Archive for month: April, 2013

Software-Tipp: Bartender

28 Apr 2013
28. April 2013

Es gibt mittlerweile für OS X viele nützliche „Menubar Items“, also Apps, die mit einem kleinen Symbol rechts oben in unserer Menüleiste laufen. Eine nicht mehr ganz aktuelle Liste meiner Menü-Apps habe ich in diesem Artikel zusammengestellt, einzelne Programme wie z.B. TextExpander, PopClip, oder Fantastical habe ich auch im Detail beschrieben. Die ganze Sache hat nur ein Haken, irgendwann wird der Platz da oben knapp. OS X fängt dann an, einzelne Elemente auszublenden, wenn der Raum z.B. für ein aktives Programm mit vielen Menüpunkten benötigt wird.

Für dieses Problem gibt es eine ziemlich praktikable Lösung, die App „Bartender“, ein schönes Wortspiel wie wir gleich sehen werden. Bartender ist selber ein „Menubar Item“ und hat die Funktion andere Menüleisten-Programme aufzunehmen, so dass wir weniger oft benötigte Items quasi in zweiter Reihe parken können. Durch Klick auf das Bartender-Symbol öffnet sich eine Zusatzfläche mit den ausgelagerten Symbolen. In meiner Menüleiste sieht das so aus:

Bartender 5

Ich konnte also den Platzbedarf um 5 Icons reduzieren (ich habe allerdings nicht immer alle Menüleisten-Programme laufen, die Einsparung ist daher noch höher). Bartender kann sehr detailliert konfiguriert werden, für jedes Item werden drei Optionen angeboten:

  • Bartender soll nichts mit dem Symbol machen
  • das Symbol soll in der zusätzlichen Bartender-Leiste angezeigt werden
  • das Symbol soll komplett versteckt werden

Bartender 1

Bartender unterscheidet zwischen den mitgelieferten Menubar-Programmen von Apple und den zusätzlich installierten. Für letztere kann (pro App!) festgelegt werden, dass sie –  wenn sie sich in der Zusatzleiste befinden – in der eigentlichen Menüleiste auftauchen, sobald sich deren Icon ändert. Das ist z.B. für Apps wie Dropbox sehr nützlich.

Bartender 4

In den allgemeinen Einstellungen können wir z.B.

  • einstellen, dass Bartender beim Anmelden gestartet werden soll (macht natürlich Sinn)
  • ein Symbol für das Bartender-Icon festlegen (eine Auswahl ist bereits vorhanden)
  • festlegen, wie sich die zusätzliche Leiste verhält (z.B. einklappen bei Focus-Verlust)
Bartender 2

In den fortgeschrittenen Einstellungen können u.a. Tastenkombinationen für das Anzeigen der Zusatzleiste festgelegt werden:

Bartender 3

Insgesamt also ein recht nützliches Tool, welches seine 15 Dollar wert ist, da der Autor hier sicherlich einige Kniffe herausfinden musste, um die Menüleiste derart zu manipulieren. Bartender kann vier Wochen kostenlos getestet werden.

Software-Tipp: PopClip

20 Apr 2013
20. April 2013

Nutzer von iOS-Geräten kennen das: Sobald irgendwo Text ausgewählt wird oder man den Cursor neu platziert, erscheint ein kleines Menü mit gerade zur Situation passenden Einträgen wie z.B. „Einfügen“ oder „Kopieren“. Das wäre eigentlich unter OS X ebenfalls ganz praktisch – das muss sich auch die Firma Pilotmoon gedacht haben und bietet so ein Tool auch für den Mac an (Mac-AppStore-Link, derzeit 4,49 Euro). Darum soll es heute gehen.

Das Programm lebt in der Menubar von OS X und sollte sinnvollerweise gleich beim Anmelden mitgestartet werden, hierfür gibt es in der App auch eine entsprechende Einstellung. Mehr ist auch schon nicht zu tun, um das iOS-typische Verhalten zu bekommen.

