Workflow für das Korrekturlesen von Dokumenten

24 Apr 2016
24. April 2016

In meinem Berufsalltag kommt es häufiger vor, dass ich Dokumente – meist in PDF-Form – Korrektur lesen muss. Darunter fallen z.B. Verträge, Vereinbarungen und Angebote. Daher habe ich einen Workflow entwickelt, der einige Automatisierungen enthält und den ganzen Vorgang recht komfortabel gestaltet. Die eigentliche Arbeit erfolgt in PDFpen von Smile Software, einem Werkzeug zum Bearbeiten von PDF-Dokumenten. Der Workflow würde aber auch mit einer anderen App funktionieren, sofern sie für OS X und iOS verfügbar ist und über iCloud oder Dropbox synchronisiert.

Meist erhalte ich das zu überarbeitende Dokument als Anhang einer E-Mail. Um den den Workflow in Gang zu setzen, muss ich es nur im Download-Ordner speichern und dabei mit dem Finder-Tag „Entwurf“ versehen. Dann passiert folgendes:

1. Das Dokument wird in den iCloud-Ordner von PDFpen verschoben. Damit kann ich es sowohl auf dem Mac als auch mit einem iOS-Gerät, vorzugsweise dem iPad, bearbeiten. Gerade das Lesen längerer Dokumente ist auf dem iPad einfach bequemer als auf dem Mac.

2. In OmniFocus, meiner Aufgabenverwaltung (vor Jahren in diesem Artikel vorgestellt), wird automatisch in dem Sammel-Projekt „Dokumente“ eine neue Aufgabe erzeugt mit dem Titel „Review: <Name der Datei>“ (<Name der Datei> steht hier für den Dateinamen im Finder). In der Notiz zur Aufgabe ist das entsprechende Dokument verlinkt, zusätzlich ist das passende URL-Scheme enthalten, um dieses Dokument auch unter iOS direkt aus OmniFocus zu öffnen.

Wie funktioniert das Ganze?

Zunächst wird etwas Hazel-Magie benötigt. Hazel, ein mächtiges Werkzeug zum Automatisieren von Vorgängen auf dem Mac, habe ich vor einiger Zeit ausführlich vorgestellt. Eine Hazel-Regel verschiebt das z.B. aus einer Mail gespeicherte Dokument in den Ordner „Reviews“ des iCloud-Verzeichnisses von PDFpen (iCloud Drive > PDFpen > Reviews):

Hazel-Regel 1

Damit die Regel greift, muss es sich um ein PDF-Dokument handeln, außerdem muss der Finder-Tag „Entwurf“ vergeben sein. Damit wird verhindert, dass alle möglichen Dokumente in meinem Reviews-Ordner landen.

Reviews-Ordner

Auch der Reviews-Ordner wird von Hazel überwacht, die Regel dort ist etwas komplizierter:

Hazel-Regel 2

Verarbeitet wird jedes Dokument, welches nicht den Kommentar „zu OmniFocus hinzugefügt“ enthält. Dieser Kommentar wird im Ausführungsteil dann explizit gesetzt. Damit wird sichergestellt, dass jedes Dokument nur einmal in OmniFocus eingetragen wird, obwohl es in dem Ordner verbleibt. Der zweite Schritt im Ausführungsteil ist ein AppleScript, welches das Hinzufügen zu OmniFocus bewerkstelligt. Dazu ist übrigens die Pro-Version von OmniFocus erforderlich.

Das AppleScript sieht so aus:

OmniFocus AppleScript
tell application „Finder“ to set file_name to (name of theFile)
tell application „OmniFocus“
set task_title to „Review: “ & file_name
set theNote to „iOS-Link: pdfpen:///Reviews/“ & file_name
tell front document
set theContext to first flattened context where its name = „Fokus“
set theProject to first flattened project where its name = „[Dokumente]“
tell theProject
tell (make  newtask with properties {name:task_title, note:theNote, context:theContext})
tell its note to make new file attachment with properties {file name:theFile, embedded:false}
end tell
end tell
end tell
end tell

Der Pfad zum Review-Verzeichnis (hier: Reviews), das Projekt in OmniFocus (hier: „[Dokumente]“) und der Kontext in OmniFocus (hier „Fokus“, diesen Kontext nehme ich immer, wenn ich an etwas konzentriert arbeiten muss) müssen gegebenenfalls den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Ferner müssen überall „normale“ Anführungszeichen oben verwendet werden, auch wenn die Blog-Software hier diese anders darstellt.

