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Dispatch – Inbox Zero mit dem iPhone

12 Okt 2013
12. Oktober 2013

Vor fast zwei Jahren habe ich mit “Inbox Zero” eine Methode vorgestellt, mit der sich E-Mails zügig abarbeiten lassen, damit unser Posteingang schnell leer wird. Zum besseren Verständnis des heutigen Beitrags ist es sinnvoll, sich mit dieser Arbeitsweise, will sagen dem verlinkten Artikel, nochmal kurz vertraut zu machen, falls man sie sich noch nicht angeeignet hat. Mailboxen eignen sich schlecht als Aufgabenlisten, da insbesondere bei längeren E-Mails der Kern einer Nachricht bzw. der Teil, aus dem sich eine Aufgabe ergibt, bei jedem Lesen neu erfasst werden muss. Das Abarbeiten einer Inbox ist nicht so schwer wie es zunächst vielleicht scheint, da es pro Nachricht nur wenige Dinge sind, die mit ihr passieren können:

  • Löschen/Archivieren
  • Delegieren
  • Beantworten
  • Aufschieben
  • Erledigen

Verinnerlicht man diese Vorgehensweise ist schnell entschieden, was mit einer Mail zu tun ist. Haben wir allerdings nur unser iPhone zur Hand ergibt sich das Problem, dass die mitgelieferte Mail-App nicht optimal für diesen Workflow geeignet ist. So ist es beispielsweise recht aufwändig aus einer E-Mail eine Aufgabe in OmniFocus, dem Aufgaben-/GTD-System meiner Wahl, zu machen. Hier kommt die App “Dispatch” (derzeit 4,49 € im App Store, benötigt iOS 7) ins Spiel, die genau auf die einführend genannten Dinge ausgelegt ist. Es handelt sich nicht um ein vollständiges Mail-Programm, da nur Zugriff auf die Inbox(en) besteht. Dafür ist aber alles vorhanden, diese schnell gen Null zu bringen.

In der E-Mail-Liste, die man mit einem Umschalter unten auf ungelesene oder markierte Mails beschränken kann, kommt man durch Wischen von rechts nach links auf einem Nachrichteneintrag zu einer Icon-Leiste mit fünf Aktionen (s. Titelbild oben). Von links nach rechts können wir hier

  • den Lesestatus zwischen gelesen und ungelesen hin- und herschalten
  • eine E-Mail markieren bzw. die Markierung wieder aufheben
  • die E-Mail archivieren (welcher Mail-Ordner unser Archiv ist, wird in den Einstellungen festgelegt)
  • die E-Mail verschieben (in einen “Schnellverschiebeordner”, der ebenfalls festgelegt werden kann, oder in einen beliebigen anderen Ordner)
  • die E-Mail löschen

Nach dem Löschen oder Archivieren wird für kurze Zeit ein Rückgängig-Knopf angeboten, falls man im Eifer des Gefechts einen Fehler gemacht hat, was eine gute Idee ist. Wir können übrigens in der Liste auch noch weiter nach links wischen, dann wird die sogenannte Schnellaktion ausgeführt, die mit “Archivieren”, “Als Spam markieren” oder “Löschen” belegt werden kann. Da es für zwei dieser Aktionen ja schon ein Icon in der Leiste gibt, hab ich mich für den Spam entschieden, was sich als recht praktisch erwiesen hat. In den Einstellungen kann wiederum konfiguriert werden, welcher Ordner den Spam aufnehmen soll. Auch diese Aktion kann in einem entsprechenden Zeitfenster wieder rückgängig gemacht werden.

