OmniFocus, ein ausgewachsenes GTD-System, gehört zu meinen wichtigsten Programmen. Ohne diese App, welche für Mac, iPhone und iPad angeboten wird, würde ich an vieles nicht denken und hätte ein deutlich unorganisierteres Leben.

Aber, wie das nun mal so ist, nichts ist perfekt und man kann immer noch etwas verbessern. OmniFocus – in diesem Artikel geht es ausschließlich um die Mac-Version – fehlt eine Vorlagen-Funktion. Häufig muss ich Projekte (= eine Gruppe von Aufgaben) eintragen, die es so bereits mal gab bzw. bei denen kleine Teile des Textes – z.B. ein Name – anders sind. Daher wäre es sehr schön und vor allem zeitsparend, wenn man sich einfach aus einer Bibliothek vorgefertigter Projekte bedienen könnte. Und hier die gute Nachricht: mit ein wenig AppleScript-Magie ist das kein Problem! AppleScript ist eine in OS X integrierte Programmiersprache, die auf natürlicher Sprache basiert und dazu dient, Abläufe zu automatisieren und Programme miteinander zu verbinden. Viele Programme bieten Schnittstellen zu AppleScript an – darunter auch OmniFocus.

Besagtes Script (“Templates.scpt”) kann über diese Seite geladen werden. Es gehört in den folgenden Ordner unseres Home-Verzeichnisses:

Library/Scripts/Applications/OmniFocus

Sollte der Ordner “OmniFocus” in “Applications” noch nicht existieren, ist dieser neu anzulegen.

Der Library-Ordner selbst ist seit Lion standardmäßig versteckt. Er kann über das „Gehe zu“-Menü des Finders bei gedrückter Alt-Taste erreicht werden oder mit folgendem Terminal-Befehl (Terminal ist ein mitgeliefertes Dienstprogramm) dauerhaft sichtbar gemacht werden:

chflags nohidden ~/Library/

Das Tilde-Zeichen wird mit der Tastenkombination Alt-N eingegeben.

“Templates.scpt” liegt eine Readme-Datei bei, in der die weitere Vorgehensweise ausführlich beschrieben ist. Als erstes verschaffen wir uns in OmniFocus ein Icon, mit dem wir das Script aufrufen. Dazu ist ein Rechtsklick auf die Icon-Leiste erforderlich wir wählen den Menüpunkt “Symbolleiste anpassen” und ziehen das Symbol “Skript: Templates” in die Icon-Leiste:

Nun benötigen wir in unseren Projekten einen Ordner “Template” oder “Templates”. Dort legen wir alle Projekte, für die wir eine Vorlage benötigen, ab. Diese können den Status “zurückgestellt” bekommen, damit sie in anderen Ansichten nicht weiter stören, das Skript aktiviert Projekte, die aus Vorlagen kommen, automatisch.

Wir schauen uns am besten ein Beispiel an. Das Erstellen eines neuen Blog-Eintrags hier ist bei mir ein Projekt aus 3 Aufgaben: Recherche, das eigentliche Schreiben und die Verlinkung in den sozialen Netzen. In meinem Template-Ordner gibt es daher folgenden Eintrag:

Es ist also alles schon so vorbereitet, wie ich es für ein neues Blog-Projekt brauche. Schaut man sich den Screenshot etwas genauer an, fallen die Zeichenketten “$Thema” und “>>> Website” auf. Was hat es damit auf sich? $Thema ist ein Platzhalter, wir Software-Entwickler sagen dazu Variable. Platzhalter fangen standardmäßig mit einem Dollarzeichen an, beim ersten Start des Scripts kann aber auch ein alternatives Zeichen eingegeben werden. Für jeden Platzhalter wird bei Benutzung der Vorlage der gewünschte Wert in einem Dialog abgefragt. Wichtig ist, dass die Notiz zum Projekt (hier die beiden grauen Zeilen unter dem Projekttitel) eine Auflistung (durch Leerzeichen getrennt) der gewünschten Variablen in einer Extrazeile enthält, in meinem Fall nur $Thema. ”>>> Website” in der zweiten Zeile bedeutet, dass das neue Projekt im Ordner “Website” entstehen soll. Mache ich keine entsprechende Angabe, wird der Ordner beim Anlegen des Projekts interaktiv abgefragt. Da in meinem Fall aber Blog-Einträge immer in den Ordner “Website” kommen, ist diese Vorgabe sinnvoll.

