Tag Archive for: OmniFocus

Update: OmniFocus für iOS mit TextExpander-Support

17 Sep 2012
17. September 2012

Endlich wächst zusammen, was zusammen gehört. Die OmniGroup muss mein Flehen erhört haben und hat heute OmniFocus für iPhone und OmniFocus für iPad mit Support für TextExpander touch ausgestattet. Damit kann ich meine Snippets nun in beiden Apps auch mobil nutzen, was das Eintragen von Aufgaben deutlich beschleunigen dürfte. Vielen Dank dafür!

Sowohl OmniFocus als auch TextExpander habe ich in entsprechenden Blog-Artikeln ausführlicher vorgestellt. Beide Produktivitätsapps befinden sich bei mir nach wie vor im Dauereinsatz, ich kann sie uneingeschränkt empfehlen.

iBooks und iBooks Author

21 Jan 2012
21. Januar 2012

Diese Woche gab es eine Sonderveranstaltung von Apple mit dem Thema Schule und Universität, eine Fragestellung, welche mir am Herzen liegt, schließlich habe ich über 20 Jahre an solchen Lehranstalten verbracht. Ein Schwerpunkt waren Lehrbücher. Daher wurde iBooks um diese Buchart erweitert und ist am selben Tag in der Version 2.0 erschienen. Lehrbücher unterscheiden sich von den bisherigen iBooks durch die Möglichkeit, weitere zusätzliche interaktive Elemente enthalten zu können. Dazu gehören u.a. Galerien, Testfragen, Keynote-Präsentationen (!), interaktive Bilder und 3D-Animationen. Ein interessantes Lehrbuch dieser Art ist z.B. „Life on Earth“ in Apples Bookstore. Das Lehrbuch-Angebot liegt zunächst – wie bei vielen iTunes-Neuerungen – nur in englischer Sprache vor. Nun ist es an unseren Verlagen, entsprechende Angebote für hiesige Schüler und Studenten zu schaffen.

Aber mit welchen Tools kann man überhaupt solche E-Books erstellen? Nun, die Antwort blieb Apple auf besagtem Event ebenfalls nicht schuldig und liefert das passende Werkzeug gleich mit. Die App „iBooks Author“ war sofort nach Veranstaltungsende im Mac-App-Store verfügbar und führt seitdem dort die Charts an, denn die Software ist kostenlos erhältlich und ziemlich leistungsfähig.

Da war die Versuchung natürlich groß, zum Testen sofort ein kleines E-Book zu erstellen ;-). Zunächst aber sollte einschränkend erwähnt werden, dass die App OS X 10.7.2 voraussetzt. Mit Tricks und kleinen Einschränkungen soll aber auch der Betrieb unter „Snow Leopard“ möglich sein. Das Programm ist 136 MB groß, gut an Lion angepasst (Vollbild, Versionen, …) und erinnert vom Look & Feel an eine Mischung aus Pages und Keynote. Es ist daher anzunehmen, dass die App von der iWork-Abteilung geschrieben wurde und ein weiterer Grund dafür ist, warum wir noch immer keine neue Version der iWork-Suite gesehen haben. Für meinen Test habe ich von einem meiner Blog Artikel, nämlich „OmniFocus: Aufgabenverwaltung für Mac, iPad und iPhone“, einfach mal eine E-Book-Version erstellt. Ich habe dafür nur eine gute Stunde gebraucht, was sicherlich für die Software spricht. Allerdings habe ich dabei natürlich nicht alle Funktionen genutzt oder gar gesehen. Dieser Artikel ist daher keine vollständige Beschreibung von ”iBooks Author“, sondern soll als Anregung für eigene Kreationen und Experimente dienen.

Genau wie bei iWork beginnt die Arbeit mit der Auswahl einer Vorlage (oder dem Öffnen einend vorhandenen Dokuments). Eigene Dokumente können ebenfalls als Vorlage gesichert werden.

