MailTags und Mail-Act-On

01 Apr 2013
1. April 2013

OS X kommt von Hause aus mit einem soliden E-Mail-Programm namens „Mail“, manchmal auch „Mail.app“ genannt. Sein Funktionsumfang ist so ausgelegt – und dies ist typisch für Apple, dass er für den Großteil der Benutzer den Großteil der benötigten Funktionen abdeckt. Aber, wie das nun mal so ist, bei uns „Power-Usern“ darf es gern auch mal ein wenig mehr sein. Glücklicherweise ist „Mail“ so beschaffen, dass man es – mit einer Art Plugin-System – erweitern kann. Das ist allerdings nicht immer ganz unproblematisch. So hat sich zum Beispiel in OS X 10.7 bei „Mail“ derart viel geändert, dass einige Plugins neugeschrieben werden mussten.

Zwei der für mich wichtigsten Mail-Erweiterungen kommen von der kanadischen Firma Indev: MailTags und Mail-Act-On. Um diese soll es heute gehen. Beide Plugins habe ich seit langer Zeit im Einsatz.

MailTags bietet die u.a. Möglichkeit, E-Mails mit Schlagwörtern (Englisch „Tags“) zu versehen. Mit deren Hilfe können E-Mails leichter wiedergefunden werden. Nun könnte man entgegnen, dass mit Ordnern ähnliches erreicht werden kann, was aber nur begrenzt richtig ist. Ein System mit sehr vielen Unterordnern macht z.B. das Einsortieren neuer E-Mails zu einem komplexen und aufwändigen Vorgang. Außerdem versagt dieses System, sobald eine E-Mail in mehrere Kategorien passen würde. Die Zuweisung eines Schlagworts (oder natürlich gleich mehrerer) kann in der Listenansicht, der Einzelansicht oder während des Erstellens einer E-Mail erfolgen:

MailTags 1

Wie im Screenshot zu sehen ist, beschränkt die zugewiesene Information nicht nur auf Schlagwörter. Unter „Projekt“ finde ich eine Liste aller meiner OmniFocus-Projekte, welche von MailTags automatisch aus OmniFocus bezogen werden, was eine ziemlich geniale Funktion ist. Alternativ kann MailTags auch auf „Things“ oder „The Hit List“ zugreifen. Dieses und noch viel mehr kann in den umfangreichen MailTags-Einstellungen festgelegt werden. Hierfür erweitert MailTags den Einstellungsdialog von „Mail“ um einen weiteren Punkt mit sieben Unterseiten, die man sich einmal in Ruhe ansehen sollte:

MailTags 2

Zurück zum Schlagwort-Dialog. Unter „Wichtigkeit“ kann man der E-Mail die Wichtigkeiten „wichtig“, „hoch“, „normal“, „niedrig“ oder „sehr niedrig“ zuweisen, muss man aber natürlich nicht. Unter „Anstupsen“ kann man der E-Mail ein Fälligkeits- oder Wiedervorlage-Datum zuweisen. Hierfür gibt es eine ganze Reihe von Eingabemöglichkeiten, z.B. ein Kalender-Widget oder ein ausklappbares Eingabefeld. Letzteres akzeptiert nicht nur Datumsangaben, sondern auch Texte wie z.B. „morgen“ oder „10 Tage ab heute“, diese Eingaben werden übrigens automatisch vervollständigt. Wird ein solches Datum erreicht, sendet Mail-Tags ab „Mountain Lion“ eine Benachrichtigung über die Mitteilungszentrale. Dazu muss „Mail“ allerdings laufen, was bei den meisten Anwendern wohl der Fall sein dürfte. Alternativ kann das Fälligkeitsdatum auch Regel-Bestandteil in intelligenten Postfächern sein, dazu gleich mehr, erstmal weiter im Schlagwort-Dialog. „Farbe“ weist der E-Mail eine bestimmte Hintergrundfarbe in der Listendarstellung zu bzw. einen farbigen Streifen links neben den Header-Zeilen in der Einzelansicht. Die Farben lassen sich über den oben erwähnten Einstellungsdialog anpassen. Über die Schaltflächen „+ Ereignis“ und „+ Aufgabe“ kann ein Eintrag in einen Ereignis- oder Aufgaben-Kalender der Kalender-App erstellt werden. Dieser wird mit der betreffenden E-Mail verknüpft, so dass wir hiermit eine weitere Möglichkeit für Fälligkeits- oder Wiedervorlage-Termine haben, die unabhängig von „Mail“ angezeigt werden. Schließlich kann man der E-Mail noch eine Notiz zuweisen. Ich nutze das z.B., um zu vermerken, dass die Nachricht nicht von mir, sondern einem Kollegen bearbeitet wurde.