Wenn ich nun in OmniFocus auf das Icon “Templates” klicke passiert folgendes:

Das Script fragt mich zunächst, welche Vorlage ich benutzen möchte. Ich wähle “privaten Blogeintrag zum Thema $Thema” schreiben. Nun muss ich noch angeben, durch welchen Wert der Platzhalter “$Thema” ersetzt werden soll:

Und damit ist mein neues OmniFocus-Projekt im Ordner “Website” auch schon fertig:

Soweit zur grundsätzlichen Vorgehensweise. Das Script kann noch einiges mehr, für alle Details empfehle ich das Studium der mitgelieferten Readme-Datei. Nur ein Beispiel, trägt man in den Notizen zum Projekt in eine neue Zeile “start: 2d” ein, so bekommt das aus dieser Vorlage erstellte Projekt gleich ein Startdatum, welches 2 Tage von heute entfernt liegt. Es gelten die üblichen Zeitschreibweisen von OmniFocus wie z.B. “1w” oder auch “2w 3d”. Analog ist auch eine Angabe von z.B. “due: 6d” für ein Fälligkeitsdatum in sechs Tagen möglich.

OmniFocus, ein ausgewachsenes GTD-System, gehört zu meinen wichtigsten Programmen. Ohne diese App, welche für Mac, iPhone und iPad angeboten wird, würde ich an vieles nicht denken und hätte ein deutlich...

OS X kommt von Hause aus mit einem soliden E-Mail-Programm namens “Mail”, manchmal auch “Mail.app” genannt. Sein Funktionsumfang ist so ausgelegt – und dies ist typisch für Apple, dass er für den Großteil der Benutzer den Großteil der benötigten Funktionen abdeckt. Aber, wie das nun mal so ist, bei uns “Power-Usern” darf es gern auch mal ein wenig mehr sein. Glücklicherweise ist “Mail” so beschaffen, dass man es – mit einer Art Plugin-System – erweitern kann. Das ist allerdings nicht immer ganz unproblematisch. So hat sich zum Beispiel in OS X 10.7 bei “Mail” derart viel geändert, dass einige Plugins neugeschrieben werden mussten.

Zwei der für mich wichtigsten Mail-Erweiterungen kommen von der kanadischen Firma Indev: MailTags und Mail-Act-On. Um diese soll es heute gehen. Beide Plugins habe ich seit langer Zeit im Einsatz.

MailTags bietet die u.a. Möglichkeit, E-Mails mit Schlagwörtern (Englisch “Tags”) zu versehen. Mit deren Hilfe können E-Mails leichter wiedergefunden werden. Nun könnte man entgegnen, dass mit Ordnern ähnliches erreicht werden kann, was aber nur begrenzt richtig ist. Ein System mit sehr vielen Unterordnern macht z.B. das Einsortieren neuer E-Mails zu einem komplexen und aufwändigen Vorgang. Außerdem versagt dieses System, sobald eine E-Mail in mehrere Kategorien passen würde. Die Zuweisung eines Schlagworts (oder natürlich gleich mehrerer) kann in der Listenansicht, der Einzelansicht oder während des Erstellens einer E-Mail erfolgen:

Wie im Screenshot zu sehen ist, beschränkt die zugewiesene Information nicht nur auf Schlagwörter. Unter “Projekt” finde ich eine Liste aller meiner OmniFocus-Projekte, welche von MailTags automatisch aus OmniFocus bezogen werden, was eine ziemlich geniale Funktion ist. Alternativ kann MailTags auch auf “Things” oder “The Hit List” zugreifen. Dieses und noch viel mehr kann in den umfangreichen MailTags-Einstellungen festgelegt werden. Hierfür erweitert MailTags den Einstellungsdialog von “Mail” um einen weiteren Punkt mit sieben Unterseiten, die man sich einmal in Ruhe ansehen sollte:

Zurück zum Schlagwort-Dialog. Unter “Wichtigkeit” kann man der E-Mail die Wichtigkeiten “wichtig”, “hoch”, “normal”, “niedrig” oder “sehr niedrig” zuweisen, muss man aber natürlich nicht. Unter “Anstupsen” kann man der E-Mail ein Fälligkeits- oder Wiedervorlage-Datum zuweisen. Hierfür gibt es eine ganze Reihe von Eingabemöglichkeiten, z.B. ein Kalender-Widget oder ein ausklappbares Eingabefeld. Letzteres akzeptiert nicht nur Datumsangaben, sondern auch Texte wie z.B. “morgen” oder “10 Tage ab heute”, diese Eingaben werden übrigens automatisch vervollständigt. Wird ein solches Datum erreicht, sendet Mail-Tags ab “Mountain Lion” eine Benachrichtigung über die Mitteilungszentrale. Dazu muss “Mail” allerdings laufen, was bei den meisten Anwendern wohl der Fall sein dürfte. Alternativ kann das Fälligkeitsdatum auch Regel-Bestandteil in intelligenten Postfächern sein, dazu gleich mehr, erstmal weiter im Schlagwort-Dialog. “Farbe” weist der E-Mail eine bestimmte Hintergrundfarbe in der Listendarstellung zu bzw. einen farbigen Streifen links neben den Header-Zeilen in der Einzelansicht. Die Farben lassen sich über den oben erwähnten Einstellungsdialog anpassen. Über die Schaltflächen “+ Ereignis” und “+ Aufgabe” kann ein Eintrag in einen Ereignis- oder Aufgaben-Kalender der Kalender-App erstellt werden. Dieser wird mit der betreffenden E-Mail verknüpft, so dass wir hiermit eine weitere Möglichkeit für Fälligkeits- oder Wiedervorlage-Termine haben, die unabhängig von “Mail” angezeigt werden. Schließlich kann man der E-Mail noch eine Notiz zuweisen. Ich nutze das z.B., um zu vermerken, dass die Nachricht nicht von mir, sondern einem Kollegen bearbeitet wurde.

Wie finden wir nun eine verschlagwortete E-Mail wieder? Die naheliegende Lösung ist das Suchfeld in “Mail” oben rechts. Geben wir dort ein Schlagwort ein, erhalten wir im darunter erscheinenden Menü MailTags-Abschnitte für “Keywords” (Schlüsselwörter), “Projects” und “Notes”, die dazu dienen, nur Einträge dieses Typs in die Suche einzubeziehen:

Die andere Möglichkeit sind intelligente Postfächer. MailTags fügt den Kriterien für solche Postfächer ein paar eigene Bedingungen hinzu. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen. Ich bekomme viele Gutscheine per E-Mail, die in der Regel ein Ablaufdatum haben. Nun möchte ich nicht meine Inbox damit belasten, daher werden sie entsprechend archiviert. Um sie wiederzufinden, versehe ich diese mit dem Schlagwort “gutschein”. Um schnell alle abgelaufenen Gutscheine zu löschen, setze ich das Ablaufdatum als MailTags-Anstupsdatum. Nun brauche ich nur das folgende intelligente Postfach zu nutzen, um alle abgelaufenen Gutscheine zu finden:

Mit leicht abgewandelten Regeln lassen sich natürlich auch alle aktuellen Gutscheine finden.

Gut, das soll zu MailTags reichen. Für eigene Experimente mit der Mail-Verschlagwortung stellt Indev eine 30-Tage-Testversion zur Verfügung.

Das andere Plugin “Mail-Act-On“, soll uns dabei helfen, E-Mails schnell und effektiv zu bearbeiten. Dies geschieht vor allem mit Hilfe stark erweiterter Regeln und benutzerdefinierten Tastenkombinationen, die einen bestimmten Regelsatz auf ausgewählte E-Mails anwenden. In diesem Zusammenhang möchte ich nochmal auf meinem Artikel zur Methodik des leeren Posteingangs (“Inbox Zero”) verweisen.

Herzstück dieser Erweiterung ist die stark aufgebohrte Regel-Seite in den Mail-Einstellungen:

Hier wird nun zwischen Inbox-, Outbox- und Act-On-Regeln unterschieden. Das klassische Apple-Mail kennt nur Inbox-Regeln, die beim Eingang einer Nachricht angewendet werden. Outbox-Regeln werden hingegen beim Versenden angewendet und Act-On-Regeln sind ideal für Regeln, die per Tastenkürzel ausgeführt werden sollen. Klassisches Beispiel für eine Outbox-Regel ist die Verschlagwortung der neuen Nachricht. Hierzu muss allerdings MailTags ebenfalls installiert sein, die beiden Plugins ergänzen sich also auch noch ganz gut. Schicke ich z.B. eine E-Mail an ein Mitglied des hiesigen Mac-Stammtisch, so wird diese automatisch mit “mac-stammtisch” verschlagwortet:

Act-On-Regeln habe ich vorwiegend dafür, eine E-Mail per Tastenkombination in einen bestimmten Ordner zu verschieben. Hier eine Regel, um eine Nachricht in meinen Privat-Ordner zu bewegen:

Interessant ist das zusätzliche Feld “Act-On Taste” oben rechts. “P” bedeutet in diesem Fall, dass die ausgewählte(n) E-Mail(s) mit Hilfe der Tastenkombination Ctrl-P entsprechend verschoben werden kann/können. Legt man sich für alle gängigen Ordner solche Regeln an, ist die Inbox im Handumdrehen abgearbeitet. Die Aktionen müssen sich keineswegs auf das Verschieben beschränken. Man kann hier das ganze Regelwerk ausschöpfen und u.a. folgende Dinge tun:

• die Mail mit Schlagwörtern versehen (benötigt MailTags)
• die Mail mit einer bestimmten Farbe markieren
• die Mail mit einem Standard-Text beantworten
• die Mail weiterleiten
• ein benutzerdefiniertes AppleScript ausführen

Darüber hinaus gibt es in Mai-Act-On noch ein aufrufbares Menü (F1-Taste), mit dem eine Reihe von Operationen auf E-Mails angewendet werden können, welches ich allerdings persönlich kaum nutze und daher nur hier am Rande erwähnen möchte.

Alles in allem sind die beiden Plugins (auch Mail-Act-On kann man 30 Tage testen) ein echter Booster für E-Mail-Produktivität, so dass man sie idealerweise im Doppelpack beschafft.

OS X kommt von Hause aus mit einem soliden E-Mail-Programm namens “Mail”, manchmal auch “Mail.app” genannt. Sein Funktionsumfang ist so ausgelegt – und dies ist typisch für Apple, dass er...

Eine App, die ich schon länger nutze, welche produktive Arbeitsabläufe auf dem iPhone beschleunigen kann, ist “Launch Center Pro” (derzeit 2,69 € im App Store, bisher keine iPad-Version erhältlich). Mit Hilfe dieses Tools können für viele gängige Arbeitsschritte wie z.B. das Eintragen einer Aufgabe, das Erfassen einer Notiz, das Aufrufen einer spezifischen Webseite, das Anrufen eines bestimmten Kontakts und das Schreiben einer E-Mail an eine bestimmte Person mit weniger “Taps” erledigt werden als ohne die App. Auch für mein geliebtes OmniFocus bietet “Launch Center Pro” viele Möglichkeiten, z.B. das Öffnen von OmniFocus direkt in einer bestimmten Perspektive.

Die Software macht sich dabei die Tatsache zunutze, dass iOS-Apps sogenannte URL-Schemata registrieren können, die systemweit gültig sind und durch die sie dann von überall gestartet werden können. Dabei muss es sich – wie bereits angedeutet – nicht zwangsläufig um einen normalen Programmstart handeln, sondern es kann direkt eine bestimmte Ansicht geöffnet oder z.B. eine Suche initiiert werden, wobei der Suchbegriff ebenfalls Teil des URL (Universal Ressource Locator) sein kann. Je intensiver Entwickler URL-Schemata in ihren Apps einsetzten, desto mächtiger werden die Möglichkeiten in “Launch Center Pro”.

Der Startbildschirm von “Launch Center Pro” kann zum Beispiel so aussehen:

Die Belegung jedes einzelnen Icon-Platzes kann frei konfiguriert werden (über das Stift-Symbol oben rechts). Im Editiermodus (am blauen Hintergrund zu erkennen) können die Symbole durch Verschieben mit dem Finger in die Wunschanordnung gebracht werden:

Dort können die Icon-Plätze auch neu belegt werden.

Ein Icon repräsentiert entweder einen speziellen URL-Eintrag – in der App “Aktion” genannt (zum Starten einer App, zum Aufruf einer Webseite, zum Anrufen eines Kontakts, …) – oder eine sogenannte Gruppe. In Gruppen, die eine zweite Ebene im Programm darstellen, können wiederum bis zu 11 (3.5″-Bildschirm) bzw. 14 (4″-Bildschirm) weitere Aktionen hinterlegt werden (allerdings keine weiteren Gruppen).

Die Aktionen “Taschenlampe” und “Hell/Dunkel” repräsentieren interne URL-Schemata von “Launch Center Pro” zur Aktivierung des iPhone-Blitzes und zum Wechsel zwischen zwei festlegbaren Helligkeitsstufen.