Dispatch 1

Tippt man in der Nachrichtenliste auf eine E-Mail wird deren Detailansicht geöffnet. In dieser Ansicht stehen verschiedene Schaltflächen zur Verfügung. Der Pfeil nach links führt zurück zur Liste, was aber auch mit einem Wisch von links nach rechts erledigt werden kann. Der Pfeil oben rechts dient zum Beantworten oder Weiterleiten der Nachricht, eine Beantwortung ist aber auch per Wischgeste von rechts nach links möglich. Die Schaltflächen unten dienen zum Ändern des Lesestatus, für die Navigation zur vorherigen und nächsten Nachricht, zum Löschen der E-Mail und um eine sogenannte Aktion auszulösen. Und genau hier liegt die große Stärke von Dispatch, das Weiterverarbeiten der E-Mail in anderen Apps:

Dispatch 2

Welche Apps hier erscheinen sollen wird – man ahnt es vielleicht schon – wieder in den Einstellungen festgelegt, dort stehen eine ganze Reihe zur Auswahl. Zu den Apps gehören u.a. OmniFocus, Things, Clear, Todo, Drafts, Evernote, Fantastical und Erinnerungen. Zusätzlich kann noch konfiguriert werden, welche Aktionen beim Antippen von Links (z.B. Öffnen in Safari oder Chrome oder 1Password), Datumsangaben und Uhrzeiten (Ereignis erstellen, in Fantastical öffnen, …), Telefonnummern (Anruf, Facetime, Skype, …) sowie Adressen (Apple Maps, Google Maps, Kontakt anzeigen, …) angeboten werden sollen. Das macht Dispatch zu einer mächtigen Schaltzentrale auf dem iPhone.

Zu guter Letzt ist die App auch noch darauf ausgelegt, E-Mails zügig zu beantworten. Dazu verfügt sie sowohl über eine eigene Textschnipsel-Verwaltung als auch Unterstützung für TextExpander. Ich verwende ausschließlich die TextExpander-Snippets, da ich bereits über eine große Zahl von Textbausteinen verfüge.

Es lohnt sich also, mal darüber nachzudenken, Dispatch für den eigenen E-Mail-Workflow zu nutzen. Die App hat ein interaktives Tutorial integriert, was den Einstieg erleichtert. Wie bereits angedeutet, kann der E-Mail-Helfer nicht alles was Apples Mail-App leistet, ist also kein Ersatz, sondern eher ein “Companion” mit beachtlichen GTD- und Inbox-Zero-Stärken. Es fehlen z.B. die Funktionen E-Mails zu signieren oder zu verschlüsseln. Dispatch arbeitet nur mit IMAP-Konten, Exchange oder POP3 werden nicht unterstützt. Wünschenswert wäre auf jeden Fall noch eine iPad-Version, deren Entwicklung aber laut Anbieter noch nicht entschieden ist.

Update: OmniFocus für iOS mit TextExpander-Support

17 Sep 2012
17. September 2012

Endlich wächst zusammen, was zusammen gehört. Die OmniGroup muss mein Flehen erhört haben und hat heute OmniFocus für iPhone und OmniFocus für iPad mit Support für TextExpander touch ausgestattet. Damit kann ich meine Snippets nun in beiden Apps auch mobil nutzen, was das Eintragen von Aufgaben deutlich beschleunigen dürfte. Vielen Dank dafür!

Sowohl OmniFocus als auch TextExpander habe ich in entsprechenden Blog-Artikeln ausführlicher vorgestellt. Beide Produktivitätsapps befinden sich bei mir nach wie vor im Dauereinsatz, ich kann sie uneingeschränkt empfehlen.

TextExpander: Power-Snippets

17 Sep 2011
17. September 2011

TextExpander, ein Tool, welches ich bereits hier vorgestellt habe, wandelt zuvor definierte Kürzel in eine Langform um. Auf diese Weise kann der Tippaufwand für Briefe, E-Mails, Chats, HTML-Seiten uvm. deutlich reduziert werden. Die Software ist sowohl für OS X als auch für iOS verfügbar.

Die Snippets müssen aber nicht zwangsläufig feste ausgeschriebene Wörter sein. In diesem Artikel haben wir bereits gesehen, dass es sich auch um Shell-Skripte handeln kann, die Ausgaben nach einer festgelegten Programmlogik vornehmen. Jetzt ist es Zeit, den nächsten Schritt zu gehen, denn neben Shell-Skripten kann TextExpander auch AppleScript-Snippets verarbeiten. AppleScript ermöglicht die Kommunikation und Interaktion mit zahlreichen Apps und ist für mich einer der Gründe, warum OS X so ein elegantes und mächtiges Betriebssystem ist. So ist es mit Hilfe von AppleScript zum Beispiel kein Problem, von iTunes die Information zu bekommen, welcher Titel gerade abgespielt werden.

