diesem Artikel vorgestellten Software-Lösungen sind plattformübergreifend. Natürlich gibt es zu allen Komponenten auch mehr oder weniger gut funktionierende Alternativen. Wichtig ist dabei, dass man mit den entsprechenden Werkzeugen gut klarkommt, denn nur dann wird man sie auch dauerhaft und gerne nutzen. Nach meiner Erfahrung kann man GTD allerdings nicht mit nur einem Programm erschlagen, Aufgabenverwaltung ausschließlich mit Hilfe von Kalender und/oder E-Mail-Inbox (habe ich alles schon gesehen) funktioniert mehr schlecht als recht.

Eine der Grundideen von GTD ist, dass alle Aufgaben, Projekte, Ideen usw. aufgeschrieben werden. Damit wird der Kopf frei für das Erledigen von Dingen und natürlich auch für Neues. Zusätzlich wird einem die mentale Last genommen, etwas wichtiges zu vergessen oder zu übersehen, was zu einer inneren Ruhe und Entspannung beiträgt, so dass man sich auf das konzentrieren kann, was momentan wichtig ist. Dazu sind fünf grundsätzliche Schritte nötig, von denen ich zunächst vier anhand meines eigenen Workflows erläutern möchte, den ich mal als Flussdiagramm aufgezeichnet habe. Jeder Schritt hat eine eigene Farbe im Diagramm.

Mein aktueller GTD-Workflow

Mein aktueller GTD-Workflow – bitte anklicken für größere Version

Mit der Erfassung (gelb) fängt alles an. Das ist natürlich, wenn man noch kein System hat, einen Haufen Arbeit, später im Alltag aber eigentlich banal. Das System ist nur praktikabel, wenn es vollständig ist, ansonsten wird man ihm früher oder später nicht mehr vertrauen und es wird schnell veralten. Wichtig ist daher auch, dass die Erfassung schnell und einfach ist und überall erfolgen kann. Es gibt verschiedene Wege in mein System. Da wären zunächst einmal die physikalischen Inboxen. Hierunter fallen die Briefkästen zu Hause und im Büro, mein Eingangskorb im Büro für Dokumente, die ich von meinen Kollegen bekomme, und Notizblöcke an allen strategischen Stellen, einschließlich Dusche (verrückt, ich weiß), damit kein Gedanke verloren geht, denn ich verdiene mein Geld im wesentlichen mit Kopfarbeit.

Aqua-Notes, wasserfester Notizblock

Wasserfeste Notizzettel in der Dusche

Immer wichtiger werden heutzutage natürlich die virtuellen Inboxen. Darunter fallen bei mir E-Mails, Messenger-Nachrichten, die Leselisten in Safari und Pocket sowie meine Notiz-Apps. Für die schnelle Erfassung nehme ich gerne „Drafts“ (iTunes-Link), ein Programm für Notizen, welches gleich mit einem leeren Notizzettel startet und zahlreiche Weiterverarbeitungsmöglichkeiten bietet. Bei der Erfassung kommt auch zum ersten Mal meine Aufgabenverwaltung „OmniFocus“ (Mac und iOS) ins Spiel, denn auch diese bietet natürlich eine Inbox an, die man unter iOS sogar mit Hilfe von Siri befüllen kann. Ich bin seit Jahren ein großer Fan von OmniFocus, da dieses Programm quasi mit GTD im Hinterkopf entworfen wurde und spezielle Funktionen dafür anbietet. Ich habe OmniFocus in einem meiner ersten Blog-Artikel ausführlicher vorgestellt. Hervorragend ist auch die Seite „LearnOmniFocus“ (Link, Englisch, für einige Inhalte ist eine Mitgliedschaft erforderlich), die OmniFocus- und GTD-Themen in vielen Videos abhandelt und der ich selbst viele Tipps entnommen habe.

Im zweiten Schritt (im Diagramm türkis unterlegt), der zeitlich durchaus getrennt vom ersten ablaufen kann, wird geklärt, um was es sich da eigentlich handelt, was im Eingang liegt, um dieses dann im dritten Schritt (grün unterlegt) in das System einzuordnen. Die Grenze zwischen Schritt 2 und 3 kann hierbei manchmal fließend sein. Ein Termin, wie ein Besuch beim Arzt oder Frisör landet natürlich im Kalender. Triviale Alltagseinkäufe wie Brot und Butter landen in meiner Einkaufs-App „AnyList“ (iTunes-Link), weil diese dafür optimiert ist und ich Dinge wie „Milch kaufen“ nicht in OmniFocus neben Aufgaben wie „neue Marketingstrategie entwickeln“ haben möchte (größere Einkäufe, die z.B. eine Recherche erfordern, wandern aber durchaus tiefer ins System). Auch das Lesen nicht-dienstlicher Bücher oder das Anschauen von Filmen zu meiner Unterhaltung landen nicht in OmniFocus, sondern in einer entsprechenden Liste von Apples Erinnerungs-App. Bei dem, was dann noch übrig bleibt, lautet die zentrale Frage: ist es eine ausführbare Sache?

