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Dispatch – Inbox Zero mit dem iPhone

12 Okt 2013
12. Oktober 2013

Vor fast zwei Jahren habe ich mit “Inbox Zero” eine Methode vorgestellt, mit der sich E-Mails zügig abarbeiten lassen, damit unser Posteingang schnell leer wird. Zum besseren Verständnis des heutigen Beitrags ist es sinnvoll, sich mit dieser Arbeitsweise, will sagen dem verlinkten Artikel, nochmal kurz vertraut zu machen, falls man sie sich noch nicht angeeignet hat. Mailboxen eignen sich schlecht als Aufgabenlisten, da insbesondere bei längeren E-Mails der Kern einer Nachricht bzw. der Teil, aus dem sich eine Aufgabe ergibt, bei jedem Lesen neu erfasst werden muss. Das Abarbeiten einer Inbox ist nicht so schwer wie es zunächst vielleicht scheint, da es pro Nachricht nur wenige Dinge sind, die mit ihr passieren können:

  • Löschen/Archivieren
  • Delegieren
  • Beantworten
  • Aufschieben
  • Erledigen

Verinnerlicht man diese Vorgehensweise ist schnell entschieden, was mit einer Mail zu tun ist. Haben wir allerdings nur unser iPhone zur Hand ergibt sich das Problem, dass die mitgelieferte Mail-App nicht optimal für diesen Workflow geeignet ist. So ist es beispielsweise recht aufwändig aus einer E-Mail eine Aufgabe in OmniFocus, dem Aufgaben-/GTD-System meiner Wahl, zu machen. Hier kommt die App “Dispatch” (derzeit 4,49 € im App Store, benötigt iOS 7) ins Spiel, die genau auf die einführend genannten Dinge ausgelegt ist. Es handelt sich nicht um ein vollständiges Mail-Programm, da nur Zugriff auf die Inbox(en) besteht. Dafür ist aber alles vorhanden, diese schnell gen Null zu bringen.

In der E-Mail-Liste, die man mit einem Umschalter unten auf ungelesene oder markierte Mails beschränken kann, kommt man durch Wischen von rechts nach links auf einem Nachrichteneintrag zu einer Icon-Leiste mit fünf Aktionen (s. Titelbild oben). Von links nach rechts können wir hier

  • den Lesestatus zwischen gelesen und ungelesen hin- und herschalten
  • eine E-Mail markieren bzw. die Markierung wieder aufheben
  • die E-Mail archivieren (welcher Mail-Ordner unser Archiv ist, wird in den Einstellungen festgelegt)
  • die E-Mail verschieben (in einen “Schnellverschiebeordner”, der ebenfalls festgelegt werden kann, oder in einen beliebigen anderen Ordner)
  • die E-Mail löschen

Nach dem Löschen oder Archivieren wird für kurze Zeit ein Rückgängig-Knopf angeboten, falls man im Eifer des Gefechts einen Fehler gemacht hat, was eine gute Idee ist. Wir können übrigens in der Liste auch noch weiter nach links wischen, dann wird die sogenannte Schnellaktion ausgeführt, die mit “Archivieren”, “Als Spam markieren” oder “Löschen” belegt werden kann. Da es für zwei dieser Aktionen ja schon ein Icon in der Leiste gibt, hab ich mich für den Spam entschieden, was sich als recht praktisch erwiesen hat. In den Einstellungen kann wiederum konfiguriert werden, welcher Ordner den Spam aufnehmen soll. Auch diese Aktion kann in einem entsprechenden Zeitfenster wieder rückgängig gemacht werden.

Dispatch 1

Tippt man in der Nachrichtenliste auf eine E-Mail wird deren Detailansicht geöffnet. In dieser Ansicht stehen verschiedene Schaltflächen zur Verfügung. Der Pfeil nach links führt zurück zur Liste, was aber auch mit einem Wisch von links nach rechts erledigt werden kann. Der Pfeil oben rechts dient zum Beantworten oder Weiterleiten der Nachricht, eine Beantwortung ist aber auch per Wischgeste von rechts nach links möglich. Die Schaltflächen unten dienen zum Ändern des Lesestatus, für die Navigation zur vorherigen und nächsten Nachricht, zum Löschen der E-Mail und um eine sogenannte Aktion auszulösen. Und genau hier liegt die große Stärke von Dispatch, das Weiterverarbeiten der E-Mail in anderen Apps:

Dispatch 2

Welche Apps hier erscheinen sollen wird – man ahnt es vielleicht schon – wieder in den Einstellungen festgelegt, dort stehen eine ganze Reihe zur Auswahl. Zu den Apps gehören u.a. OmniFocus, Things, Clear, Todo, Drafts, Evernote, Fantastical und Erinnerungen. Zusätzlich kann noch konfiguriert werden, welche Aktionen beim Antippen von Links (z.B. Öffnen in Safari oder Chrome oder 1Password), Datumsangaben und Uhrzeiten (Ereignis erstellen, in Fantastical öffnen, …), Telefonnummern (Anruf, Facetime, Skype, …) sowie Adressen (Apple Maps, Google Maps, Kontakt anzeigen, …) angeboten werden sollen. Das macht Dispatch zu einer mächtigen Schaltzentrale auf dem iPhone.

Zu guter Letzt ist die App auch noch darauf ausgelegt, E-Mails zügig zu beantworten. Dazu verfügt sie sowohl über eine eigene Textschnipsel-Verwaltung als auch Unterstützung für TextExpander. Ich verwende ausschließlich die TextExpander-Snippets, da ich bereits über eine große Zahl von Textbausteinen verfüge.

Es lohnt sich also, mal darüber nachzudenken, Dispatch für den eigenen E-Mail-Workflow zu nutzen. Die App hat ein interaktives Tutorial integriert, was den Einstieg erleichtert. Wie bereits angedeutet, kann der E-Mail-Helfer nicht alles was Apples Mail-App leistet, ist also kein Ersatz, sondern eher ein “Companion” mit beachtlichen GTD- und Inbox-Zero-Stärken. Es fehlen z.B. die Funktionen E-Mails zu signieren oder zu verschlüsseln. Dispatch arbeitet nur mit IMAP-Konten, Exchange oder POP3 werden nicht unterstützt. Wünschenswert wäre auf jeden Fall noch eine iPad-Version, deren Entwicklung aber laut Anbieter noch nicht entschieden ist.

Vorlagen in OmniFocus

13 Apr 2013
13. April 2013

OmniFocus, ein ausgewachsenes GTD-System, gehört zu meinen wichtigsten Programmen. Ohne diese App, welche für Mac, iPhone und iPad angeboten wird, würde ich an vieles nicht denken und hätte ein deutlich unorganisierteres Leben.

Aber, wie das nun mal so ist, nichts ist perfekt und man kann immer noch etwas verbessern. OmniFocus – in diesem Artikel geht es ausschließlich um die Mac-Version – fehlt eine Vorlagen-Funktion. Häufig muss ich Projekte (= eine Gruppe von Aufgaben) eintragen, die es so bereits mal gab bzw. bei denen kleine Teile des Textes – z.B. ein Name – anders sind. Daher wäre es sehr schön und vor allem zeitsparend, wenn man sich einfach aus einer Bibliothek vorgefertigter Projekte bedienen könnte. Und hier die gute Nachricht: mit ein wenig AppleScript-Magie ist das kein Problem! AppleScript ist eine in OS X integrierte Programmiersprache, die auf natürlicher Sprache basiert und dazu dient, Abläufe zu automatisieren und Programme miteinander zu verbinden. Viele Programme bieten Schnittstellen zu AppleScript an – darunter auch OmniFocus.

Besagtes Script (“Templates.scpt”) kann über diese Seite geladen werden. Es gehört in den folgenden Ordner unseres Home-Verzeichnisses:

Library/Scripts/Applications/OmniFocus

Sollte der Ordner “OmniFocus” in “Applications” noch nicht existieren, ist dieser neu anzulegen.

Der Library-Ordner selbst ist seit Lion standardmäßig versteckt. Er kann über das „Gehe zu“-Menü des Finders bei gedrückter Alt-Taste erreicht werden oder mit folgendem Terminal-Befehl (Terminal ist ein mitgeliefertes Dienstprogramm) dauerhaft sichtbar gemacht werden:

chflags nohidden ~/Library/

Das Tilde-Zeichen wird mit der Tastenkombination Alt-N eingegeben.