Aber der Entwickler hat zum Glück an dieser Stelle nicht aufgehört, sondern PopClip mit einem Plugin-Konzept versehen. Diese Plugins – ein Verzeichnis ist auf dieser Seite zu finden – erweitern die App um äußerst sinnvolle Aktionen. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Das Anlegen einer neuen Notiz mit dem ausgewählten Textes in nvALT.
  • Die Umwandlung des ausgewählten Textes in Groß- oder Kleinbuchstaben. Gerade letzteres brauche ich häufiger, da einige Kunden unsere Webformulare gerne mal komplett in Großbuchstaben ausfüllen.
  • Die direkte Anzeige der Zeichenzahl des ausgewählten Textes. Als Software-Entwickler, der viel mit Zeichenketten arbeitet, nutze ich das jeden Arbeitstag.
  • Das Nachschlagen des ausgewählten Begriffes in der Wikipedia oder im Lexikon von OS X.
  • Das Einfügen aus der Zwischenablage ohne eine evtl. Formatierung zu übernehmen („paste and match style“). Brauche ich häufiger als das normale Einfügen.
  • Das Erzeugen eines neuen TextExpander-Snippets aus dem ausgewählten Text.
  • Das Erstellen einer neuen Aufgabe in OmniFocus mit dem ausgewählten Text.

PopClip

Die Reihenfolge der Plugins im Menü kann über die Einstellungen festgelegt werden (ich mag übrigens den Sound, der abgespielt wird, wenn man ein neues Plugin hinzufügt).
Zugegeben, ab und zu ist mir das Tool auch mal im Weg, aber sobald man sich einmal dran gewöhnt hat, möchte man diesen Helfer und Zeitsparer nicht mehr missen. Über die Menubar kann man PopClip auch kurzzeitig deaktivieren oder über die Einstellungen die Verwendung in einzelnen Programmen ausschließen.

 

MacHeist nanoBundle 3

20 Apr 2013
20. April 2013

Oft kommt es nicht vor, dass ich Software-Bundles hier im Blog empfehle, aber dieses ist ein echtes Schnäppchen, mit dem man nichts falsch machen kann. Für nichtmal 8 Euro gibt es im MacHeist-nanoBundle 3 gerade mal drei Tage noch folgende Mac-Apps:

  • Little Inferno (ein Spiel)
  • xScope (Bildschirmlineale und -Tools)
  • iStopMotion (StopMotion-Animation und Zeitraffer-Aufnahmen)
  • Totals (Rechnungssoftware)
  • Clarify (Screenshot-und Dokumentationstool)
  • Fantastical (genialer Menubar-Kalender)
  • CleanMyMac 2 (System-Aufräumtool)

Werden 30.000 Verkäufe erzielt, gibt es auch noch PathFinder, eine umfassende Finder-Ersatzsoftware, mit dazu. Diese App kann man schon mit einplanen, denn bei MacHeist wurden solche Ziele soweit mir bekannt immer erreicht. Das Paket ist so günstig, dass sich die Anschaffung bereits lohnt, falls nur eine der Apps benötigt wird. Hier sind aber eine ganze Reihe sehr hochwertiger Programme dabei, wie zum Beispiel Fantastical oder xScope, die ich regelmäßig einsetze. Vom Bundle-Preis gehen sogar noch 10% an Wohltätigkeitsorganisationen. Spannend ist auch, ob mit den zwei freien Fensterplätzen auf der Bundle-Homepage noch etwas passieren wird.

Vorlagen in OmniFocus

13 Apr 2013
13. April 2013

OmniFocus, ein ausgewachsenes GTD-System, gehört zu meinen wichtigsten Programmen. Ohne diese App, welche für Mac, iPhone und iPad angeboten wird, würde ich an vieles nicht denken und hätte ein deutlich unorganisierteres Leben.

Aber, wie das nun mal so ist, nichts ist perfekt und man kann immer noch etwas verbessern. OmniFocus – in diesem Artikel geht es ausschließlich um die Mac-Version – fehlt eine Vorlagen-Funktion. Häufig muss ich Projekte (= eine Gruppe von Aufgaben) eintragen, die es so bereits mal gab bzw. bei denen kleine Teile des Textes – z.B. ein Name – anders sind. Daher wäre es sehr schön und vor allem zeitsparend, wenn man sich einfach aus einer Bibliothek vorgefertigter Projekte bedienen könnte. Und hier die gute Nachricht: mit ein wenig AppleScript-Magie ist das kein Problem! AppleScript ist eine in OS X integrierte Programmiersprache, die auf natürlicher Sprache basiert und dazu dient, Abläufe zu automatisieren und Programme miteinander zu verbinden. Viele Programme bieten Schnittstellen zu AppleScript an – darunter auch OmniFocus.