Falls das nicht der Fall ist, stellt sich natürlich erstmal die Frage, ob diese Sache überhaupt noch benötigt wird. Vielleicht lag sie ja schon ein paar Tage in meiner Inbox und ist inzwischen unwichtig geworden, dann kann an dieser Stelle gleich die Entsorgung erfolgen. Ist es nach wie vor relevant, kann es sich um Referenzmaterial handeln, also etwa Unterlagen oder Daten, die zu einem Projekt gehören, aber keine unmittelbare Aufgabe darstellen wie z.B. die Gesprächsmitschrift einer Kundenbesprechung. Diese landet dann in der Notiz-App, bzw. bei physikalischen Dingen in einem entsprechenden Ordner, einer Hängemappe o.ä. Handelt es sich nicht um Referenzmaterial, sondern um eine Idee, gibt es zwei Möglichkeiten. Vage Ideen, also Dinge, die ich vielleicht mal irgendwann tun möchte (z.B, eine Weltreise), landen in der sogenannten „Someday/Maybe“-Liste. Hierfür nutze ich Trello, ein webbasiertes, wie ich finde sehr übersichtliches, Projektmanagement-System, welches einen listenbasierten Ansatz hat und die meisten Funktionen kostenlos anbietet. Konkrete Ideen sowie kurz- und mittelfristige Ziele (beruflich und privat) landen zunächst in einer Ideenliste, von wo aus ich sie als berufliche oder private Ziele auf Monats- (beruflich) und Quartalslisten (privat) verschiebe (alles ebenfalls in Trello). Praktischerweise bietet Trello übrigens auch iPhone und iPad-Apps (iTunes-Link).

Bei ausführbaren Dingen stellt sich erneut zuerst die Frage, ob die Sache noch relevant ist, bzw. ob ich sie überhaupt machen möchte. Es besteht heutzutage leicht die Gefahr, sich zu viel vorzunehmen, so dass die wichtigen Dinge im Leben zu kurz kommen. Daher ist an diesem Punkt im Ablaufschema eine gute Stelle, um einfach auch mal NEIN zu sagen.

„You can do anything, but you can’t do everything.“
– David Allen

Dauert die Aufgabe weniger als zwei Minuten, lohnt der Aufwand nicht, sie in die Aufgabenverwaltung aufzunehmen. Sie wird dann sofort erledigt und ist damit raus aus dem System (2-Minuten-Regel in GTD). Als nächstes stellt sich insbesondere im beruflichen Umfeld die Frage, ob die Aufgabe bzw. das ganze Projekt (oder zumindest Teile davon) delegiert werden kann oder muss. In diesem Fall reiche ich sie an die zuständige Person weiter. Wenn es sich dabei um etwas handelt, in das ich nach wie vor involviert bin, trage ich in OmniFocus eine Aufgabe ein, mich bei der betreffenden Person nach dem Stand in dieser Sache zu erkundigen. Diese „Nachhak-Aufgabe“ bekommt in OmniFocus einen sogenannten Warten-Kontext, der dafür sorgt, dass sie nicht in der Liste meiner aktuell verfügbaren Aufgaben auftaucht. Dennoch kann ich über eine Warten-Perspektive (Perspektiven sind nutzerdefinierte Ansichten auf das System, s.u.) jederzeit eine Liste mit allen Dingen, auf die ich aktuell warte, einsehen. Ich kann hier an dieser Stelle leider nicht auf die Einzelheiten und Feinheiten von OmniFocus eingehen, dies würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, daher möchte ich erneut auf meinen OmniFocus-Artikel verweisen, indem zumindest die Grundkonzepte erläutert sind. Aber es sind u.a. Funktionen wie diese, welche OmniFocus in einem GTD-System so wertvoll machen.

