Schlagwort-Archiv für: E-Mail

Dispatch – Inbox Zero mit dem iPhone

12 Okt 2013
12. Oktober 2013

Vor fast zwei Jahren habe ich mit “Inbox Zero” eine Methode vorgestellt, mit der sich E-Mails zügig abarbeiten lassen, damit unser Posteingang schnell leer wird. Zum besseren Verständnis des heutigen Beitrags ist es sinnvoll, sich mit dieser Arbeitsweise, will sagen dem verlinkten Artikel, nochmal kurz vertraut zu machen, falls man sie sich noch nicht angeeignet hat. Mailboxen eignen sich schlecht als Aufgabenlisten, da insbesondere bei längeren E-Mails der Kern einer Nachricht bzw. der Teil, aus dem sich eine Aufgabe ergibt, bei jedem Lesen neu erfasst werden muss. Das Abarbeiten einer Inbox ist nicht so schwer wie es zunächst vielleicht scheint, da es pro Nachricht nur wenige Dinge sind, die mit ihr passieren können:

  • Löschen/Archivieren
  • Delegieren
  • Beantworten
  • Aufschieben
  • Erledigen

Verinnerlicht man diese Vorgehensweise ist schnell entschieden, was mit einer Mail zu tun ist. Haben wir allerdings nur unser iPhone zur Hand ergibt sich das Problem, dass die mitgelieferte Mail-App nicht optimal für diesen Workflow geeignet ist. So ist es beispielsweise recht aufwändig aus einer E-Mail eine Aufgabe in OmniFocus, dem Aufgaben-/GTD-System meiner Wahl, zu machen. Hier kommt die App “Dispatch” (derzeit 4,49 € im App Store, benötigt iOS 7) ins Spiel, die genau auf die einführend genannten Dinge ausgelegt ist. Es handelt sich nicht um ein vollständiges Mail-Programm, da nur Zugriff auf die Inbox(en) besteht. Dafür ist aber alles vorhanden, diese schnell gen Null zu bringen.

In der E-Mail-Liste, die man mit einem Umschalter unten auf ungelesene oder markierte Mails beschränken kann, kommt man durch Wischen von rechts nach links auf einem Nachrichteneintrag zu einer Icon-Leiste mit fünf Aktionen (s. Titelbild oben). Von links nach rechts können wir hier

  • den Lesestatus zwischen gelesen und ungelesen hin- und herschalten
  • eine E-Mail markieren bzw. die Markierung wieder aufheben
  • die E-Mail archivieren (welcher Mail-Ordner unser Archiv ist, wird in den Einstellungen festgelegt)
  • die E-Mail verschieben (in einen “Schnellverschiebeordner”, der ebenfalls festgelegt werden kann, oder in einen beliebigen anderen Ordner)
  • die E-Mail löschen

Nach dem Löschen oder Archivieren wird für kurze Zeit ein Rückgängig-Knopf angeboten, falls man im Eifer des Gefechts einen Fehler gemacht hat, was eine gute Idee ist. Wir können übrigens in der Liste auch noch weiter nach links wischen, dann wird die sogenannte Schnellaktion ausgeführt, die mit “Archivieren”, “Als Spam markieren” oder “Löschen” belegt werden kann. Da es für zwei dieser Aktionen ja schon ein Icon in der Leiste gibt, hab ich mich für den Spam entschieden, was sich als recht praktisch erwiesen hat. In den Einstellungen kann wiederum konfiguriert werden, welcher Ordner den Spam aufnehmen soll. Auch diese Aktion kann in einem entsprechenden Zeitfenster wieder rückgängig gemacht werden.

Dispatch 1

Tippt man in der Nachrichtenliste auf eine E-Mail wird deren Detailansicht geöffnet. In dieser Ansicht stehen verschiedene Schaltflächen zur Verfügung. Der Pfeil nach links führt zurück zur Liste, was aber auch mit einem Wisch von links nach rechts erledigt werden kann. Der Pfeil oben rechts dient zum Beantworten oder Weiterleiten der Nachricht, eine Beantwortung ist aber auch per Wischgeste von rechts nach links möglich. Die Schaltflächen unten dienen zum Ändern des Lesestatus, für die Navigation zur vorherigen und nächsten Nachricht, zum Löschen der E-Mail und um eine sogenannte Aktion auszulösen. Und genau hier liegt die große Stärke von Dispatch, das Weiterverarbeiten der E-Mail in anderen Apps:

Dispatch 2

Welche Apps hier erscheinen sollen wird – man ahnt es vielleicht schon – wieder in den Einstellungen festgelegt, dort stehen eine ganze Reihe zur Auswahl. Zu den Apps gehören u.a. OmniFocus, Things, Clear, Todo, Drafts, Evernote, Fantastical und Erinnerungen. Zusätzlich kann noch konfiguriert werden, welche Aktionen beim Antippen von Links (z.B. Öffnen in Safari oder Chrome oder 1Password), Datumsangaben und Uhrzeiten (Ereignis erstellen, in Fantastical öffnen, …), Telefonnummern (Anruf, Facetime, Skype, …) sowie Adressen (Apple Maps, Google Maps, Kontakt anzeigen, …) angeboten werden sollen. Das macht Dispatch zu einer mächtigen Schaltzentrale auf dem iPhone.

Zu guter Letzt ist die App auch noch darauf ausgelegt, E-Mails zügig zu beantworten. Dazu verfügt sie sowohl über eine eigene Textschnipsel-Verwaltung als auch Unterstützung für TextExpander. Ich verwende ausschließlich die TextExpander-Snippets, da ich bereits über eine große Zahl von Textbausteinen verfüge.

Es lohnt sich also, mal darüber nachzudenken, Dispatch für den eigenen E-Mail-Workflow zu nutzen. Die App hat ein interaktives Tutorial integriert, was den Einstieg erleichtert. Wie bereits angedeutet, kann der E-Mail-Helfer nicht alles was Apples Mail-App leistet, ist also kein Ersatz, sondern eher ein “Companion” mit beachtlichen GTD- und Inbox-Zero-Stärken. Es fehlen z.B. die Funktionen E-Mails zu signieren oder zu verschlüsseln. Dispatch arbeitet nur mit IMAP-Konten, Exchange oder POP3 werden nicht unterstützt. Wünschenswert wäre auf jeden Fall noch eine iPad-Version, deren Entwicklung aber laut Anbieter noch nicht entschieden ist.

MailTags und Mail-Act-On

01 Apr 2013
1. April 2013

OS X kommt von Hause aus mit einem soliden E-Mail-Programm namens “Mail”, manchmal auch “Mail.app” genannt. Sein Funktionsumfang ist so ausgelegt – und dies ist typisch für Apple, dass er für den Großteil der Benutzer den Großteil der benötigten Funktionen abdeckt. Aber, wie das nun mal so ist, bei uns “Power-Usern” darf es gern auch mal ein wenig mehr sein. Glücklicherweise ist “Mail” so beschaffen, dass man es – mit einer Art Plugin-System – erweitern kann. Das ist allerdings nicht immer ganz unproblematisch. So hat sich zum Beispiel in OS X 10.7 bei “Mail” derart viel geändert, dass einige Plugins neugeschrieben werden mussten.

Zwei der für mich wichtigsten Mail-Erweiterungen kommen von der kanadischen Firma Indev: MailTags und Mail-Act-On. Um diese soll es heute gehen. Beide Plugins habe ich seit langer Zeit im Einsatz.

MailTags bietet die u.a. Möglichkeit, E-Mails mit Schlagwörtern (Englisch “Tags”) zu versehen. Mit deren Hilfe können E-Mails leichter wiedergefunden werden. Nun könnte man entgegnen, dass mit Ordnern ähnliches erreicht werden kann, was aber nur begrenzt richtig ist. Ein System mit sehr vielen Unterordnern macht z.B. das Einsortieren neuer E-Mails zu einem komplexen und aufwändigen Vorgang. Außerdem versagt dieses System, sobald eine E-Mail in mehrere Kategorien passen würde. Die Zuweisung eines Schlagworts (oder natürlich gleich mehrerer) kann in der Listenansicht, der Einzelansicht oder während des Erstellens einer E-Mail erfolgen:

MailTags 1

Wie im Screenshot zu sehen ist, beschränkt die zugewiesene Information nicht nur auf Schlagwörter. Unter “Projekt” finde ich eine Liste aller meiner OmniFocus-Projekte, welche von MailTags automatisch aus OmniFocus bezogen werden, was eine ziemlich geniale Funktion ist. Alternativ kann MailTags auch auf “Things” oder “The Hit List” zugreifen. Dieses und noch viel mehr kann in den umfangreichen MailTags-Einstellungen festgelegt werden. Hierfür erweitert MailTags den Einstellungsdialog von “Mail” um einen weiteren Punkt mit sieben Unterseiten, die man sich einmal in Ruhe ansehen sollte:

MailTags 2

Zurück zum Schlagwort-Dialog. Unter “Wichtigkeit” kann man der E-Mail die Wichtigkeiten “wichtig”, “hoch”, “normal”, “niedrig” oder “sehr niedrig” zuweisen, muss man aber natürlich nicht. Unter “Anstupsen” kann man der E-Mail ein Fälligkeits- oder Wiedervorlage-Datum zuweisen. Hierfür gibt es eine ganze Reihe von Eingabemöglichkeiten, z.B. ein Kalender-Widget oder ein ausklappbares Eingabefeld. Letzteres akzeptiert nicht nur Datumsangaben, sondern auch Texte wie z.B. “morgen” oder “10 Tage ab heute”, diese Eingaben werden übrigens automatisch vervollständigt. Wird ein solches Datum erreicht, sendet Mail-Tags ab “Mountain Lion” eine Benachrichtigung über die Mitteilungszentrale. Dazu muss “Mail” allerdings laufen, was bei den meisten Anwendern wohl der Fall sein dürfte. Alternativ kann das Fälligkeitsdatum auch Regel-Bestandteil in intelligenten Postfächern sein, dazu gleich mehr, erstmal weiter im Schlagwort-Dialog. “Farbe” weist der E-Mail eine bestimmte Hintergrundfarbe in der Listendarstellung zu bzw. einen farbigen Streifen links neben den Header-Zeilen in der Einzelansicht. Die Farben lassen sich über den oben erwähnten Einstellungsdialog anpassen. Über die Schaltflächen “+ Ereignis” und “+ Aufgabe” kann ein Eintrag in einen Ereignis- oder Aufgaben-Kalender der Kalender-App erstellt werden. Dieser wird mit der betreffenden E-Mail verknüpft, so dass wir hiermit eine weitere Möglichkeit für Fälligkeits- oder Wiedervorlage-Termine haben, die unabhängig von “Mail” angezeigt werden. Schließlich kann man der E-Mail noch eine Notiz zuweisen. Ich nutze das z.B., um zu vermerken, dass die Nachricht nicht von mir, sondern einem Kollegen bearbeitet wurde.

Wie finden wir nun eine verschlagwortete E-Mail wieder? Die naheliegende Lösung ist das Suchfeld in “Mail” oben rechts. Geben wir dort ein Schlagwort ein, erhalten wir im darunter erscheinenden Menü MailTags-Abschnitte für “Keywords” (Schlüsselwörter), “Projects” und “Notes”, die dazu dienen, nur Einträge dieses Typs in die Suche einzubeziehen:

MailTags 3

Die andere Möglichkeit sind intelligente Postfächer. MailTags fügt den Kriterien für solche Postfächer ein paar eigene Bedingungen hinzu. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen. Ich bekomme viele Gutscheine per E-Mail, die in der Regel ein Ablaufdatum haben. Nun möchte ich nicht meine Inbox damit belasten, daher werden sie entsprechend archiviert. Um sie wiederzufinden, versehe ich diese mit dem Schlagwort “gutschein”. Um schnell alle abgelaufenen Gutscheine zu löschen, setze ich das Ablaufdatum als MailTags-Anstupsdatum. Nun brauche ich nur das folgende intelligente Postfach zu nutzen, um alle abgelaufenen Gutscheine zu finden:

MailTags 4

Mit leicht abgewandelten Regeln lassen sich natürlich auch alle aktuellen Gutscheine finden.

Gut, das soll zu MailTags reichen. Für eigene Experimente mit der Mail-Verschlagwortung stellt Indev eine 30-Tage-Testversion zur Verfügung.

Das andere Plugin “Mail-Act-On“, soll uns dabei helfen, E-Mails schnell und effektiv zu bearbeiten. Dies geschieht vor allem mit Hilfe stark erweiterter Regeln und benutzerdefinierten Tastenkombinationen, die einen bestimmten Regelsatz auf ausgewählte E-Mails anwenden. In diesem Zusammenhang möchte ich nochmal auf meinem Artikel zur Methodik des leeren Posteingangs (“Inbox Zero”) verweisen.