Die Aufteilung auf ingesamt zwei Hazel-Regeln erfolgte, weil Dokumente auch auf anderen Wegen als über den Download-Ordner zum Reviews-Ordner gelangen.

In OmniFocus für OS X sieht die automatisch erstellte Aufgabe dann so aus:

OmniFocus-Aufgabe

Bzw. auf dem iPad so:

OmniFocus-iPad 1

OmniFocus-iPad 2

Ein Tap den iOS-Link öffnet das Dokument direkt in PDFpen und die Arbeit kann beginnen:

PDFpen iPad

Mein Saugroboter

20 Mrz 2016
20. März 2016

Ich muss gestehen, dass ich seit über einem Jahr in meiner Wohnung keinen Staub mehr gesaugt habe! Das hat aber nichts mit einem plötzlichen Hang zum Schmutz zu tun, sondern liegt daran, dass dies seit Dezember 2014 ein Roboter für mich erledigt. Ich habe bewusst so lange mit diesem Artikel gewartet, um Langzeiterfahrungen zu sammeln und wirklich eine fundierte Empfehlung auszusprechen. Denn gerade in diesem Marktsegment kann etwas, was zwei bis drei Wochen gut funktioniert, schon nach zwei Monaten im Desaster enden.

Vor der Anschaffung habe ich mich länger mit der Thematik befasst, viele Testberichte, Rezensionen und Foren gelesen und für mich folgende Kriterien aufgestellt:

  • Lithium-Akku, der Akku soll keinen Memory-Effekt haben und ein Weilchen halten
  • selbstständiges Reinigen der Wohnung bei Abwesenheit an festgelegten Wochentagen (nicht täglich, das wäre zu oft)
  • systematische Reinigung (nicht nach dem Zufallsprinzip)
  • zuverlässiges Wiederfinden der Basisstation
  • möglichst hohe Reinigungsleistung
  • Absperrmöglichkeit für Bereiche, die nicht befahren werden sollen (z.B. weil dort viele Kabel liegen)

Am Ende meiner Recherchen lief alles auf einen Vorwerk-Roboter hinaus, obwohl diese recht teuer sind. Zwei Modelle standen hier zur Auswahl, der ältere VR-100 oder der damals sehr neue VR-200. Aktuell scheint es nur noch den VR-200 zu geben. Der VR-200 weißt eine Reihe von Verbesserungen auf, wie z.B. eine Fernbedienung, eine etwas geringere Höhe, Software-Updates per USB-Stick und eine Absaugmöglichkeit direkt per konventionellem Staubsauger. Da es zum Zeitpunkt der Anschaffung kaum Tests oder Erfahrungen zum VR-200 gab, habe ich zum VR-100 gegriffen, der immerhin 150 EUR günstiger war.

Dieser reinigt nun seit 15 Monaten wöchentlich zuverlässig meine Wohnung, obwohl diese recht verwinkelt ist und es sicherlich viel einfachere Zuschnitte gibt. Dabei geht er in der Tat systematisch vor und unterteilt die Wohnung in zwei Hälften, von denen zuerst die eine und dann die andere gesaugt wird. Innerhalb einer Hälfte fährt er zunächst mit seinem rechten Rand an der Wand/an den Möbeln entlang und reinigt anschließend den Innenteil. Der integrierte Laserturm erkennt die meisten Hindernisse, ab und zu kommt es zu sanften Zusammenstößen, wobei ich aber noch nie Beschädigungen festgestellt habe. Durch seine praktische D-Form kommt er gut in Ecken (warum sind die meisten Saugroboter eigentlich rund?) Innerhalb der gesamten Zeitperiode kann ich mich nur an eine Reinigung erinnern, wo die Basisstation nicht wiedergefunden wurde. Darüberhinaus ist es vielleicht 4-5 mal vorgekommen, dass er sich festgefahren hat. Insgesamt also eine sehr solide Leistung, mit der ich überaus zufrieden bin.

Bereiche, die nicht befahren werden sollen, können mit Magnetband abgesperrt werden, wovon eine Rolle mitgeliefert wird, weitere können bei Bedarf nachgekauft werden.