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Ich habe mich für „Einfach“ entschieden. Danach geht es gleich an die Inhalte. Das Hauptfenster hat die Mac-typische Dreiteilung aus Toolbar, Seitenleiste und Hauptfenster:

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Die Seitenleiste erinnert ein wenig an Keynote und ermöglicht das Umsortieren der einzelnen Elemente des Buchs. Das können Dinge wie Kapitel, Abschnitte, Vorwort, Copyright, Widmung und Seiten sein. Seiten können bis zu drei Spalten haben. Fest dazu gehören oben die Elemente Titel, Einführungsmedien, Inhaltsverzeichnis und Glossar. Das Inhaltsverzeichnis wird automatisch aus den Kapiteln und Abschnitten erstellt, das Glossar kann man aus beilegen Stichwörtern des Dokuments aufbauen. Um schnell einen Grundstock an Inhalt zu bekommen, ist es möglich Pages- oder Word-Dokumente zu importieren (über das Menü Einfügen > Kapitel aus Pages- oder Word-Dokument…).

Desweiteren kann das Dokument mit Textfeldern, Formen (wie in iWork), Tabellen, Diagrammen und Medien (über den Medien-Browser von OS X) angereichert werden.

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Hinzu kommen die bereits erwähnten Widgets, die eine Menge Interaktivität in unser Buch bringen:

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Zum Testen habe ich in meinem Buch die Widgets „Galerie“ und „Wiederholung“ eingebaut. Zu jedem Zeitpunkt können wir uns anschauen, wie das fertige Buch auf dem iPad (Lehrbücher sind nicht fürs iPhone) aussehen würde. Dazu wird das iPad per USB-Kabel angeschlossen, iBooks 2.0 geöffnet und in „iBooks Author“ das Icon „Vorschau“ angeklickt.

Sind wir mit unserem Buch zufrieden, kann es entweder im iBooks-Store veröffentlicht oder exportiert werden. Zur Veröffentlichung im Store sind eine Reihe von Dingen zu beachten, die in der Online-Hilfe beschrieben sind.

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Kostenpflichtige Bücher dürfen laut Lizenz ausschließlich via iTunes veröffentlicht werden, was sofort zu – meiner Meinung nach berechtigter – Kritik an Apple geführt hat. Schließlich könnte ich ein mit Pages oder Word erstelltes Buch überall verkaufen. Allerdings ist zu bedenken, dass die Software im Gegenzug kostenlos ist und sicherlich ganz bewußt den Namen „iBooks Author“ und nicht „E-Book Author“ trägt. Kostenlose Bücher hingegen dürfen wir z.B. auch via Web veröffentlichen. Als Export-Formate stehen „.itmsp“ (für den Store), „.ibooks“ (für die iBooks-Software), PDF und Text zur Verfügung. Bei den zwei letztgenannten Formaten gehen natürlich jede Menge Funktionen verloren.

Mein Testbuch ist kostenlos, es kann hier heruntergeladen werden. Per Drag & Drop landet es in iTunes und kann von dort auf ein iPad gesynct werden.

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Abschließend ein paar Screenshots meines Buches direkt von meinem iPad:

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ibookof4



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OmniFocus: Aufgaben und Kontexte verlinken

05 Jun 2011
5. Juni 2011

OmniFocus ist eine professionelle Aufgabenverwaltung für Mac, iPad und iPhone, die ich bereits hier im Blog ausführlicher vorgestellt habe. In einer Reihe von Folgeartikeln möchte ich ein paar Tipps und Tricks zu dieser von mir täglich verwendeten Software weitergeben. Den Anfang soll das Thema Verlinkung machen.

Diese wenig bekannte Funktion ist u.a. im Kontextmenü einer Aufgabe versteckt, welches durch Rechts- oder Ctrl-Klick zu erreichen ist:

In der Zwischenablage haben wir nun folgende Zeichenkette;

omnifocus:///task/kQaoX07z4bQ

Da OmniFocus „omnifocus“ als sogenanntes URL-Schema im System registriert, kann man die zugehörige Aufgabe aus anderen Programmen über diese Verlinkung öffnen. Hier ein Beispiel für TextEdit:

Natürlich kann man die Aufgabe auch in OmniFocus selbst verlinken (z.B. im Notizfeld), etwa um einen Zusammenhang von zwei Aktionen deutlich zu machen.