“Templates.scpt” liegt eine Readme-Datei bei, in der die weitere Vorgehensweise ausführlich beschrieben ist. Als erstes verschaffen wir uns in OmniFocus ein Icon, mit dem wir das Script aufrufen. Dazu ist ein Rechtsklick auf die Icon-Leiste erforderlich wir wählen den Menüpunkt “Symbolleiste anpassen” und ziehen das Symbol “Skript: Templates” in die Icon-Leiste:

OF Vorlagen 1

Nun benötigen wir in unseren Projekten einen Ordner “Template” oder “Templates”. Dort legen wir alle Projekte, für die wir eine Vorlage benötigen, ab. Diese können den Status “zurückgestellt” bekommen, damit sie in anderen Ansichten nicht weiter stören, das Skript aktiviert Projekte, die aus Vorlagen kommen, automatisch.

Wir schauen uns am besten ein Beispiel an. Das Erstellen eines neuen Blog-Eintrags hier ist bei mir ein Projekt aus 3 Aufgaben: Recherche, das eigentliche Schreiben und die Verlinkung in den sozialen Netzen. In meinem Template-Ordner gibt es daher folgenden Eintrag:

OF Vorlagen 2

Es ist also alles schon so vorbereitet, wie ich es für ein neues Blog-Projekt brauche. Schaut man sich den Screenshot etwas genauer an, fallen die Zeichenketten “$Thema” und “>>> Website” auf. Was hat es damit auf sich? $Thema ist ein Platzhalter, wir Software-Entwickler sagen dazu Variable. Platzhalter fangen standardmäßig mit einem Dollarzeichen an, beim ersten Start des Scripts kann aber auch ein alternatives Zeichen eingegeben werden. Für jeden Platzhalter wird bei Benutzung der Vorlage der gewünschte Wert in einem Dialog abgefragt. Wichtig ist, dass die Notiz zum Projekt (hier die beiden grauen Zeilen unter dem Projekttitel) eine Auflistung (durch Leerzeichen getrennt) der gewünschten Variablen in einer Extrazeile enthält, in meinem Fall nur $Thema. ”>>> Website” in der zweiten Zeile bedeutet, dass das neue Projekt im Ordner “Website” entstehen soll. Mache ich keine entsprechende Angabe, wird der Ordner beim Anlegen des Projekts interaktiv abgefragt. Da in meinem Fall aber Blog-Einträge immer in den Ordner “Website” kommen, ist diese Vorgabe sinnvoll.

Wenn ich nun in OmniFocus auf das Icon “Templates” klicke passiert folgendes:

OF Vorlagen 3

Das Script fragt mich zunächst, welche Vorlage ich benutzen möchte. Ich wähle “privaten Blogeintrag zum Thema $Thema” schreiben. Nun muss ich noch angeben, durch welchen Wert der Platzhalter “$Thema” ersetzt werden soll:

OF Vorlagen 4

Und damit ist mein neues OmniFocus-Projekt im Ordner “Website” auch schon fertig:

OF Vorlagen 5

Soweit zur grundsätzlichen Vorgehensweise. Das Script kann noch einiges mehr, für alle Details empfehle ich das Studium der mitgelieferten Readme-Datei. Nur ein Beispiel, trägt man in den Notizen zum Projekt in eine neue Zeile “start: 2d” ein, so bekommt das aus dieser Vorlage erstellte Projekt gleich ein Startdatum, welches 2 Tage von heute entfernt liegt. Es gelten die üblichen Zeitschreibweisen von OmniFocus wie z.B. “1w” oder auch “2w 3d”. Analog ist auch eine Angabe von z.B. “due: 6d” für ein Fälligkeitsdatum in sechs Tagen möglich.

Der leere Posteingang

01 Nov 2011
1. November 2011

Nicht mehr Herr über den eigenen Posteingangsordner? Hunderte von E-Mails in der Inbox? Heute möchte ich eine Methode vorstellen, wie wir die Souveränität über unsere elektronische Post zurückerlangen können und empfangene E-Mails professionell managen. Sie ist unter dem Namen „Inbox Zero“ bekannt und wurde von dem amerikanischen Autor Merlin Mann entwickelt. Auf seinen Ideen beruht das Konzept, welches ich hier heute mal etwas ausführlicher vorstellen möchte. Wer noch mehr darüber erfahren möchte, findet auf seinen Webseiten weitere Informationen. „Inbox Zero“ beruht zum Teil auf „Getting Things Done“ (GTD), eine Methodik, über die wir schon im Zusammenhang mit OmniFocus gesprochen haben. Genug der Vorrede, befassen wir uns mit dem Thema E-Mail.