Übrig bleibt nun alles, was ich selber machen muss und länger als zwei Minuten dauert. An dieser Stelle ist eine letzte Frage zu beantworten: Handelt es sich um eine Aufgabe oder um ein Projekt? Der Projektbegriff ist heute schon öfter gefallen. Ein Projekt ist schlicht und ergreifend alles, was aus mehr als einer Aufgabe besteht. Eine Aufgabe sollte hierbei eine klar umrissene Sache sein, die einen dem Ziel des Projekts näher bringt. Entscheidet man sich dafür, dass es sich um ein Projekt handelt, sollte man auch gleich mindestens eine Aufgabe für dieses Projekt festlegen. Damit ist sichergestellt, dass alle Projekte voranschreiten können und jederzeit klar ist, was die nächsten Aufgaben im System sind. OmniFocus kennt auch sogenannte Einzelaufgaben-Projekte („single action lists“), unter die man Aufgaben thematisch zusammenfassen kann, obwohl sie streng genommen kein Projekt bzw. ein Dauerprojekt sind wie z.B. „Wartungsarbeiten Wohnung“. So findet alles seinen Platz. An dieser Stelle versehe ich Projekte und Aufgaben auch mit Kontexten, evtl. Zurückstellungs- und Fälligkeitsterminen und ggf. Wiederholungsintervallen oder Markierungen. All dies sind wichtige Funktionen von OmniFocus, die bei der Auswahl der zu erledigenden Aufgaben helfen, der vierte Schritt (im Diagramm rot unterlegt).

aktuelle Projektstruktur in OmniFocus

Aktuelle Projektstruktur. OmniFocus erlaubt die Strukturierung von Aufgaben in Ordner, Projekte und Gruppen. Zur Erstellung der initialen Struktur ist es empfehlenswert, eine Mindmap mit den eigenen Lebens- und Aufgabenbereichen anzulegen und diese dann in eine OmniFocus-Struktur zu gießen. Im wesentlichen unterscheide ich zwischen persönlichen und dienstlichen Projekten. Wartungsaufgaben, die dazu dienen, mein Computer- und GTD-System aufrecht zu halten, befinden sich innerhalb von Projekten unterhalb des gesonderten Ordners „Wartung“.

Kontexte können z.B. Energielevel sein (wie leichte Aufgabe oder Fokussierung erforderlich), Personen, die zur Erledigung anwesend sein müssen, oder Orte, an denen man sich zur Abarbeitung aufhalten muss. Erhält eine Aufgabe (oder ein Projekt) ein Zurückstellungsdatum, taucht sie/es erst dann in der Liste meine verfügbaren Aufgaben auf, so dass ich damit erst „belastet“ werde, wenn es relevant ist. Fälligkeitsdaten setze ich sehr sparsam ein und nur dann, wenn die Aufgabe wirklich zwingend bis zu einem bestimmten Datum erledigt sein muss. Wenn von zehn Aufgaben für einen Arbeitstag acht ein Fälligkeitsdatum haben, macht dieses wenig Sinn. Schließlich kennt OmniFocus sich wiederholende Aufgaben (oder Projekte), die sich nach Abschluss erneut z.B. mit einem neuen Zurücksstellungsdatum anlegen. Solche Dinge gibt es zuhauf in meinem System und OmniFocus ist sehr flexibel, was die Wiederholungszeiträume betrifft. Um eine Aufgabe hervorzuheben, kann sie in OmniFocus markiert werden, so dass sie farblich gekennzeichnet wird. Mehrere Prioritätsstufen kennt OmniFocus allerdings nicht, es würde mir aber auch schwerfallen, jedesmal zu entscheiden, ob eine Aufgabe Priorität A, B, C, D oder E hat (was wäre z.B. der Unterschied zwischen C und D?).

Kontexte in OmniFocus

Aktuelle Kontextstruktur. Genau wie Projekte können auch Kontexte in OmniFocus verschachtelt sein. Die grauen Kontexte ganz unten sind im Wartezustand, alle Aufgaben mit diesen Kontexten gelten als nicht verfügbar, was nützlich ist, wenn ich z.B. auf die Zuarbeit einer anderen Person warte.

Mit Hilfe dieser „Meta-Daten“ und der bereits erwähnten Perspektiven fällt es leicht, die nächste zu erledigende Aufgabe auszuwählen. Schon der Kontext (bei mir häufig ein Energielevel) und das Zurückstellungsdatum schränken die Auswahl in der Regel enorm ein. Durch Perspektiven wie „Persönlich“ oder „Visisoft“ (also privat bzw. beruflich), die auf Ordnern beruhen, in denen sich das zugehörige Projekt befindet, wird die Auswahl noch weiter reduziert. Auch für „fällig oder markiert“ habe ich eine allgemeine, berufliche und private Perspektive. An dieser Stelle spielt ein GTD-System seine Stärken voll aus. Wenn ich weiß, dass ich bis zum nächsten Termin eine Stunde freie Zeit habe, kann ich in weniger als einer Minute entscheiden, welche Aufgabe(n) ich bis dahin erledige, statt 15 oder mehr von den 60 Minuten mit überlegen zu verbringen, was denn so zu machen wäre. Auf Arbeit hat es sich bewährt, mir zum Tagesanfang die Liste der verfügbaren dienstlichen Aufgaben anzeigen zu lassen und die Aufgaben zu markieren, die ich an diesem Tag erledigen möchte. Für den restlichen Tag kann ich dann einfach mit der Perspektive „Visisoft, fällig oder markiert“ arbeiten.