Wie finden wir nun eine verschlagwortete E-Mail wieder? Die naheliegende Lösung ist das Suchfeld in „Mail“ oben rechts. Geben wir dort ein Schlagwort ein, erhalten wir im darunter erscheinenden Menü MailTags-Abschnitte für „Keywords“ (Schlüsselwörter), „Projects“ und „Notes“, die dazu dienen, nur Einträge dieses Typs in die Suche einzubeziehen:

MailTags 3

Die andere Möglichkeit sind intelligente Postfächer. MailTags fügt den Kriterien für solche Postfächer ein paar eigene Bedingungen hinzu. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen. Ich bekomme viele Gutscheine per E-Mail, die in der Regel ein Ablaufdatum haben. Nun möchte ich nicht meine Inbox damit belasten, daher werden sie entsprechend archiviert. Um sie wiederzufinden, versehe ich diese mit dem Schlagwort „gutschein“. Um schnell alle abgelaufenen Gutscheine zu löschen, setze ich das Ablaufdatum als MailTags-Anstupsdatum. Nun brauche ich nur das folgende intelligente Postfach zu nutzen, um alle abgelaufenen Gutscheine zu finden:

MailTags 4

Mit leicht abgewandelten Regeln lassen sich natürlich auch alle aktuellen Gutscheine finden.

Gut, das soll zu MailTags reichen. Für eigene Experimente mit der Mail-Verschlagwortung stellt Indev eine 30-Tage-Testversion zur Verfügung.

Das andere Plugin „Mail-Act-On„, soll uns dabei helfen, E-Mails schnell und effektiv zu bearbeiten. Dies geschieht vor allem mit Hilfe stark erweiterter Regeln und benutzerdefinierten Tastenkombinationen, die einen bestimmten Regelsatz auf ausgewählte E-Mails anwenden. In diesem Zusammenhang möchte ich nochmal auf meinem Artikel zur Methodik des leeren Posteingangs („Inbox Zero“) verweisen.

Herzstück dieser Erweiterung ist die stark aufgebohrte Regel-Seite in den Mail-Einstellungen:

MailActOn 1

Hier wird nun zwischen Inbox-, Outbox- und Act-On-Regeln unterschieden. Das klassische Apple-Mail kennt nur Inbox-Regeln, die beim Eingang einer Nachricht angewendet werden. Outbox-Regeln werden hingegen beim Versenden angewendet und Act-On-Regeln sind ideal für Regeln, die per Tastenkürzel ausgeführt werden sollen. Klassisches Beispiel für eine Outbox-Regel ist die Verschlagwortung der neuen Nachricht. Hierzu muss allerdings MailTags ebenfalls installiert sein, die beiden Plugins ergänzen sich also auch noch ganz gut. Schicke ich z.B. eine E-Mail an ein Mitglied des hiesigen Mac-Stammtisch, so wird diese automatisch mit „mac-stammtisch“ verschlagwortet:

MailActOn 2

Act-On-Regeln habe ich vorwiegend dafür, eine E-Mail per Tastenkombination in einen bestimmten Ordner zu verschieben. Hier eine Regel, um eine Nachricht in meinen Privat-Ordner zu bewegen:

MailActOn 3

Interessant ist das zusätzliche Feld „Act-On Taste“ oben rechts. „P“ bedeutet in diesem Fall, dass die ausgewählte(n) E-Mail(s) mit Hilfe der Tastenkombination Ctrl-P entsprechend verschoben werden kann/können. Legt man sich für alle gängigen Ordner solche Regeln an, ist die Inbox im Handumdrehen abgearbeitet. Die Aktionen müssen sich keineswegs auf das Verschieben beschränken. Man kann hier das ganze Regelwerk ausschöpfen und u.a. folgende Dinge tun:

  • die Mail mit Schlagwörtern versehen (benötigt MailTags)
  • die Mail mit einer bestimmten Farbe markieren
  • die Mail mit einem Standard-Text beantworten
  • die Mail weiterleiten
  • ein benutzerdefiniertes AppleScript ausführen

Darüber hinaus gibt es in Mai-Act-On noch ein aufrufbares Menü (F1-Taste), mit dem eine Reihe von Operationen auf E-Mails angewendet werden können, welches ich allerdings persönlich kaum nutze und daher nur hier am Rande erwähnen möchte.

MailActOn 4

Alles in allem sind die beiden Plugins (auch Mail-Act-On kann man 30 Tage testen) ein echter Booster für E-Mail-Produktivität, so dass man sie idealerweise im Doppelpack beschafft.

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  • sunrise33

    Besten Dank für diese Information. Werden die Tags auch via iCloud zwischen meinem MacBook Pro und meinem MacBook Air synchronisiert?

    • Ja, da es sich bei den Tags einfach zum zusätzliche Mail-Header handelt, werden diese generell über IMAP-Server – inkl. iCloud – synchronisiert.

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