Tag Archive for: E-Mail

VIP-Mailbox nur für Inbox-Nachrichten

06 Sep 2012
6. September 2012

Wir bleiben heute nochmal kurz beim Thema E-Mail unter Mountain Lion. Ich habe auf macsparky.com einen Tipp gefunden, den ich meinen Lesern nicht vorenthalten möchte. OS X 10.8 hat die sogenannte VIP-Mailbox in der Mail-App eingeführt. In dieser Mailbox werden alle Nachrichten von den Absendern angezeigt, die wir als VIP definiert haben. Nun kann es mitunter sinnvoll sein, dort nur E-Mails anzuzeigen, die sich gerade in der Inbox befinden, also relativ neu sind (in diesem Zusammenhang möchte ich meinen Artikel zum E-Mail-Management „Der leere Posteingang“ in Erinnerung rufen). Interessanterweise versteckt sich im Menü des E-Mail-Programms genau diese Option:

Darstellung > Sortieren nach > Nur Posteingang

VIP Mail Menü

E-Mails auf Wiedervorlage setzen

04 Sep 2012
4. September 2012

Seit Mountain Lion gibt es in OS X die separate App „Erinnerungen“, die wir bereits aus iOS 5 kennen. Was allerdings nur wenige wissen ist, dass man auf dem Mac nun E-Mails mit Erinnerungen verknüpfen kann.

Dazu ziehen wir die betreffende E-Mail auf das Icon von Erinnerungen im Dock oder direkt in die linke Spalte der offenen Erinnerungen-App:

Wiedervorlage1

Es entsteht eine neue Erinnerung mit dem Betreff der E-Mail.

Wiedervorlage 2

Nun können wir sowohl den Text anpassen als auch einen Wiedervorlage-Termin festlegen, dazu einfach den Haken bei „Tagesabhängig“ setzen:

Wiedervorlage 3

Danach auf „Fertig“ klicken und schon steht unsere Erinnerung! Sehr schön daran ist, dass die Erinnerung direkt mit der E-Mail verknüpft ist. D.h., die betreffende Mail kann direkt aus Erinnerungen geöffnet werden. Leider funktioniert das nicht unter iOS (getestet mit iOS 5.1).

Software-Tipp: ForgetMeNot

01 Jun 2012
1. Juni 2012

Bekanntes Phänomen? Wir möchten jemanden per E-Mail eine Datei senden, erwähnen die Datei auch in der Mail, vergessen sie anzuhängen und schicken das Ganze ab. Während dieses gegenüber Freunden und Bekannten maximal peinlich ist, kann es bei Geschäftspartnern unprofessionell rüberkommen und einen schlechten Eindruck hinterlassen. Zum Glück gibt es Abhilfe in Form eines kleinen Plugins für die Mail-App von OS X.

Das Tool nennt sich „ForgetMeNot“, kostet EUR 4,95 (netto) und ist ein Mail-Plugin genau wie MailTags oder Mail-Act-On. Nach der Installation finden wir ForgetMeNot als zusätzlichen Tab-Punkt in den Mail-Einstellungen:

fmn1

Der evtl. fehlende Anhang wird anhand von Schlüsselwörtern – wie z.B. „Anhang“ oder „angehängt“ – in einer neuen Mail erkannt. Die Software kommt bereits mit einem kleinen Vorrat solcher Schlüsselwörter (auch für andere Sprachen), es lassen sich aber, um die eigenen Gewohnheiten zu berücksichtigen, selbst welche hinzufügen.

Schreiben wir zum Testen einfach mal eine solche E-Mail mit fehlendem Anhang:

fmn2

Beim Abschicken erhalten wir dann folgende Warnung:

fmn3

Nützliche Sache wie ich finde!

E-Mails signieren und verschlüsseln

06 Jan 2012
6. Januar 2012

Der Internet-Standard für E-Mails ist alt, sehr alt, deutlich älter als das Web. Mit E-Mails haben wir daher viele Probleme, zwei davon wollen wir heute angehen. Ein Problem ist, dass wir nicht wissen, ob der Absender wirklich der Absender ist. Die entsprechenden Header sind sehr leicht zu fälschen. Ein anderes Problem ist, dass die Nachrichten selbst nicht verschlüsselt sind. Teile der Transportwege sind heutzutage zwar verschlüsselt, aber nicht alle und nicht die Ablage auf den Mail-Servern. E-Mails haben daher – wenn wir den Vergleich zur realen Welt ziehen (also da, wo der Pizzamann immer herkommt) – im Prinzip Postkarten-Charakter.