Besagtes Script („Templates.scpt“) kann über diese Seite geladen werden. Es gehört in den folgenden Ordner unseres Home-Verzeichnisses:

Library/Scripts/Applications/OmniFocus

Sollte der Ordner „OmniFocus“ in „Applications“ noch nicht existieren, ist dieser neu anzulegen.

Der Library-Ordner selbst ist seit Lion standardmäßig versteckt. Er kann über das „Gehe zu“-Menü des Finders bei gedrückter Alt-Taste erreicht werden oder mit folgendem Terminal-Befehl (Terminal ist ein mitgeliefertes Dienstprogramm) dauerhaft sichtbar gemacht werden:

chflags nohidden ~/Library/

Das Tilde-Zeichen wird mit der Tastenkombination Alt-N eingegeben.

„Templates.scpt“ liegt eine Readme-Datei bei, in der die weitere Vorgehensweise ausführlich beschrieben ist. Als erstes verschaffen wir uns in OmniFocus ein Icon, mit dem wir das Script aufrufen. Dazu ist ein Rechtsklick auf die Icon-Leiste erforderlich wir wählen den Menüpunkt „Symbolleiste anpassen“ und ziehen das Symbol „Skript: Templates“ in die Icon-Leiste:

OF Vorlagen 1

Nun benötigen wir in unseren Projekten einen Ordner „Template“ oder „Templates“. Dort legen wir alle Projekte, für die wir eine Vorlage benötigen, ab. Diese können den Status „zurückgestellt“ bekommen, damit sie in anderen Ansichten nicht weiter stören, das Skript aktiviert Projekte, die aus Vorlagen kommen, automatisch.

Wir schauen uns am besten ein Beispiel an. Das Erstellen eines neuen Blog-Eintrags hier ist bei mir ein Projekt aus 3 Aufgaben: Recherche, das eigentliche Schreiben und die Verlinkung in den sozialen Netzen. In meinem Template-Ordner gibt es daher folgenden Eintrag:

OF Vorlagen 2

Es ist also alles schon so vorbereitet, wie ich es für ein neues Blog-Projekt brauche. Schaut man sich den Screenshot etwas genauer an, fallen die Zeichenketten „$Thema“ und „>>> Website“ auf. Was hat es damit auf sich? $Thema ist ein Platzhalter, wir Software-Entwickler sagen dazu Variable. Platzhalter fangen standardmäßig mit einem Dollarzeichen an, beim ersten Start des Scripts kann aber auch ein alternatives Zeichen eingegeben werden. Für jeden Platzhalter wird bei Benutzung der Vorlage der gewünschte Wert in einem Dialog abgefragt. Wichtig ist, dass die Notiz zum Projekt (hier die beiden grauen Zeilen unter dem Projekttitel) eine Auflistung (durch Leerzeichen getrennt) der gewünschten Variablen in einer Extrazeile enthält, in meinem Fall nur $Thema. „>>> Website“ in der zweiten Zeile bedeutet, dass das neue Projekt im Ordner „Website“ entstehen soll. Mache ich keine entsprechende Angabe, wird der Ordner beim Anlegen des Projekts interaktiv abgefragt. Da in meinem Fall aber Blog-Einträge immer in den Ordner „Website“ kommen, ist diese Vorgabe sinnvoll.

Wenn ich nun in OmniFocus auf das Icon „Templates“ klicke passiert folgendes:

OF Vorlagen 3

Das Script fragt mich zunächst, welche Vorlage ich benutzen möchte. Ich wähle „privaten Blogeintrag zum Thema $Thema“ schreiben. Nun muss ich noch angeben, durch welchen Wert der Platzhalter „$Thema“ ersetzt werden soll:

OF Vorlagen 4

Und damit ist mein neues OmniFocus-Projekt im Ordner „Website“ auch schon fertig:

OF Vorlagen 5

Soweit zur grundsätzlichen Vorgehensweise. Das Script kann noch einiges mehr, für alle Details empfehle ich das Studium der mitgelieferten Readme-Datei. Nur ein Beispiel, trägt man in den Notizen zum Projekt in eine neue Zeile „start: 2d“ ein, so bekommt das aus dieser Vorlage erstellte Projekt gleich ein Startdatum, welches 2 Tage von heute entfernt liegt. Es gelten die üblichen Zeitschreibweisen von OmniFocus wie z.B. „1w“ oder auch „2w 3d“. Analog ist auch eine Angabe von z.B. „due: 6d“ für ein Fälligkeitsdatum in sechs Tagen möglich.