posteingang

Meine erste E-Mail-Adresse hatte ich – wenn mich meine Erinnerung nicht täuscht – im Jahre 1995. Damals wurden noch sehr wenige Nachrichten verschickt und jede E-Mail sorgfältig formuliert. Empfänger waren meist Freunde aus dem universitärem Umfeld, denn außerhalb der Lehranstalten war elektronische Post in Deutschland noch nicht sehr verbreitet. Und „Spam“ war quasi nicht existent. Es war kein System erforderlich, um mit diesen wenigen Nachrichten umzugehen.

Was haben sich die Zeiten geändert. Heute bekomme ich geschätzte 30 bis 50 Nachrichten am Tag und das wären noch viel mehr, wenn ich nicht eine ganze Reihe von Anti-Spam-Maßnahmen getroffen hätte. Persönliche Mails sind nun in der Unterzahl, der große Teil sind Nachrichten von Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen, Newsletter und automatische Benachrichtigungen unserer Server (Bestellungen, Berichte, Statistiken, …). Ohne ein System würde sich der Posteingang nun sehr rasch füllen und die E-Mail-Lage wäre unüberschaubar. Ein gutes System sollte folgende Kriterien erfüllen:

  • Es muss simpel sein, damit es mühelos angewendet werden kann.
  • Es muss wiederholbar sein.
  • Es muss vollständig sein, damit jede denkbare E-Mail verarbeitet werden kann.
  • Es darf nur wenige Aktionen (am besten in Form von Verben) geben.

Viele leben in ihrer Inbox und entscheiden anhand ihres Posteingangs, was als nächstes zu tun ist. Das ist aber kein System. Die Inbox ist nur ein Durchgang, in dem wir entscheiden, was mit der E-Mail passiert und wo deren Inhalt letztendlich landet, z.B. im Kalender oder unserer Aufgabenverwaltung. Es ist wichtig, ein gutes System zu haben, denn die Anforderungen an uns sind in der modernen Geschäftswelt nahezu unendlich während unsere Zeit und unsere Aufmerksamkeit nur endlich ist.

Wir können uns das in einem Boxmodell vorstellen. Ein leere Box entspricht unserer Zeit und Aufmerksamkeit. Wir können dort nun wichtige oder unwichtige Dinge hineintun, aber wenn sie voll ist ist sie voll. Es ist also entscheidend, unwichtige Dinge gar nicht erst hineinzulassen. Im Grunde kann man auf alle folgenden Punkte mit gesundem Menschenverstand kommen, dennoch ist es sinnvoll, sich die Dinge einmal systematisch vor Augen zu führen.

boxenmodell

E-Mail ist im wesentlichen nur ein Medium, alles, was wir in einer Nachricht finden, hat in der Regel bereits seinen festen Platz, im Kalender, der Aufgabenliste oder im Ablagesystem für Referenz-Materialien. Im Prinzip kennen wir das bereits vom GTD-System. Daher ist es sinnvoll, den Posteingang schnellstmöglich nach Null zu verarbeiten. Idealerweise schauen wir nie nach neuen E-Mails, ohne diese dann nach Null zu verarbeiten, was bedeutet, dass wir auf jede Nachricht eine ganz bestimmte Aktion anwenden. Das heißt aber nicht, dass wir morgens nach dem Einschalten des Rechners sofort 50 E-Mails beantworten müssen, denn verarbeiten ist weniger als beantworten aber mehr als einfach nur den Posteingang zu „checken“. Beantworten ist nur eine mögliche Aktion auf eine E-Mail. 100 E-Mails zu verarbeiten ist also nicht gleich 100 E-Mails beantworten. Es ist entscheidend, die wichtigen Informationen aus einer E-Mail herauszuarbeiten, danach ist sie quasi nur noch eine leere Hülse, die weggeworfen werden kann.

Prinzipiell gibt es nur fünf Dinge, die mit einer neuen E-Mail passieren können, welche sich mit den folgenden Verben umschreiben lassen:

  • Löschen/Archivieren
  • Delegieren
  • Beantworten
  • Aufschieben
  • Erledigen

Wenden wir eine dieser Aktionen konsequent auf jede neue E-Mail an, kann sich im Posteingang künftig nichts mehr ansammeln. Schauen wir uns die fünf Möglichkeiten einmal genauer an.