Der Einsatz von AppleScript eröffnet unseren TextExpander-Snippets daher völlig neue Möglichkeiten, für die ich in diesem Artikel einige Beispiele anführen möchte. In jedem Fall müssen wir beim Hinzufügen des Snippets den Inhaltstyp auf „AppleScript“ setzen:

te-applescript1

Finder

Dieses Snippet, welches ich im Netz gefunden habe, hat mich überhaupt auf die Idee gebracht, die AppleScript-Fähigkeiten von TextExpander näher zu erforschen:

tell application “Finder” to get POSIX path of (target of front Finder window as text)

Gibt man z.B. in einem Text-Editor das Kürzel für dieses Snippet ein, erscheint an der aktuellen Cursor-Position statt des Kürzels der Dateisystem-Pfad, in dem sich das vorderste Finder-Fenster befindet. Das ist beispielsweise sehr nützlich, wenn man gerade etwas dokumentiert, was mit Dateien zu tun hat.

Safari

Daraufhin habe ich mir überlegt: „Wenn das im Finder geht, kann mir Safari bestimmt auch sagen, wie die Webadresse des aktuellen Safari-Fensters/-Tabs lautet.“ Das wäre enorm praktisch, da ich sehr häufig Links in meine Texte einfüge, die ich zuvor im Browser herausgesucht habe. Mit etwas Hilfe von Smile-Software, dem Hersteller von TextExpander, bin ich zu folgendem Snippet gekommen, welches diesen Job hervorragend erledigt:

tell application “Safari” to return URL of front document

Allein dieses Snippet ist für mich so nützlich, dass ich es mehrmals am Tag verwende. Mit ein wenig Mehraufwand kann man TextExpander sogar dazu bewegen die Webadresse gleich als HTML-Link (also mit dem a-Tag drumherum) auszugeben:

tell application “Safari”
set theURL to URL of current tab of window 1
end tell
set result to “<a href=′” & theURL & “′></a>”
return result

(in diesem Skript müssen die Hochkommata noch ersetzt werden; ich habe ein Ersatzzeichen verwendet, da mein Editor RapidWeaver normale Hochkommata abwechselnd unten und oben schreibt)

iTunes

Vielleicht möchten wir ja mal auf Twitter oder Facebook den aktuellen Titel, den wir gerade in iTunes hören, posten. Nun, mit diesem Snippet ist das kein Problem:

tell application “iTunes”
try
if not (exists current track) then return
set this_artist to (get artist of current track)
set this_track to (get name of current track)
set this_album to (get album of current track)
set result to this_track & ” (” & this_album & “) von ” & this_artist
return result
end try
end tell

Adressbuch

Dieses Snippet fügt den Namen der Person, die gerade im Adressbuch ausgewählt ist, in unseren Text ein:

tell application “Address Book”
set mylist to selection
repeat with this_person in mylist
set first_name to first name of this_person
set last_name to last name of this_person
end repeat
end tell
set full_name to first_name & ” ” & last_name
return full_name

BBEdit

BBEdit ist seit ein paar Wochen mein neuer Programmiereditor. Im Gegensatz zu der zuvor dafür verwendeten App hat BBEdit eine AppleScript-Schnittstelle. Öfters muss ich in ein PHP-Skript, welches ich gerade schreibe, den Namen dieses Skripts einfügen. Auch das erledigt jetzt ein Snippet:

tell application “BBEdit”
set DocName to get name of document 1
return DocName
end tell

Fazit

Durch den Einsatz von AppleScript in TextExpander eröffnen sich – wie ich hoffentlich zeigen konnte – völlig neue Möglichkeiten. Der Fantasie sind hierbei eigentlich kaum Grenzen gesetzt. Ich hoffe daher, in der nächsten Zeit noch viele weitere nützliche „Power-Snippets“ zu finden oder selber zu schreiben. Über Hinweise und Ideen würde ich mich in den Kommentaren zu diesem Artikel jedenfalls sehr freuen.