Herzstück dieser Erweiterung ist die stark aufgebohrte Regel-Seite in den Mail-Einstellungen:

MailActOn 1

Hier wird nun zwischen Inbox-, Outbox- und Act-On-Regeln unterschieden. Das klassische Apple-Mail kennt nur Inbox-Regeln, die beim Eingang einer Nachricht angewendet werden. Outbox-Regeln werden hingegen beim Versenden angewendet und Act-On-Regeln sind ideal für Regeln, die per Tastenkürzel ausgeführt werden sollen. Klassisches Beispiel für eine Outbox-Regel ist die Verschlagwortung der neuen Nachricht. Hierzu muss allerdings MailTags ebenfalls installiert sein, die beiden Plugins ergänzen sich also auch noch ganz gut. Schicke ich z.B. eine E-Mail an ein Mitglied des hiesigen Mac-Stammtisch, so wird diese automatisch mit “mac-stammtisch” verschlagwortet:

MailActOn 2

Act-On-Regeln habe ich vorwiegend dafür, eine E-Mail per Tastenkombination in einen bestimmten Ordner zu verschieben. Hier eine Regel, um eine Nachricht in meinen Privat-Ordner zu bewegen:

MailActOn 3

Interessant ist das zusätzliche Feld “Act-On Taste” oben rechts. “P” bedeutet in diesem Fall, dass die ausgewählte(n) E-Mail(s) mit Hilfe der Tastenkombination Ctrl-P entsprechend verschoben werden kann/können. Legt man sich für alle gängigen Ordner solche Regeln an, ist die Inbox im Handumdrehen abgearbeitet. Die Aktionen müssen sich keineswegs auf das Verschieben beschränken. Man kann hier das ganze Regelwerk ausschöpfen und u.a. folgende Dinge tun:

  • die Mail mit Schlagwörtern versehen (benötigt MailTags)
  • die Mail mit einer bestimmten Farbe markieren
  • die Mail mit einem Standard-Text beantworten
  • die Mail weiterleiten
  • ein benutzerdefiniertes AppleScript ausführen

Darüber hinaus gibt es in Mai-Act-On noch ein aufrufbares Menü (F1-Taste), mit dem eine Reihe von Operationen auf E-Mails angewendet werden können, welches ich allerdings persönlich kaum nutze und daher nur hier am Rande erwähnen möchte.

MailActOn 4

Alles in allem sind die beiden Plugins (auch Mail-Act-On kann man 30 Tage testen) ein echter Booster für E-Mail-Produktivität, so dass man sie idealerweise im Doppelpack beschafft.

Separater Benachrichtigungston für VIP-Mails unter iOS

16 Feb 2013
16. Februar 2013

Seit iOS 6 gibt es in Apple Mail – sowohl auf dem Mac als auch unter IOS – die Möglichkeit, Kontakte als VIPs zu definieren. VIP-Mails landen in einer separaten Inbox, die uns die Gelegenheit bietet, sich auf die wirklich wichtigen Nachrichten zu konzentrieren. Es ist sogar vorgesehen, dass neue VIP-Mails mit einem anderen Benachrichtigungston angekündigt werden, so dass wir auch bei ausgeschaltetem Bildschirm sofort hören, dass eine wichtige(re) Nachricht eingetroffen ist. Allerdings ist diese Einstellung so versteckt, dass ich sie selber erst vor kurzem gefunden habe. Daher möchte ich heute den Weg dorthin kurz aufzeigen. Er ist auf dem iPhone und dem iPad identisch.

Zuerst öffnen wir die Einstellungen. Dort tippen wir auf “Mitteilungen” (und genau da bin ich nicht drauf gekommen, weil da normalerweise konfiguriert wird, was wie in der Mitteilungszentrale steht und es für Töne eigentlich eine separate Einstellung gibt):

VIP Ton 1

Dann tippen wir auf “Mail”:

VIP Ton 2

Dann auf “VIP”:

VIP Ton 3

Und dann auf “Ton für neue E-Mails”:

VIP Ton 4

Nun suchen wir uns einen schönen Sound aus:

VIP Ton 5

Mit Hilfe des Buttons “Store” (oben rechts) ist es möglich, bei Apple neue Töne für 99 Cent das Stück hinzuzukaufen.

Das war’s. Natürlich können wir den normalen E-Mail-Ton nun ggf. auch abschalten, um zu erreichen, dass eine akustische Benachrichtigung nur noch bei VIPs stattfindet.

Feiertagsgrüße per Briefpost und E-Mail

08 Dez 2012
8. Dezember 2012

In gut zwei Wochen ist es wieder soweit, Weihnachten steht ins Haus, kurz danach der Jahreswechsel. Grüße gehen hin und her, per Brief, per SMS/iMessage und natürlich auch via E-Mail. Dabei sind selbstgestaltete Grußkarten natürlich sehr viel origineller als Standardware.