Die Lösung für beide Probleme unter OS X und iOS lautet S/MIME, ein Standard für E-Mail-Signatur und -Verschlüsselung. Es existiert ein weiterer Standard PGP/GPG, dessen Einsatz jedoch zumindest unter Lion problematisch und unter iOS nicht möglich ist, daher wird es hier ausschließlich um S/MIME gehen.

Um S/MIME einzusetzen brauchen wir für jede E-Mail-Adresse ein Zertifikat. Ein kostenloses Zertifikat können wir z.B. von Comodo bekommen. Nach dem Ausfüllen des recht kurzen Formulars bekommen wir alle weiteren Infos zum weiteren Prozedere per E-Mail:

smime1

Mit dem festzulegenden „Revocation Password“ können wir das Zertifikat widerrufen (falls wir z.B. glauben, es wäre kompromittiert worden). Ich habe mir das Kennwort als sichere Notiz in 1Password eingetragen.

Mit Hilfe der E-Mail, welche wir von der Zertifizierungsstelle bekommen, können wir das Zertifikat auf dem Mac herunterladen. Es handelt sich um eine Datei mit der Endung „.p7s“. Durch Doppelklick dieser Datei importieren wir das Zertifikat in die Schlüsselbundverwaltung. Bei dieser handelt es sich um eine mitgelieferte App im Ordner Programme/Dienstprogramme.

smime2

Nach Neustart der Mail-App stehen im Nachrichten-Editor in der Von-Zeile rechts zwei neue Schaltflächen zur Verfügung (verschlüsseln und signieren). Signieren geht immer (sollten wir künftig auch immer machen), verschlüsseln geht nur, wenn uns der Empfänger schonmal eine signierte E-Mail geschickt hat. In diesem Fall speichert Mail.app automatisch die Signatur unseres Kontakts und verwendet diese für künftige Verschlüsselungen:

smime3

Wenn wir selber verschlüsselte oder signierte E-Mails erhalten kennzeichnet Mail.app das entsprechend. Verschlüsselte Nachrichten werden für uns automatisch entschlüsselt.

smime4

Nun müssen wir iOS noch mit unserem Zertifikat versorgen. Als Beispiel nehme ich dazu ein iPhone, auf dem iPad ist die Vorgehensweise analog. Zuerst müssen wir das Zertifikat in ein Format exportieren, welches das iPhone importieren kann. Dazu brauchen wir wieder die Schlüsselbundverwaltung. Dort markieren wir den Eintrag mit der E-Mail-Adresse und dem zugehörigen privaten Schlüssel und klicken auf Ablage > Objekte exportieren… Wir speichern die Datei im „.p12“-Format:

smime5

Dabei müssen wir ein Kennwort festlegen, welches diese Datei schützt:

smime6

Außerdem müssen wir den Export mit unserem Anmeldekennwort autorisieren:

smime7

Nun schicken wir diese Datei per E-Mail an unser iPhone:

smime8

Wir tappen auf den Anhang:

smime9

Danach 2x auf „Installieren“ (es kommt eine Sicherheitsabfrage, die darauf hinweist, dass das Zertifikat nicht signiert ist, was in diesem Fall OK ist). Jetzt werden wir nach dem Sperrcode des iPhones gefragt:

smime10

Danach nach dem Kennwort, mit dem wir das Zertifikat zuvor auf dem Mac geschützt haben:

smime11

Nun ist das Zertifikat installiert. Jetzt müssen wir in die Einstellungen des betreffenden E-Mail-Kontos gehen (Einstellungen-App > Mail, Kontakte, Kalender > betreffende E-Mail-Adresse). Auf diesem Bildschirm tappen wir unten auf „Erweitert“ und scrollen wieder nach ganz unten:

smime12

Dort schalten wir „S/MIME“ ein und können nun festlegen, ob Mails signiert bzw. entschlüsselt werden sollen:

smime13

Abschließend gehen wir einen Bildschirm zurück und speichern die Änderungen mit Hilfe des Buttons „Fertig“ oben rechts. Es gibt leider nur diese globale Einstellung. Wir können das nicht wie auf dem Mac für jede E-Mail individuell machen. Die iOS-Mail-App speichert auch keine Zertifikate von Absendern automatisch. Wir müssen auf den Absender tappen und dann auf „Zertifikat anzeigen“. Nun können wir das Absender-Zertifikat sichern, was uns die Übermittlung verschlüsselter Nachrichten an diese Person erlaubt.

Das war’s. Sollten wir mehrere E-Mail-Adressen auf Mac und iPhone nutzen, sind alle genannten Schritte entsprechend zu wiederholen.