Magnetband

Magnetband zum Abgrenzen gesperrter Bereiche

Der Akku macht bisher keinerlei Probleme. Ein Wechsel der austauschbaren Bürsten erschien mir bisher nicht notwendig. Der Staubbehälter ist nach einer Reinigung etwa zu einem Drittel voll, was mehr ist, als ich eigentlich an Staub erwartet hätte.

Staubbehälter

Staubbehälter nach einer Reinigung

Alles in allem kann ich Vorwerk-Saugroboter somit empfehlen, auch wenn der Preis recht hoch ist. Im Gegenzug erhält man aber auch einen zuverlässigen Helfer bei der Hausarbeit. Die eingesparte Zeit kann nun anderweitig genutzt werden. 2015 ist der VR-200 übrigens Testsieger bei einem Vergleich der Stiftung Warentest geworden. Mein Roboter erfüllt alle eingangs aufgestellten Kriterien, wobei ich die Praxis die Programmierfunktion kaum nutze. Er saugt in der Regel sonnabends, während ich mich anderweitiger Hausarbeit beschäftigt bin.

Apple Watch Apps

13 Mrz 2016
13. März 2016

Auf der Apple-Watch arbeite ich deutlich weniger mit Apps aus dem Store, als ich dies vor dem Erwerb der Smartwatch gedacht hatte. Dies hat mehrere Gründe. Zunächst mal sind Apps auf der Watch immer noch relativ langsam. Dies hat sich mit Watch OS 2 zwar etwas verbessert, aber für richtig gute Performance ist vermutlich eine verbesserte Hardware erforderlich. Ferner ist der App Store für die Watch, den man ja auf dem gekoppelten iPhone benutzt, nicht so übersichtlich wie er sein könnte. Zu den meisten meiner Watch-Apps bin ich gekommen, weil ich sowieso schon Nutzer der entsprechenden iPhone- oder iPad-App bin. Und schließlich machen nicht alle Arten von Apps auf der Uhr Sinn. Damit eine Watch-App nützlich ist, muss die Benutzung entweder deutlich schneller sein als die äquivalente Aktion auf dem iPhone, welches man insbesondere unterwegs erstmal aus der Tasche und in meinem Fall auch aus der Hülle holen muss, oder, die App muss eine Besonderheit der Uhr nutzen, wie z.B. den integrierten Puls-Sensor. Darüberhinaus gibt es Apps, die einfach nur nützliche Komplikationen (Zusatzinformationen auf dem Zifferblatt) bereitstellen und somit Informationen auf einen Blick zur Verfügung stellen.

Apps, die diese Kriterien erfüllen, können sich dann aber als äußerst nützlich erweisen und somit die Anschaffung der Uhr rechtfertigen. Heute möchte ich einige solcher Apps vorstellen.

Just Press Record

Mit „Just Press Record“ (App-Store-Link) kann man sehr schnell direkt über das Mikrofon der Watch Sprachaufzeichnungen aufnehmen, die automatisch auf alle Geräte synchronisiert werden. Es gibt zugehörige iOS- und Mac-Apps, auf denen man die Aufnahmen dann problemlos weiterverarbeiten kann. So geht kein wichtiger Gedanke mehr verloren.

Just Press Record

Pedometer++

„Pedometer++“ (App-Store-Link) stellt die aktuelle Schrittzahl als Komplikation auf dem Zifferblatt zur Verfügung, was mit Bordmitteln nicht möglich ist. Somit hat man immer im Auge, wie weit das persönliche Tagesziel noch entfernt ist.

Pedometer

DO Button

„DO Button“ (App-Store-Link) gehört zu IFTTT („if this than that“), ein Service, den man mit zahlreichen Diensten verknüpfen kann, um bei Eintreten eines bestimmten Ereignisses, in diesem Fall ein Klick auf den DO-Button, eine Aktion auszuführen. Ich nutze dies z.B. um mit Hilfe der Uhr mein MacBook zu sperren (wie das genau geht, müsste ich mal in einem künftigen Artikel mal näher erläutern).

Day One 2

Über die Watch-App der Tagebuch-Software „Day One“ (App-Store-Link) kann man recht schnell Tagebuch-Einträge erstellen. Dies geht entweder per Diktat oder, was ich häufiger Nutze, über sechs vordefinierte Standard-Einträge, die man in Apples Watch-App auf dem iPhone festlegen kann.

ETA

„ETA“ (estimated time of arrival, App-Store-Link) zeigt die Fahr- oder Gehzeit und die Entfernung zu vordefinierten Zielen an. Somit kann man schnell erfassen, wann man dort eintreffen wird.