Was die Briefpost betrifft (nicht alle meine Verwandten sind über das Internet erreichbar), sind die schönen Letterpress-Karten von Apple meine erste Wahl. Diese lassen sich in iPhoto (gibt’s gratis zu jedem neuen Mac dazu) gestalten und auch gleich bestellen (Achtung: wer jetzt noch für dieses Weihnachten welche haben möchte, sollte zügig ordern):

Mailgruss 2

Durch ein eigenes Foto und eigenen Text ist das Ergebnis angenehm individuell. Fürs Grunddesign stehen mehrere Vorlagen zur Auswahl. Eine Karte kostet rund drei Euro (inklusive eines Umschlags passend zur Vorlage) zuzüglich Versand (bei mir bisher immer via UPS). Bei den Kosten ist noch zu bedenken, dass später beim Versand an den Empfänger 1,45 Euro Porto aufgrund der Kartengröße anfallen. Insgesamt bin ich mit der Qualität hochzufrieden, die Karten fühlen sich sehr wertig an und sehen hervorragend aus.

Aber auch per E-Mail lassen sich ansprechende Grußbotschaften versenden. Hierfür setze ich seit Jahren auf die E-Mail-Vorlagen von Equinux. Mail.app bringt eine Vorlagenfunktion mit, einschließlich einer Hand voll Beispielvorlagen. Equinux hingegen bietet allein schon fünf verschiedene Weihnachtspakete an (derzeit ab 7,99 €), wobei diese auch Vorlagen für den Jahreswechsel beinhalten. Nimmt man gleich mehrere Pakete wird es günstiger. Vorlagen, die Jahreszahlen enthalten, werden im nächsten Jahr kostenlos aktualisiert.

Equinux bietet mit “Stationery Pack” eine Mac-App an, mit der die gekauften Mail-Vorlagen verwaltet/installiert werden können:

Mailgruss 1

Ist mindestens ein Paket gekauft, stehen die Vorlagen in Mail.app zur Verfügung und zwar über die Vorlagenschaltfläche oben rechts im Mail-Editor (s. Pfeil):

Mailgruss 3

Die Fotos in vielen Vorlagen sind Platzhalter und können dann per Drag&Drop durch eigene Bilder ersetzt werden. Selbiges gilt natürlich auch für den Text. Wie schon erwähnt ist auch für den Jahreswechsel was dabei:

Mailgruss 4

Mit Picture Mails bietet Equinux zusätzlich für 2,69 Euro eine iPad-App an, über die sich ebenfalls Grüße verschicken lassen, wobei die bereits gekauften Vorlagen kostenlos verwendet werden können (ansonsten ist ein In-App-Kauf möglich).

Alles in allem nicht ganz preiswert, dafür stechen die so gestalteten E-Mails aber aus den übrigen Nachrichten hervor.

Mail-Absender per Tastenkürzel wählen

15 Sep 2012
15. September 2012

Heute möchte ich mit einem weiteren Tipp zur Mail-App in Mountain Lion an die Artikel vom 04.09. und 06.09. anschliessen. Viele werden wie ich mehr als eine E-Mail-Adresse haben. Man kann in Mail zwar einstellen, mit welchem Absender neue E-Mails versehen werden (unter Einstellungen > Verfassen), soll jedoch eine vorhandene E-Mail beantwortet werden, wird erstmal die Adresse als Absender eingetragen, an die die Nachricht gegangen ist. Soll ein anderer Absender verwendet werden, muss dieser über eine Drop-Down-Box ausgewählt werden.

Da ich alle E-Mails in der Regel immer mit meiner Hauptadresse als Absender versehe, ist das recht umständlich. Glücklicherweise kann man allen Absenderadressen auch eine Tastenkombination zuweisen und das geht so:

Wir öffnen die Systemeinstellungen und gehen auf “Tastatur” (in der Zeile “Hardware”), dann auf den Reiter “Tastaturkurzbefehle”. In der linken Spalte wählen wir “Programmkurzbefehle” und klicken auf das Plus-Symbol unter den beiden Listen:

Mail Absender 1

Als Programm wählen wir “Mail” aus und schreiben in die Zeile “Menü” den Absender exakt so wie er in der Drop-Down-Box der Mail-App steht:

Mail Absender 2

In der Zeile “Tastaturkurzbefehl” wird das gewünschte Tastaturkürzel (im Beispiel oben Ctrl-Alt-Cmd-M) eingetragen. Anschließend “Hinzufügen” anklicken. Das war’s dann auch schon, es sei denn, wir wollen noch weitere Kürzel für andere Absenderadressen dort festlegen.

Ab sofort steht unser neues Tastenkürzel im Editor der Mail-App zur Verfügung, was auch entsprechend angezeigt wird:

Mail Absender 3

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