Man kann viel mehr E-Mails löschen als man glaubt, denn viele Nachrichten haben so gut wie keinen Informationsgehalt. Hier gilt es einfach die eigene Angst zu überwinden! Wird die enthaltene Information später nochmal benötigt, verschieben wir sie in einen Mail-Ordner namens „Archiv“. Idealerweise ist das nur ein Ordner ohne Unterstruktur, denn das beschleunigt die E-Mail-Verarbeitung wesentlich. Die Suchfunktionen moderner Mail-Clients oder von Systemen wie „Google Mail“ sind heutzutage gut genug, um eine Nachricht auch ohne weitere Unterordner wiederzufinden.

Kann die E-Mail besser von einem Kollegen erledigt werden, leiten wir diese an ihn weiter. Zusätzlich machen wir uns ggf. in unserem GTD-System einen Eintrag, um den Ausgang dieser Sache zu gegebener Zeit weiterzuverfolgen.

Antworten sollte man möglichst kurz fassen, in vielen Fällen genügen ein bis zwei Zeilen. Es ist wichtig, den Ball in Bewegung zu halten und ggf. Rückfragen zu stellen. Leider sind E-Mails oft unproportional, lange Nachrichten verleiten uns zu langen Antworten und kurze Mails können durchaus mal einen Monat nach sich ziehen.

Nicht alles können wir sofort beantworten. Es könnte zum Beispiel zuvor eine Recherche-Arbeit notwendig sein. Solche E-Mails verschieben wir in einen „Bearbeiten“-Ordner, den wir möglichst bis Tagesende weitestgehend abarbeiten, Die Inbox sollte wirklich nur für ungelesene Nachrichten da sein!

Der Rest wird entweder gleich erledigt (GTD sagt: wenn es weniger als zwei Minuten dauert) oder in ein geeignetes System wie dem Kalender oder unserer Aufgabenliste eingetragen.

Wenn wir dieses einfache System verinnerlichen und konsequent anwenden kann unsere Inbox nie wieder außer Kontrolle gelangen. Irgendwann ist man dann so weit, dass gar nicht mehr groß nachgedacht werden muss, die Mails werden einfach „runterverarbeitet“.

Zum Abschluss noch ein paar Tipps und Tricks.

  • E-Mails nicht so häufig abrufen. Das kann ein großer Produktivitätskiller sein und einen ständig aus dem Arbeitsfluss bringen. Ein sinnvolles Intervall kann z.B. einmal pro Stunde sein.
  • Für unwichtige E-Mails wenn möglich einen Filter verwenden, der diese in einen Mail-Ordner „später lesen“ verschiebt, welchen wir einmal pro Tag bearbeiten.
  • Für die Beantwortung von E-Mails empfiehlt sich die Verwendung Vorlagen oder Werkzeugen wie TextExpander, um die Bearbeitungszeit zu verkürzen.
  • Falls eine sehr große Inbox vorhanden ist und mit „Inbox Zero“ begonnen werden soll, empfiehlt es sich, die alte Inbox in einen neuen Ordner zu verschieben, der dann nach und nach abgearbeitet wird.

Persönliches Fazit

Ich verwende die hier beschriebene Methodik seit etwa einem Jahr an. Sie funktioniert bei mir wie beschrieben und sorgt wie gewünscht für einen leeren Posteingangsordner. Zur Nachahmung empfohlen!

OmniFocus: Aufgaben und Kontexte verlinken

05 Jun 2011
5. Juni 2011

OmniFocus ist eine professionelle Aufgabenverwaltung für Mac, iPad und iPhone, die ich bereits hier im Blog ausführlicher vorgestellt habe. In einer Reihe von Folgeartikeln möchte ich ein paar Tipps und Tricks zu dieser von mir täglich verwendeten Software weitergeben. Den Anfang soll das Thema Verlinkung machen.

Diese wenig bekannte Funktion ist u.a. im Kontextmenü einer Aufgabe versteckt, welches durch Rechts- oder Ctrl-Klick zu erreichen ist:

In der Zwischenablage haben wir nun folgende Zeichenkette;

omnifocus:///task/kQaoX07z4bQ

Da OmniFocus „omnifocus“ als sogenanntes URL-Schema im System registriert, kann man die zugehörige Aufgabe aus anderen Programmen über diese Verlinkung öffnen. Hier ein Beispiel für TextEdit:

Natürlich kann man die Aufgabe auch in OmniFocus selbst verlinken (z.B. im Notizfeld), etwa um einen Zusammenhang von zwei Aktionen deutlich zu machen.

