In dem Artikel „Inbox Zero“ eine Methode vorgestellt, mit der sich E-Mails zügig abarbeiten lassen, damit unser Posteingang schnell leer wird. Zum besseren Verständnis des heutigen Beitrags ist es sinnvoll, sich mit dieser Arbeitsweise, will sagen dem verlinkten Artikel, nochmal kurz vertraut zu machen, falls man sie sich noch nicht angeeignet hat. Mailboxen eignen sich schlecht als Aufgabenlisten, da insbesondere bei längeren E-Mails der Kern einer Nachricht bzw. der Teil, aus dem sich eine Aufgabe ergibt, bei jedem Lesen neu erfasst werden muss. Das Abarbeiten einer Inbox ist nicht so schwer wie es zunächst vielleicht scheint, da es pro Nachricht nur wenige Dinge sind, die mit ihr passieren können:
- Löschen/Archivieren
- Delegieren
- Beantworten
- Aufschieben
- Erledigen
Verinnerlicht man diese Vorgehensweise ist schnell entschieden, was mit einer Mail zu tun ist. Haben wir allerdings nur unser iPhone zur Hand ergibt sich das Problem, dass die mitgelieferte Mail-App nicht optimal für diesen Workflow geeignet ist. So ist es beispielsweise recht aufwändig aus einer E-Mail eine Aufgabe in OmniFocus, dem Aufgaben-/GTD-System meiner Wahl, zu machen. Hier kommt die App „Dispatch“ (derzeit 4,49 € im App Store, benötigt iOS 7) ins Spiel, die genau auf die einführend genannten Dinge ausgelegt ist. Es handelt sich nicht um ein vollständiges Mail-Programm, da nur Zugriff auf die Inbox(en) besteht. Dafür ist aber alles vorhanden, diese schnell gen Null zu bringen.
In der E-Mail-Liste, die man mit einem Umschalter unten auf ungelesene oder markierte Mails beschränken kann, kommt man durch Wischen von rechts nach links auf einem Nachrichteneintrag zu einer Icon-Leiste mit fünf Aktionen (s. Titelbild oben). Von links nach rechts können wir hier
- den Lesestatus zwischen gelesen und ungelesen hin- und herschalten
- eine E-Mail markieren bzw. die Markierung wieder aufheben
- die E-Mail archivieren (welcher Mail-Ordner unser Archiv ist, wird in den Einstellungen festgelegt)
- die E-Mail verschieben (in einen „Schnellverschiebeordner“, der ebenfalls festgelegt werden kann, oder in einen beliebigen anderen Ordner)
- die E-Mail löschen
Nach dem Löschen oder Archivieren wird für kurze Zeit ein Rückgängig-Knopf angeboten, falls man im Eifer des Gefechts einen Fehler gemacht hat, was eine gute Idee ist. Wir können übrigens in der Liste auch noch weiter nach links wischen, dann wird die sogenannte Schnellaktion ausgeführt, die mit „Archivieren“, „Als Spam markieren“ oder „Löschen“ belegt werden kann. Da es für zwei dieser Aktionen ja schon ein Icon in der Leiste gibt, hab ich mich für den Spam entschieden, was sich als recht praktisch erwiesen hat. In den Einstellungen kann wiederum konfiguriert werden, welcher Ordner den Spam aufnehmen soll. Auch diese Aktion kann in einem entsprechenden Zeitfenster wieder rückgängig gemacht werden.
Tippt man in der Nachrichtenliste auf eine E-Mail wird deren Detailansicht geöffnet. In dieser Ansicht stehen verschiedene Schaltflächen zur Verfügung. Der Pfeil nach links führt zurück zur Liste, was aber auch mit einem Wisch von links nach rechts erledigt werden kann. Der Pfeil oben rechts dient zum Beantworten oder Weiterleiten der Nachricht, eine Beantwortung ist aber auch per Wischgeste von rechts nach links möglich. Die Schaltflächen unten dienen zum Ändern des Lesestatus, für die Navigation zur vorherigen und nächsten Nachricht, zum Löschen der E-Mail und um eine sogenannte Aktion auszulösen. Und genau hier liegt die große Stärke von Dispatch, das Weiterverarbeiten der E-Mail in anderen Apps:
Welche Apps hier erscheinen sollen wird – man ahnt es vielleicht schon – wieder in den Einstellungen festgelegt, dort stehen eine ganze Reihe zur Auswahl. Zu den Apps gehören u.a. OmniFocus, Things, Clear, Todo, Drafts, Evernote, Fantastical und Erinnerungen. Zusätzlich kann noch konfiguriert werden, welche Aktionen beim Antippen von Links (z.B. Öffnen in Safari oder Chrome oder 1Password), Datumsangaben und Uhrzeiten (Ereignis erstellen, in Fantastical öffnen, …), Telefonnummern (Anruf, Facetime, Skype, …) sowie Adressen (Apple Maps, Google Maps, Kontakt anzeigen, …) angeboten werden sollen. Das macht Dispatch zu einer mächtigen Schaltzentrale auf dem iPhone.
Zu guter Letzt ist die App auch noch darauf ausgelegt, E-Mails zügig zu beantworten. Dazu verfügt sie sowohl über eine eigene Textschnipsel-Verwaltung als auch Unterstützung für TextExpander. Ich verwende ausschließlich die TextExpander-Snippets, da ich bereits über eine große Zahl von Textbausteinen verfüge.
Es lohnt sich also, mal darüber nachzudenken, Dispatch für den eigenen E-Mail-Workflow zu nutzen. Die App hat ein interaktives Tutorial integriert, was den Einstieg erleichtert. Wie bereits angedeutet, kann der E-Mail-Helfer nicht alles was Apples Mail-App leistet, ist also kein Ersatz, sondern eher ein „Companion“ mit beachtlichen GTD- und Inbox-Zero-Stärken. Es fehlen z.B. die Funktionen E-Mails zu signieren oder zu verschlüsseln. Dispatch arbeitet nur mit IMAP-Konten, Exchange oder POP3 werden nicht unterstützt. Wünschenswert wäre auf jeden Fall noch eine iPad-Version, deren Entwicklung aber laut Anbieter noch nicht entschieden ist.