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TextExpander: Dropbox-Sync zwischen OS X und iOS

20 Aug 2011
20. August 2011

TextExpander, ein Tool, welches ich bereits hier vorgestellt habe, wandelt zuvor definierte Kürzel (= Snippets) in eine Langform um. Auf diese Weise kann der Tippaufwand für Briefe, E-Mails, Chats, HTML-Seiten uvm. deutlich reduziert werden. Die Software ist sowohl für OS X als auch für iOS verfügbar.

Bisher konnten die Snippets nur per WLAN vom Mac auf ein iOS-Gerät übertragen werden. Mit TextExpander touch 1.2 kam kürzlich ein langersehntes Feature, die Dropbox-Synchronisation zwischen OS X und iOS, hinzu. Damit sind Kürzel, die wir auf dem Mac neu erstellen, automatisch beim nächsten Öffnen der iOS-App (die als Univeral-App sowohl auf dem iPhone als auch auf dem iPad ihren Dienst versieht) dort verfügbar (und umgekehrt).

Zum Einrichten der Synchronisation öffnen wir auf dem Mac die TextExpander-Einstellungen:

te-dropbox-1

Im Abschnitt „Synchronisieren“ stellen wir die Synchronisationsmethode auf „Dropbox“:

te-dropbox-2

Dadurch entsteht in unserem Dropbox-Ordner ein Verzeichnis „TextExpander“, welches die Datei „Settings.textexpander“ mit allen unseren Snippets enthält:

te-dropbox-3

Auf dem iPhone (oder dem iPad) suchen wir ebenfalls die Einstellungen auf und aktivieren dort die Dropbox-Synchronisation:

te-dropbox-4

Der Standard-Dropbox-Authorisierungsdialog fragt nun die Dropbox-Zugangsdaten ab. Das war es dann aber auch schon, ab sofort stehen unsere Mac-Snippets auch auf dem iPhone zur Verfügung:

te-dropbox-5

Abschließend noch ein Hinweis zu iOS 5. Dieses Update wird eine eigene Expansionsfunktion mitbringen, die aber im Vergleich zu TextExpander als rudimentär bezeichnet werden kann. Alle Kürzel müssen direkt auf dem iOS-Gerät definiert werden, ein synchronisierbares Gegenstück auf dem Mac ist nicht vorhanden. Dafür funktionieren diese Kürzel allerdings überall, während TextExpander auf Apps mit integrierter Unterstützung angewiesen ist. Allerdings wird diese von vielen meiner Produktivitätsapps – wie z.B. Simplenote, DEVONthink, Nebulous Notes oder Writing Kit angeboten.

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TextExpander: Begrüßung nach Tageszeit

21 Mai 2011
21. Mai 2011

TextExpander, ein Tool, welches ich vor rund einem Monat hier vorgestellt habe, wandelt zuvor definierte Kürzel in eine Langform um. Auf diese Weise kann der Tippaufwand für Briefe, E-Mails, Chats, HTML-Seiten uvm. deutlich reduziert werden.

Heute wollen wir uns das Kürzel tzb erstellen, welches automatisch in eine Begrüßung umgewandelt wird, die von der Tagszeit abhängig ist:

0 bis 12 Uhr: Guten Morgen
12 bis 18 Uhr: Guten Tag
18 bis 0 Uhr: Guten Abend

Dabei machen wir von der Möglichkeit Gebrauch, dass TextExpander auch sogenannte Shell-Script verarbeiten kann.

Es ist darauf zu achten, dass eine aktuelle Version von TextExpander installiert ist, da es vor kurzem ein Release gab, welches Prozentzeichen in Shell-Scripten nicht richtig verarbeitet hat!

Wir rufen TextExpander auf und klicken auf „Neuer Textbaustein“:

Nun stellen wir den Inhalt auf „Shell Script“ um (über die Dropdown-Auswahl) und legen als Kürzel „tzb“ fest:

In die Textbox kommt nun folgendes Shell-Script:

#!/bin/bash
stunde=`date “+%H”`
if [ $stunde -lt 12 ]; then
echo -n “Guten Morgen”
elif [ $stunde -lt 18 ]; then
echo -n “Guten Tag”
else
echo -n “Guten Abend”
fi

Fertig ist unsere Begrüßung!

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