Das Geniale ist nun, dass dieser Link ebenfalls auf iOS-Geräten funktioniert, wenn wir unser OmniFocus zwischen Mac und iOS entsprechend synchronisieren. Hier ein Beispieltext im iPhone-Notizprogramm „Simplenote“:

Ein Klick auf den Link öffnet die entsprechende Aufgabe in der iPhone-Version von OmniFocus:

Solche Links lassen sich auch für Projekte und Kontexte erzeugen. Hier ein Beispiel für einen Personen-Kontext:

Dieser Link sieht so aus:

omnifocus:///context/h1NAD0d6gO4

Dieser Personen-Kontext eignet sich natürlich ganz vorzüglich fürs Adressbuch:

Dazu habe ich ein Feld des Typs „URL“ hinzugefügt und einen eigenen URL-Typ („OmniFocus“) definiert.

OmniFocus: Aufgabenverwaltung für Mac, iPad und iPhone

09 Apr 2011
9. April 2011

Kurz nach Anschaffung meines ersten iPhones – es war das 3G im Spätsommer 2008 – kam bei mir die Idee auf, das Thema Aufgabenverwaltung endlich einmal professionell anzugehen. Natürlich sollte eine Lösung her, die auf allen meinen Geräten (damals Mac und iPhone) verfügbar ist und sich auch zwischen diesen automatisch synchronisiert. Gleichzeitig war ich in der Vergangenheit immer wieder an die Grenzen einfacher ToDo-Listen gestoßen. Sie konnten meine zahlreichen Aufgaben und Projekte im privaten und dienstlichen Bereich nicht richtig abbilden. Es sollte und mußte eine professionelle Lösung her.

Nach einigen Recherchen, Testinstallationen und Fehlkäufen bin ich schließlich bei OmniFocus gelandet, programmiert von der OmniGroup aus Seattle, einer Firma, die sich ganz dem Thema Produktivität verschrieben hat und ausschließlich Mac- und iOS-Software herstellt. OmniFocus deckt das ganze Spektrum von der einfachen Aufgabenliste bis hin zu GTD („Getting Things Done“, eine bekannte Selbstmanagement-Methode von David Allen), was bei mir mehr und mehr zum Einsatz kommt. OmniFocus ist nicht preiswert (Desktop-Version rund 80, iPad-Version rund 40 und iPhone-Version rund 20 Dollar), dennoch ist das Programm für mich jeden Cent wert, da ich meine Aufgaben und Projekte noch nie so gut im Griff habe wie mit dieser Software. OmniFocus liegt vollständig in deutscher Lokalisierung vor und wird regelmäßig aktualisiert und verbessert.

Desktop-Client nur für Macs

Eine wesentliche Einschränkung von OmniFocus ist, daß es den Desktop-Client nur für Macs gibt. Da der Desktop-Client eine ganze Menge mehr an Funktionen hat als das iPhone-Programm, möchte ich diese Software in erster Linie Mac-Benutzern empfehlen. Man kann zwar auch nur mit dem iPhone-Programm arbeiten, muß dann aber eine Reihe von Einschränkungen in Kauf nehmen. Eine webbasierte Komponente gibt es nicht. Die relativ neue iPad-App liegt funktional zwischen Mac- und iPhone-Version, ist aber in einigen Dingen – wie z.B. dem Prüfen – übersichtlicher als die Mac-Version.

Arbeitsteilung Desktop/iPhone

Die meisten Arbeiten erledige ich mit dem Desktop-Client, weil dieser wie oben beschrieben mehr Funktionen hat und weil man mit dem größeren Bildschirm sowie Tastatur und Maus natürlich übersichtlicher und zügiger arbeiten kann. Das Programm ist bei mir ständig geöffnet. Die iPhone App nutze ich hauptsächlich um:

- Aufgaben einzutragen, die mir unterwegs einfallen
- Aufgaben nachzuschlagen (was kann ich gerade erledigen?)
- Aufgaben abzuhaken, die ich unterwegs erledigt habe