Das Geniale ist nun, dass dieser Link ebenfalls auf iOS-Geräten funktioniert, wenn wir unser OmniFocus zwischen Mac und iOS entsprechend synchronisieren. Hier ein Beispieltext im iPhone-Notizprogramm „Simplenote“:

Ein Klick auf den Link öffnet die entsprechende Aufgabe in der iPhone-Version von OmniFocus:

Solche Links lassen sich auch für Projekte und Kontexte erzeugen. Hier ein Beispiel für einen Personen-Kontext:

Dieser Link sieht so aus:

omnifocus:///context/h1NAD0d6gO4

Dieser Personen-Kontext eignet sich natürlich ganz vorzüglich fürs Adressbuch:

Dazu habe ich ein Feld des Typs „URL“ hinzugefügt und einen eigenen URL-Typ („OmniFocus“) definiert.

OmniFocus: Aufgabenverwaltung für Mac, iPad und iPhone

09 Apr 2011
9. April 2011

Kurz nach Anschaffung meines ersten iPhones – es war das 3G im Spätsommer 2008 – kam bei mir die Idee auf, das Thema Aufgabenverwaltung endlich einmal professionell anzugehen. Natürlich sollte eine Lösung her, die auf allen meinen Geräten (damals Mac und iPhone) verfügbar ist und sich auch zwischen diesen automatisch synchronisiert. Gleichzeitig war ich in der Vergangenheit immer wieder an die Grenzen einfacher ToDo-Listen gestoßen. Sie konnten meine zahlreichen Aufgaben und Projekte im privaten und dienstlichen Bereich nicht richtig abbilden. Es sollte und mußte eine professionelle Lösung her.

Nach einigen Recherchen, Testinstallationen und Fehlkäufen bin ich schließlich bei OmniFocus gelandet, programmiert von der OmniGroup aus Seattle, einer Firma, die sich ganz dem Thema Produktivität verschrieben hat und ausschließlich Mac- und iOS-Software herstellt. OmniFocus deckt das ganze Spektrum von der einfachen Aufgabenliste bis hin zu GTD („Getting Things Done“, eine bekannte Selbstmanagement-Methode von David Allen), was bei mir mehr und mehr zum Einsatz kommt. OmniFocus ist nicht preiswert (Desktop-Version rund 80, iPad-Version rund 40 und iPhone-Version rund 20 Dollar), dennoch ist das Programm für mich jeden Cent wert, da ich meine Aufgaben und Projekte noch nie so gut im Griff habe wie mit dieser Software. OmniFocus liegt vollständig in deutscher Lokalisierung vor und wird regelmäßig aktualisiert und verbessert.

Desktop-Client nur für Macs

Eine wesentliche Einschränkung von OmniFocus ist, daß es den Desktop-Client nur für Macs gibt. Da der Desktop-Client eine ganze Menge mehr an Funktionen hat als das iPhone-Programm, möchte ich diese Software in erster Linie Mac-Benutzern empfehlen. Man kann zwar auch nur mit dem iPhone-Programm arbeiten, muß dann aber eine Reihe von Einschränkungen in Kauf nehmen. Eine webbasierte Komponente gibt es nicht. Die relativ neue iPad-App liegt funktional zwischen Mac- und iPhone-Version, ist aber in einigen Dingen – wie z.B. dem Prüfen – übersichtlicher als die Mac-Version.

Arbeitsteilung Desktop/iPhone

Die meisten Arbeiten erledige ich mit dem Desktop-Client, weil dieser wie oben beschrieben mehr Funktionen hat und weil man mit dem größeren Bildschirm sowie Tastatur und Maus natürlich übersichtlicher und zügiger arbeiten kann. Das Programm ist bei mir ständig geöffnet. Die iPhone App nutze ich hauptsächlich um:

– Aufgaben einzutragen, die mir unterwegs einfallen
– Aufgaben nachzuschlagen (was kann ich gerade erledigen?)
– Aufgaben abzuhaken, die ich unterwegs erledigt habe