ETA

Runtastic Pro

Beim Sport erfüllt „Runstatic Pro“ (App-Store-Link) auf der Apple-Watch gleich zwei nützliche Funktionen. Zum einen wird über die Uhr der Puls gemessen und in Runtastic eingelesen, so dass kein zusätzlicher Pulsmesser benötigt wird. Zum anderen kann man direkt auf der Uhr Informationen zur aktuellen Aktivität ablesen, wie zum Beispiel die zurückgelegten Kilometer, was z.B. beim Laufen wirklich praktischer ist als ein Blick aufs iPhone.

Runtastic

Zova

„Zova“ (App-Store-Link) ist eine App für Fitness-Training, die ich auf meinem Apple TV nutze, um die Übungen, die dort gezeigt werden, durchzuführen. Dank der Watch-App wird zusätzlich mein aktueller Puls direkt auf dem Fernseher angezeigt.

Lifeline

Text-Adventures wie „Life Line“ (App-Store-Link) oder auch „One Button Travel“ (App-Store-Link) sind wie gemacht für die Apple-Watch, da man sich in einer kurzen Interaktion meist nur eine von zwei Möglichkeiten auswählen muss, um das Langzeitspiel am laufen zu halten.

Lifeline

Postmelder

11 Jan 2016
11. Januar 2016

Heute möchte ich ein Gadget vorstellen, welches sich seit etlichen Monaten auf meinem Schreibtisch befindet und für nützlich befunden wurde. Es klärt die leidige Frage, ob sich der Weg zum häuslichen Briefkasten draußen lohnt oder ob dieser definitiv leer ist – ein elektronischer Postmelder. Er besteht aus zwei Teilen, einem Sender und einem Empfänger. Der Sender ist eine flache schwarze Leiste und wird von innen an die Klappe der Briefkastens geklebt. Er erkennt, ob die Klappe geöffnet wurde (und somit etwas eingeworfen wurde), weil er über einen Bewegungssensor verfügt. Das Kieselstein-förmige Gegenstück (s. Artikelfoto), der Empfänger, wird im Haus bzw. in der Wohnung platziert. Die grüne Lampe in Briefform blinkt, sobald der Bewegungssensor ausgelöst wurde. Durch Eindrücken dieser Lampe wird sie ausgeschaltet und die Alarmierung somit gelöscht.

Praktische Sache das. Die Batterien in beiden Komponenten scheinen langlebig zu sein, jedenfalls musste ich sie bis jetzt nicht wechseln. Auch die Sendeleistung ist ausreichend, da sich in meinem Fall zwischen Sender und Empfänger zwei Stockwerke befinden. Wenn man den Empfänger im Blickfeld einer Raumüberwachungskamera platzieren würde, könnte man sogar aus der Ferne feststellen, ob Post eingetroffen ist.

Der Postmelder ist für rund 30 Euro z.B. bei Amazon (Link) erhältlich.

Frohe Weihnachten und guten Rutsch

24 Dez 2015
24. Dezember 2015

Titelfoto: Rostocker Weihnachtsmarkt 2015 (aufgenommen aus dem Riesenrad)

Ich wünsche meinen Lesern ein frohes Weihnachtsfest, geruhsame Festtage und einen guten Rutsch ins neue Jahr!

Traditionell nutze ich diesen letzten Beitrag im Jahr dazu, ein wenig auf die vergangenen 12 Monate zurückzublicken, ein Stück weit natürlich mit der Brille eines Apple-Nutzers. Leider sind es diesmal nicht ganz so viele Blog-Beiträge geworden, was ich zu entschuldigen bitte, aber so ist das nunmal, wenn man sowohl beruflich als auch privat viele Projekte am laufen hat. Ich kann daher freilich auch nicht vorhersagen, ob es nächstes Jahr mehr werden.

Von der Apple-Hardwareseite betrachtet gab es für mich die Watch (meine erste Smartwatch) und ein neues Apple TV. Das iPhone 6s wird übersprungen (2-Jahresvertragsproblem) und ein neues 10-Zoll-iPad wurde nicht vorgestellt. Das iPad Pro macht zwar einen sehr guten Eindruck auf mich, ich finde es aber ebenso wie die „Plus-iPhones“ ein klein wenig zu groß. Der Stift scheint mir allerdings sehr gelungen, alle bisherigen iPad-Stifte haben mich leider nicht wirklich überzeugt. Das neue MacBook finde ich auch sehr elegant, wenn ich ein richtiger „Roadworker“ wäre, würde ich mein MacBook Pro sehr wahrscheinlich dagegen eintauschen.