Erfassen, ordnen und machen

Das ist die gängige Arbeitsweise mit OmniFocus. Alles was einem an Aufgaben und Projekten einfällt schreibt man am besten erstmal als Liste in die sogenannte Inbox (“Brain Dump”). Wenn man schon länger mit dem Programm arbeitet und eine Reihe von Projekten definiert hat, kann man neue Dinge natürlich auch gleich in das entsprechende Projekt eintragen. Auf dem Desktop kann man auch mit Hilfe der Tastenkombination Ctrl-Alt-Leertaste aus jedem anderen Programm ein Eintragsfenster für neue Aufgaben öffnen, mit Ctrl-Shift-C kann aus markiertem Text eines anderen Programms ebenfalls eine neue Aufgabe gemacht werden (Clipping-Service). Man kann OmniFocus auch so konfigurieren, daß E-Mails, die an eine bestimmte Adresse gehen oder deren Betreff mit einer bestimmten Zeichenfolge beginnt, in der Inbox landen. Auf diese Weise können z.B. Arbeitskollegen Aufgaben zusenden. Das ist auch praktisch, wenn man an einem Rechner ohne OmniFocus sitzt und einem plötzlich eine komplexere Aufgabe einfällt, die man lieber am PC als mit dem iPhone eintippen möchte. Alles was weniger als 2 Minuten dauert, sollte man nicht erfassen, sondern – falls möglich – gleich machen (2-Minuten-Regel bei GTD).

Mit dem Desktop-Client kann man an jede Aufgabe eine Datei, eine E-Mail oder eine Webseite anhängen. Am iPhone kann man zu jeder Aufgabe eine Audio-Aufzeichnung oder ein Foto hinzufügen.

Im nächsten Schritt werden die Dinge geordnet. Alle Aufgaben (in OmniFocus Aktionen genannt), die mehr als einen Arbeitsschritt umfassen, sind schon ein Projekt. Natürlich lassen sich Aktionen auch in Projekte umwandeln und umgekehrt. Am Ende sollte man jeder Aufgabe ein Projekt zugewiesen haben. Man kann mit OmniFocus die Dinge beliebig schachteln. Ein Projekt kann also z.B. aus einzelnen Gruppen bestehen, die dann aus einzelnen Aufgaben/Aktionen zusammengesetzt sind (man kann natürlich noch tiefer strukturieren, im Prinzip funktioniert das Ganze wie ein Outliner). Innerhalb eines Projekts oder einer Gruppe kann man festlegen, ob die Aufgaben parallel abgearbeitet werden können oder Schritt für Schritt (sequentiell). In diesem Fall ist dann immer nur der gerade oberste Schritt aktiv/verfügbar. Für Aufgaben, für die sich kein Projekt findet, habe ich mir ein Projekt “sonstige Einzelaufgaben” angelegt.

Kontexte

Was OmniFocus von einfachen Todo-Listen ganz wesentlich unterscheidet ist, daß man jeder Aufgabe noch einen Kontext zuordnet. Ein Kontext ist z.B. ein Ort, an dem man gerade ist (zu Hause, Büro, Supermarkt, …), ein Werkzeug, man gerade zur Verfügung hat (Mac, Telefon, …) oder eine Person, die man gerade trifft. Auch die Kontexte kann man verschachteln. So habe ich z.B. Kontexte wie Gänge/Supermarkt, Gänge/Post, Mac/E-Mail oder Mac/Online. Mit der iPhone-/iPad-App kann man den ortsbezogenen Kontexten GPS-Koordinaten zuordnen.

OmniFocus hat sowohl auf dem iPhone als auch auf dem Desktop eine Projekt- und eine Kontext-Ansicht, Während man die ersten beiden Schritte (erfassen und ordnen) besser in der Projekt-Ansicht macht ist für das eigentliche Erledigen der Aufgaben die Kontext-Ansicht geradezu ideal. Wenn man beispielsweise gerade im Supermarkt ist, geht man einfach nach Kontexte -> Gänge -> Supermarkt und sieht sofort, was man nicht vergessen sollte einzukaufen. Noch einfacher ist es, wenn man den Kontexten GPS-Koordinaten zugewiesen hat, dann klickt man einfach auf ein Icon und schon sieht man eine Liste aller Dinge, die man in der Nähe erledigen kann. Sehr praktisch.