Erfassen, ordnen und machen

Das ist die gängige Arbeitsweise mit OmniFocus. Alles was einem an Aufgaben und Projekten einfällt schreibt man am besten erstmal als Liste in die sogenannte Inbox („Brain Dump“). Wenn man schon länger mit dem Programm arbeitet und eine Reihe von Projekten definiert hat, kann man neue Dinge natürlich auch gleich in das entsprechende Projekt eintragen. Auf dem Desktop kann man auch mit Hilfe der Tastenkombination Ctrl-Alt-Leertaste aus jedem anderen Programm ein Eintragsfenster für neue Aufgaben öffnen, mit Ctrl-Shift-C kann aus markiertem Text eines anderen Programms ebenfalls eine neue Aufgabe gemacht werden (Clipping-Service). Man kann OmniFocus auch so konfigurieren, daß E-Mails, die an eine bestimmte Adresse gehen oder deren Betreff mit einer bestimmten Zeichenfolge beginnt, in der Inbox landen. Auf diese Weise können z.B. Arbeitskollegen Aufgaben zusenden. Das ist auch praktisch, wenn man an einem Rechner ohne OmniFocus sitzt und einem plötzlich eine komplexere Aufgabe einfällt, die man lieber am PC als mit dem iPhone eintippen möchte. Alles was weniger als 2 Minuten dauert, sollte man nicht erfassen, sondern – falls möglich – gleich machen (2-Minuten-Regel bei GTD).

Mit dem Desktop-Client kann man an jede Aufgabe eine Datei, eine E-Mail oder eine Webseite anhängen. Am iPhone kann man zu jeder Aufgabe eine Audio-Aufzeichnung oder ein Foto hinzufügen.

Im nächsten Schritt werden die Dinge geordnet. Alle Aufgaben (in OmniFocus Aktionen genannt), die mehr als einen Arbeitsschritt umfassen, sind schon ein Projekt. Natürlich lassen sich Aktionen auch in Projekte umwandeln und umgekehrt. Am Ende sollte man jeder Aufgabe ein Projekt zugewiesen haben. Man kann mit OmniFocus die Dinge beliebig schachteln. Ein Projekt kann also z.B. aus einzelnen Gruppen bestehen, die dann aus einzelnen Aufgaben/Aktionen zusammengesetzt sind (man kann natürlich noch tiefer strukturieren, im Prinzip funktioniert das Ganze wie ein Outliner). Innerhalb eines Projekts oder einer Gruppe kann man festlegen, ob die Aufgaben parallel abgearbeitet werden können oder Schritt für Schritt (sequentiell). In diesem Fall ist dann immer nur der gerade oberste Schritt aktiv/verfügbar. Für Aufgaben, für die sich kein Projekt findet, habe ich mir ein Projekt „sonstige Einzelaufgaben“ angelegt.

Kontexte

Was OmniFocus von einfachen Todo-Listen ganz wesentlich unterscheidet ist, daß man jeder Aufgabe noch einen Kontext zuordnet. Ein Kontext ist z.B. ein Ort, an dem man gerade ist (zu Hause, Büro, Supermarkt, …), ein Werkzeug, man gerade zur Verfügung hat (Mac, Telefon, …) oder eine Person, die man gerade trifft. Auch die Kontexte kann man verschachteln. So habe ich z.B. Kontexte wie Gänge/Supermarkt, Gänge/Post, Mac/E-Mail oder Mac/Online. Mit der iPhone-/iPad-App kann man den ortsbezogenen Kontexten GPS-Koordinaten zuordnen.

OmniFocus hat sowohl auf dem iPhone als auch auf dem Desktop eine Projekt- und eine Kontext-Ansicht, Während man die ersten beiden Schritte (erfassen und ordnen) besser in der Projekt-Ansicht macht ist für das eigentliche Erledigen der Aufgaben die Kontext-Ansicht geradezu ideal. Wenn man beispielsweise gerade im Supermarkt ist, geht man einfach nach Kontexte -> Gänge -> Supermarkt und sieht sofort, was man nicht vergessen sollte einzukaufen. Noch einfacher ist es, wenn man den Kontexten GPS-Koordinaten zugewiesen hat, dann klickt man einfach auf ein Icon und schon sieht man eine Liste aller Dinge, die man in der Nähe erledigen kann. Sehr praktisch.

Mit Kontexten reduziert man seine möglicherweise sehr lange Aufgabenliste auf die wenigen Punkte, die man gerade jetzt erledigen kann. Das hat mich an OmniFocus mit am meisten fasziniert.