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Absenderspezifischer E-Mail-Ton beim iPhone

30 Dez 2011
30. Dezember 2011

Zugegeben der Titel dieses Beitrags klingt etwas sperrig, trifft aber ziemlich genau das Problem. Wir können beim iPhone zwar für jeden Kontakt einen individuellen Klingel- oder SMS-Ton einstellen, aber die E-Mails klingen alle gleich, ganz egal ob Spam oder superwichtige Nachricht vom Kollegen. Und gerade wenn man das iPhone in der Tasche hat, wollen wir es nicht jedes Mal nach dem E-Mail-Ton hervorholen nur um dann wieder zu sehen, wie günstig Viagra gerade geworden ist oder welche Billig-Aktie wir schnell erwerben sollen. Ein individueller Ton für wichtige Absender muss her! Mit reinen Bordmitteln habe ich keine Lösung gefunden, konnte aber mit einem kleinen Griff in die Werkzeugkiste ein – zumindest für mich brauchbares – Ergebnis erzielen. Wir benötigen folgende Voraussetzungen/Zutaten:

  • Unser Mail-Account muss es erlauben, serverseitige Regeln zu definieren, die automatisch auf eingehende Nachrichten angewendet werden. Das ist zum Beispiel bei MobileMe oder iCloud der Fall.
  • Wir benötigen die iPhone-App „Boxcar“, ein Programm, dass bei den verschiedensten Ereignissen Benachrichtungen an unser iPhone senden kann.

Los geht es mit Boxcar. Wenn die App zuvor noch nicht benutzt wurde, muss zunächst ein Boxcar-Konto angelegt werden, dazu sind lediglich eine E-Mail-Adresse und ein Kennwort einzugeben. Ansonsten starten wir die App und tappen auf „Add a Service“:

mailsound1

Danach auf „Email Account“:

mailsound2

Im Feld „Name“ tragen wir eine kurze Bezeichnung wie „E-Mail vom Chef“ ein. Danach kümmern wir uns um das Feld „Sound“, dem Hauptdarsteller dieser Episode. Hier wählen wir den Klang aus, der ertönen soll, sobald wir eine Mail von dieser Person erhalten. Zum Glück stehen eine ganze Reihe von Sounds zur Auswahl. Natürlich ist die Liste aber endlich, so dass wir uns auf wirklich wichtige Absender beschränken sollten.

mailsound3

Mit den Save-Button oben rechts speichern wir unsere Einstellungen. Danach befindet sich auf dem Services-Bildschirm ein neues Icon „E-Mail vom Chef“:

mailsound4

Dahinter verbirgt sich ein zunächst leerer Bildschirm. Ein Tap auf „Bearbeiten“ führt uns erneut zu den Einstellungen. Allerdings gibt es unten jetzt ein neues Feld „Your Forwarding Address is:“. Diese E-Mail-Adresse nach dem Muster „xyz@push.boxcar.io“ brauchen wir im nächsten Schritt. Wir bekommen sie auch per E-Mail zugeschickt bzw. können uns diese mit einem Klick auf das E-Mail-Feld in Boxcar sogar erneut zusenden.

mailsound5

Nun gehen wir in das Webinterface unseres E-Mail-Providers. Ich werde diesen Schritt am Beispiel von iCloud zeigen. Bei MobileMe ist die Vorgehensweise sehr ähnlich, für alle anderen Anbieter muss der geneigte Leser an dieser Stelle leider selber etwas Forschungsarbeit betreiben. In der Mail-Komponente von icloud.com klicken wir oben rechts auf das Zahnrad. Im dann aufklappenden Menü klicken wir auf „Regeln…“:

mailsound6

Im eingeblendeten Einstellungsfenster klicken wir nun auf „Regel hinzufügen…“:

mailsound7

Die oberste Dropdown-Box stellen wir auf „von“. In das Textfeld darunter tragen wir den Absender ein, für den wir einen individuellen E-Mail-Ton erhalten möchten. Die Dropdown-Box darunter muss mit dem Wert „weiterleiten an:“ versehen werden. Und ganz unten, kommt die E-Mail-Adresse rein, die Boxcar für uns nach dem Muster „xyz@push.boxcar.io“ erzeugt hat. Nun 2x auf „Fertig“ klicken und wird sind: fertig. Es kann allerdings ein paar Minuten dauern, bis die neue Regel wirksam wird.

mailsound8

Testen können wir die Benachrichtigung z.B. auf heise.de. Dort kann man sich jeden News-Artikel per E-Mail zusenden lassen, mit freier Angabe von Absender und Empfänger.

In meiner täglichen Praxis kommt der absenderspezifische E-Mail-Ton sehr zeitnah zum Standardton, so dass ich eine brauchbare akustische Absenderinformation erhalte.



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