Mit Kontexten reduziert man seine möglicherweise sehr lange Aufgabenliste auf die wenigen Punkte, die man gerade jetzt erledigen kann. Das hat mich an OmniFocus mit am meisten fasziniert.

Beispiel-Projekt: Geschäftsessen (sequentiell)

- eigene Verfügbarkeit für diesen Monat prüfen (Kontext: Mac)
- Terminvorschläge an Geschäftspartner mailen (Kontext: Mac/E-Mail)
- schönes Restaurant suchen (Kontext: Mac/Online)
- Tisch reservieren (Kontext: Telefon)
- Bestätigung an Geschäftspartner mailen (Kontext: Mac/E-Mail)

Mein Tip bei allen Projekten ist es, möglichst kleine, klare und wirklich machbare Einzelschritte festzulegen. Das stellt sicher, daß Dinge ohne großes Nachdenken dann wirklich auch zügig abgearbeitet werden.

Start-, Fälligkeits- und Abschlußdatum

Noch mehr Übersicht verschafft man sich, indem man Aufgaben sowohl ein Start- als auch ein Fälligkeitsdatum zuweisen kann. So kann man Dinge, die noch gar nicht erledigt werden können (weil das Startdatum noch nicht erreicht ist) aus den Ansichten ausblenden und sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren. Das Fälligkeitsdatum sorgt dafür, daß anstehende Dinge kurz vorher (Standard: 2 Tage) orange und dann rot gekennzeichnet werden, so daß man nichts versäumt. OmniFocus merkt sich zu jeder erledigten Aufgabe auch das Abschlußdatum, so daß man auch im Nachhinein nachvollziehen kann, wann etwas erledigt wurde.

Wiederholungen

Manche Dinge muß man regelmäßig immer wieder erledigen (bei mir z.B. die Monatskarte tauschen). Daher kann man sowohl für das Start- als auch für das Fälligkeitsdatum Intervalle einstellen (z.B. jeden Monat, alle 2 Wochen usw.). Das können entweder feste Intervalle sein oder ein Zeitraum, der davon abhängig ist, wann die Aufgabe das letzte Mal erledigt wurde.

Perspektiven

Im Desktop-Client kann man sich jede Ansicht, die man sich gerade zusammengeklickt hat, z.B. alle Aufgaben, die bestimmte Kontexte haben nach Fälligkeitsdatum sortiert, als Perspektive speichern und später wieder mit einem Klick herbeizaubern. Zum Teil lassen sich diese Perspektiven auch auf die iOS-Geräte übertragen.

Prüfen

Es gehört zu GTD, seine Projekte in regelmäßigen Abständen zu prüfen, z.B. ob es als Ganzes überhaupt noch relevant ist oder ob einzelne Aktionen evtl. zu ändern sind. Jedem Projekt läßt sich daher ein Prüfinterval zuordnen (z.B. wöchentlich). In einer Prüf-Ansicht zeigen der Desktop- und der iPad-Client dann alle zu prüfenden Projekte geordnet nach Prüfdatum an, so daß man diese leicht durchsehen und als geprüft markieren kann.

Synchronisation

Die Synchronisation zwischen Desktop und iPhone kann wahlweise über Mobile Me, Bonjour oder einem Webordner erfolgen. Einmal konfiguriert, läuft die Synchronisation dann automatisch. Der Desktop-Client kann auch mit iCal oder anderen Macs synchronisiert werden. Die OmniGroup bietet auch einen eigenen kostenlosen Sync-Service über ihre Server an.

Weiterführende Screencasts

Allen, die noch mehr wissen wollen und mal sehen möchten, wie das Programm in der Praxis aussieht, möchte ich die zwei Screencasts von screencastsonline.com (Englisch) sehr empfehlen. Die Videos sind wirklich gut gemacht und vertiefen die von mir angerissenen Punkte mit praktischen Beispielen:

Einführung und Grundlagen
fortgeschrittene Funktionen und iPhone-App

Persönliches Fazit

Für mich ist das Programm unentbehrlich geworden. Es hat Struktur in meine Aufgaben und Projekte gebracht, spart Zeit ein und gibt das gute Gefühl, nichts wichtiges zu vergessen. Es ersetzt viele Dinge, die ich vorher in separaten Programmen oder auf Zetteln verwaltet habe, von meinen beruflichen Projekten bis zur Einkaufs- und Verleihliste.


Screenshot der iPad-Version

 


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