Meta-Daten für ein OmniFocus-Projekt

Typische Meta-Daten für ein OmniFocus-Projekt, in diesem Fall das monatliche Review meines GTD-Systems (s.u.).

Der fünfte und letzte Schritt eines und meines GTD-Systems befindet sich nicht im Diagramm, ist aber enorm wichtig, nämlich das Review des Systems. Durch Reviews wird das System an allen Stellen im Diagramm aktuell und relevant gehalten. Reviews finden bei mir in unterschiedlichen Intervallen statt (täglich morgens, täglich abends, wöchentlich, monatlich und jährlich) und sind jeweils ein sich entsprechend wiederholendes Projekt in meiner Aufgabenverwaltung. Die wöchentlichen, monatlichen und jährlichen Reviews sind natürlich umfangreicher als die täglichen. Morgens schaue ich mir nur die verfügbaren Aufgaben und den Kalender für die nächsten Tage an. Abends verarbeite ich, was in den wichtigsten Inboxen noch übrig ist (verarbeiten meint hier im GTD-Sinne klären und einordnen), werfe nochmal einen Blick auf die verfügbaren Aufgaben, schaue mir die morgen verfügbaren Aufgaben an und lege die/das Schlüsselprojekt(e) für den nächsten Tag fest. Auch dafür habe ich natürlich jeweils eine OmniFocus-Perspektive.

Aktuelle Perspektiven in OmniFocus

Aktuelle Perspektiven in OmniFocus. Eine Perspektive ist eine individuell zusammengestellte Teilansicht auf das Gesamtsystem, die nach verschiedensten Kriterien erfolgen kann, wie Kontexte, Ordner, Suchbegriffe, Verfügbarkeitsstatus, Markierung usw. Diese Funktion ist sehr mächtig, da sie eine riesige Aufgabendatenbank auf das momentan wesentliche beschränken kann. Perspektiven erfordern übrigens die Pro-Version von OmniFocus.

Das wöchentliche Review ist umfangreicher, so dass ich mir dafür im Kalender einen Termin blocke. Es umfasst die Durchsicht des Kalenders für die nächste(n) Woche(n), die Durchsicht der Warteliste (muss ich jemanden an etwas Delegiertes erinnern?), das Verarbeiten sämtlicher Inboxen (gelbe Bereiche im Diagramm), ein Review aller zeitnahen persönlichen und beruflichen Ziele und Ideen in Trello sowie die Durchsicht aller Projekte in OmniFocus, die für ein Review „fällig“ sind. Letzteres beruht auf einem weiteren Feature von OmniFocus, welches das Festlegen eines individuellen Review-Zeitraums pro Projekt ermöglicht. In einer speziellen Review-Ansicht kann man nur die Projekte anzeigen lassen, für die der Review-Zeitraum überschritten ist. Für jedes dieser Projekte überlege ich dann, ob es noch relevant ist, ob die enthaltenen Aufgaben geändert werden müssen oder welche zusätzlichen Schritte erforderlich sind, um es voranzutreiben. Je nach Projekt schwanken die Review-Intervalle bei mir zwischen einer Woche und mehreren Monaten. Wird ein Projekt als überprüft markiert, beginnt das Review-Intervall von vorn.

Das monatliche Review verlässt diesen – ich nenne ihn mal – Basislevel und betrachtet das System von weiter oben. Hier schaue ich mir (zumindest für das aktuelle Jahr) alle persönlichen und beruflichen Ziele an, sortiere die aus, die ich nicht weiterverfolgen möchte, schaffe Projekte, um die wichtigen Ziele weiter voranzutreiben, usw. Auch ein Blick auf die „Someday/Maybe“-Liste (s.o.) gehört zu diesem Review. Das jährliche Review, hierfür nutze ich meist die „Weihnachtspause“, ist noch weiter oben angesiedelt, mit einem Rückblick auf das vergangene Jahr (welche Ziele wurden erreicht?) und der Perspektive für das nächste und die kommenden Jahre.

So, ich hoffe, dass in diesem Artikel die ein oder andere Anregung dabei ist, und stehe über die Kommentarfunktion gerne für Fragen, Anregungen und Feedback zur Verfügung.

Disclaimer: GTD und „Getting Things Done“ sind Marken der David Allen Company, zu der dieses Blog in keinerlei Beziehung steht.

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