Beispiel-Projekt: Geschäftsessen (sequentiell)

– eigene Verfügbarkeit für diesen Monat prüfen (Kontext: Mac)
– Terminvorschläge an Geschäftspartner mailen (Kontext: Mac/E-Mail)
– schönes Restaurant suchen (Kontext: Mac/Online)
– Tisch reservieren (Kontext: Telefon)
– Bestätigung an Geschäftspartner mailen (Kontext: Mac/E-Mail)

Mein Tip bei allen Projekten ist es, möglichst kleine, klare und wirklich machbare Einzelschritte festzulegen. Das stellt sicher, daß Dinge ohne großes Nachdenken dann wirklich auch zügig abgearbeitet werden.

Start-, Fälligkeits- und Abschlußdatum

Noch mehr Übersicht verschafft man sich, indem man Aufgaben sowohl ein Start- als auch ein Fälligkeitsdatum zuweisen kann. So kann man Dinge, die noch gar nicht erledigt werden können (weil das Startdatum noch nicht erreicht ist) aus den Ansichten ausblenden und sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren. Das Fälligkeitsdatum sorgt dafür, daß anstehende Dinge kurz vorher (Standard: 2 Tage) orange und dann rot gekennzeichnet werden, so daß man nichts versäumt. OmniFocus merkt sich zu jeder erledigten Aufgabe auch das Abschlußdatum, so daß man auch im Nachhinein nachvollziehen kann, wann etwas erledigt wurde.

Wiederholungen

Manche Dinge muß man regelmäßig immer wieder erledigen (bei mir z.B. die Monatskarte tauschen). Daher kann man sowohl für das Start- als auch für das Fälligkeitsdatum Intervalle einstellen (z.B. jeden Monat, alle 2 Wochen usw.). Das können entweder feste Intervalle sein oder ein Zeitraum, der davon abhängig ist, wann die Aufgabe das letzte Mal erledigt wurde.

Perspektiven

Im Desktop-Client kann man sich jede Ansicht, die man sich gerade zusammengeklickt hat, z.B. alle Aufgaben, die bestimmte Kontexte haben nach Fälligkeitsdatum sortiert, als Perspektive speichern und später wieder mit einem Klick herbeizaubern. Zum Teil lassen sich diese Perspektiven auch auf die iOS-Geräte übertragen.

Prüfen

Es gehört zu GTD, seine Projekte in regelmäßigen Abständen zu prüfen, z.B. ob es als Ganzes überhaupt noch relevant ist oder ob einzelne Aktionen evtl. zu ändern sind. Jedem Projekt läßt sich daher ein Prüfinterval zuordnen (z.B. wöchentlich). In einer Prüf-Ansicht zeigen der Desktop- und der iPad-Client dann alle zu prüfenden Projekte geordnet nach Prüfdatum an, so daß man diese leicht durchsehen und als geprüft markieren kann.

Synchronisation

Die Synchronisation zwischen Desktop und iPhone kann wahlweise über Mobile Me, Bonjour oder einem Webordner erfolgen. Einmal konfiguriert, läuft die Synchronisation dann automatisch. Der Desktop-Client kann auch mit iCal oder anderen Macs synchronisiert werden. Die OmniGroup bietet auch einen eigenen kostenlosen Sync-Service über ihre Server an.

Weiterführende Screencasts

Allen, die noch mehr wissen wollen und mal sehen möchten, wie das Programm in der Praxis aussieht, möchte ich die zwei Screencasts von screencastsonline.com (Englisch) sehr empfehlen. Die Videos sind wirklich gut gemacht und vertiefen die von mir angerissenen Punkte mit praktischen Beispielen:

– Einführung und Grundlagen
– fortgeschrittene Funktionen und iPhone-App

Persönliches Fazit

Für mich ist das Programm unentbehrlich geworden. Es hat Struktur in meine Aufgaben und Projekte gebracht, spart Zeit ein und gibt das gute Gefühl, nichts wichtiges zu vergessen. Es ersetzt viele Dinge, die ich vorher in separaten Programmen oder auf Zetteln verwaltet habe, von meinen beruflichen Projekten bis zur Einkaufs- und Verleihliste.


Screenshot der iPad-Version

 

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