Die Apple-Watch ist schnell zu einer festen Größe in meinem Alltag geworden. Allein die absolut unauffälligen Benachrichtigungen (ich habe mittlerweile eine gute Balance gefunden, welche ich zur Uhr durchlasse), von denen niemand außer mir etwas mitbekommt (Ton ist deaktiviert) sind für mich kaum wegdenkbar. Während Nutzer ohne Uhr noch ihr Telefon aus der Tasche ziehen, habe ich die jeweilige Benachrichtigung schon längst gelesen. Die Watch hat für mich ein ganz anderes Nutzungsschema als die übrigen Geräte, es sind die kurzen Aktionen, die schnelle Informationsaufnahme und die kleinen Interaktionen statt eine längere Beschäftigung am Stück. Wichtig sind für mich u.a. auch die Fitness-Funktionen, die Pulsmessung, die Anzeige des nächsten Termins direkt im Ziffernblatt (hat mich schon vor der ein oder anderen Peinlichkeit bewahrt) oder schlicht und einfach das schnelle Ablesen der Uhrzeit. Watch-Apps nutze ich allerdings weniger als ich dachte, der App Store ist diesbezüglich leider auch etwas unübersichtlich. Dennoch zwei Empfehlungen von Apps an dieser Stelle, welche die Vorteile des Geräts zu nutzen wissen: Runtastic Pro (App-Store-Link) hat auf der Uhr den großen Vorteil, dass man viel schneller die Gesamtkilometer ablesen kann als auf dem Telefon, indem man einfach nur auf die Uhr schaut, sie dient dabei zusätzlich noch als Pulsmesser für Runtastic. Just Press Record (App-Store-Link) ermöglicht die unkomplizierte Aufnahme von Sprachnotizen direkt über das Mikrofon der Uhr. Diese können dann auf dem iPhone oder auf dem Mac (Aufnahmen liegen auf dem iCloud-Drive) weiterverarbeitet oder geteilt werden. Seit kurzem nutze ich die Uhr auch zur Beleuchtungssteuerung via Siri und HomeKit, was mir große Freude bereitet. Alles in allem daher eine Anschaffung, die ich in keinster Weise bereue. Letzteres gilt auch für das Apple TV, über das ich erst kürzlich wieder berichtet habe.

Software-seitig waren die großen Updates dieses Jahr iOS 9 und OS X 10.11. Ich finde es gut, dass sich Apple mehr auf die Stabilität der Systeme als auf neue Funktionen konzentriert hat (Stichwort „Snow-Leopard-Releases“), allerdings empfand ich die ersten iOS-9-Versionen doch noch etwas buggy, insbesondere bei den App Stores sehe ich zum Teil heute noch noch viel Verbesserungsbedarf. Die neue Notiz-App kann man aber als gelungen bezeichnen. Ich nutze sie inzwischen für Notizen, die sich häufig ändern, und für kurzzeitige Aufzeichnungen, während der ganze Rest, also die eher statischen Dinge, in Evernote landen und verbleiben. Das Highlight war für mich allerdings die neue Fotos-App auf OS X. Endlich habe ich von allen Geräten dieselbe Sicht auf meine Aufnahmen und es ist egal, wo ich ein Foto hinzufüge oder bearbeite. Durch die Erweiterungen aus dem App Store (seit OS X 10.11 möglich) hat die Fotos-App IMHO iPhoto vom Funktionsumfang her überholt und steuert langsam in Richtung Aperture, auch wenn da natürlich noch vieles fehlt.

Natürlich ist in meinem Haushalt auch wieder das ein oder andere Gadget dazugekommen, über das ich auch gerne mal berichten würde, wie z.B. die Netatmo-Wetterstation oder eine Logitech-Harmony-Universalfernbedienung. Alle Lampen sind inzwischen auf LED umgestellt (in den allermeisten Fällen Philips Hue), was den Stromverbrauch spürbar gesenkt hat. Viel Zeit ist in mein Bilderrahmen-Projekt geflossen, ausführlich nachzulesen in meinem vorherigen Artikel.

Ich bin schon gespannt, was das kommende Jahr so bringen wird!

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