Die URL-Schemata muss man übrigens nicht unbedingt kennen. “Launch Center Pro” verfügt über einen “Action Composer”, der viele dieser Schemata kennt und installierte Apps ebenfalls berücksichtigt:

Über eine große Auswahl mitgelieferter Icons bestehen umfassende Anpassungsmöglichkeiten. Erlaubt das jeweilige URL-Schema die Übergabe von Text an die zu startende App, so kann dieser bereits in “Launch Center Pro” abgefragt werden. Dazu wird einfach die Zeichenkette “[prompt]” an die entsprechende Stelle des URL gesetzt. Eine Aktion zur Google-Suche mit vorheriger Abfrage des Suchbegriffes sähe also so aus:

http://www.google.de/search?q=[prompt]

Neben “[prompt]” kennt die App noch “[prompt-num]” (Abfrage einer Zahl) und “[clipboard]” (Einsetzen der Zwischenablage), womit man sehr mächtige Aktionen konfigurieren kann. In den Abfragen kann übrigens TextExpander verwendet werden, was die App noch effizienter macht. Um nochmal auf OmniFocus zurückzukommen, hier einige Beispiele für URL-Schemata:

omnifocus://
(OmniFocus starten)
omnifocus:///add?name=[prompt]
(Aufgabe hinzufügen, Text vorher abfragen)
omnifocus:///add?name=[prompt]&note=[clipboard]
(Aufgabe hinzufügen, Text abfragen, Notiz aus Zwischenablage)
omnifocus://perspective/Heute
(Perspektive “Heute” anzeigen)

Mit dem letzten Update dazugekommen sind einige mächtige Aktionen mit der Zwischenablage. So kann zum Beispiel das zuletzt aufgenommene Foto dort eingefügt werden oder die Zwischenablage in reinen Text (ohne Formatierungen) umgewandelt werden.

Wünschenswert wären noch Verbesserungen bei den Icons für Aktionen. Es gibt zwar eine umfangreiche Bibliothek in der App, aber es fehlen z.B. Möglichkeiten Kontaktfotos oder Website-Icons einzufügen.

Fazit: Die Aktionen sind zum Teil so zeitsparend, dass es sich lohnt, die App im Dockbereich des iPhones zu plazieren. “Launch Center Pro” sollte auf keinem produktiv genutzten iPhone fehlen!

Eine App, die ich schon länger nutze, welche produktive Arbeitsabläufe auf dem iPhone beschleunigen kann, ist “Launch Center Pro” (derzeit 2,69 € im App Store, bisher keine iPad-Version erhältlich). Mit...

Angeregt durch einen Artikel auf macsparky.com musste ich natürlich sofort mal ausprobieren, ob auch die deutsche Version von Siri, Apples Sprachsteuerung für iPhones und iPads, in der Lage ist, Datumsberechnungen durchzuführen. Sie ist es! Solche Berechnungen sind z.B. nützlich, um Fristen auszurechnen.

Wenn wir wissen möchten, welches Datum in <x> Tagen ist, lautet der Siri-Befehl hierzu: “Welches Datum ist in <x>Tagen?”. Beispiel:

Umgekehrt funktioniert es auch: “Welches Datum war vor <x> Tagen?”. Beispiel:

Schließlich können die Berechnungen auch von einem anderen Tag als heute ausgehen. Der entsprechende Siri-Befehl lautet: “Welches Datum ist am <Datum> in <x> Tagen?”. Auch hier ein Beispiel:

Die englische Version von Siri kann dank der Integration von Wolfram-Alpha auch die Differenz in Tagen aus zwei Datumsangaben berechnen, dafür habe ich in der deutschen Fassung kein Äquivalent gefunden.

Wie auch immer, schneller als mit Siri dürften sich solche Berechnungen – insbesondere bei größeren Tageszahlen – nicht erledigen lassen.

Nochmal zur Erinnerung: Wer eine Liste aller Siri-Befehle, die ich kenne (über 400, die drei von heute sind natürlich nicht dabei), haben möchte, dem sei mein E-Book “Die inoffizielle deutsche Siri-Referenz” für nur EUR 3,99 empfohlen. Bei dieser Gelegenheit meinen ganz herzlichen Dank an alle bisherigen Käufer!

Angeregt durch einen Artikel auf macsparky.com musste ich natürlich sofort mal ausprobieren, ob auch die deutsche Version von Siri, Apples Sprachsteuerung für iPhones und iPads, in der Lage ist, Datumsberechnungen durchzuführen. Sie...