MailTags und Mail-Act-On

01 Apr 2013
1. April 2013

OS X kommt von Hause aus mit einem soliden E-Mail-Programm namens „Mail“, manchmal auch „Mail.app“ genannt. Sein Funktionsumfang ist so ausgelegt – und dies ist typisch für Apple, dass er für den Großteil der Benutzer den Großteil der benötigten Funktionen abdeckt. Aber, wie das nun mal so ist, bei uns „Power-Usern“ darf es gern auch mal ein wenig mehr sein. Glücklicherweise ist „Mail“ so beschaffen, dass man es – mit einer Art Plugin-System – erweitern kann. Das ist allerdings nicht immer ganz unproblematisch. So hat sich zum Beispiel in OS X 10.7 bei „Mail“ derart viel geändert, dass einige Plugins neugeschrieben werden mussten.

Zwei der für mich wichtigsten Mail-Erweiterungen kommen von der kanadischen Firma Indev: MailTags und Mail-Act-On. Um diese soll es heute gehen. Beide Plugins habe ich seit langer Zeit im Einsatz.

MailTags bietet die u.a. Möglichkeit, E-Mails mit Schlagwörtern (Englisch „Tags“) zu versehen. Mit deren Hilfe können E-Mails leichter wiedergefunden werden. Nun könnte man entgegnen, dass mit Ordnern ähnliches erreicht werden kann, was aber nur begrenzt richtig ist. Ein System mit sehr vielen Unterordnern macht z.B. das Einsortieren neuer E-Mails zu einem komplexen und aufwändigen Vorgang. Außerdem versagt dieses System, sobald eine E-Mail in mehrere Kategorien passen würde. Die Zuweisung eines Schlagworts (oder natürlich gleich mehrerer) kann in der Listenansicht, der Einzelansicht oder während des Erstellens einer E-Mail erfolgen:

MailTags 1

Wie im Screenshot zu sehen ist, beschränkt die zugewiesene Information nicht nur auf Schlagwörter. Unter „Projekt“ finde ich eine Liste aller meiner OmniFocus-Projekte, welche von MailTags automatisch aus OmniFocus bezogen werden, was eine ziemlich geniale Funktion ist. Alternativ kann MailTags auch auf „Things“ oder „The Hit List“ zugreifen. Dieses und noch viel mehr kann in den umfangreichen MailTags-Einstellungen festgelegt werden. Hierfür erweitert MailTags den Einstellungsdialog von „Mail“ um einen weiteren Punkt mit sieben Unterseiten, die man sich einmal in Ruhe ansehen sollte:

MailTags 2

Zurück zum Schlagwort-Dialog. Unter „Wichtigkeit“ kann man der E-Mail die Wichtigkeiten „wichtig“, „hoch“, „normal“, „niedrig“ oder „sehr niedrig“ zuweisen, muss man aber natürlich nicht. Unter „Anstupsen“ kann man der E-Mail ein Fälligkeits- oder Wiedervorlage-Datum zuweisen. Hierfür gibt es eine ganze Reihe von Eingabemöglichkeiten, z.B. ein Kalender-Widget oder ein ausklappbares Eingabefeld. Letzteres akzeptiert nicht nur Datumsangaben, sondern auch Texte wie z.B. „morgen“ oder „10 Tage ab heute“, diese Eingaben werden übrigens automatisch vervollständigt. Wird ein solches Datum erreicht, sendet Mail-Tags ab „Mountain Lion“ eine Benachrichtigung über die Mitteilungszentrale. Dazu muss „Mail“ allerdings laufen, was bei den meisten Anwendern wohl der Fall sein dürfte. Alternativ kann das Fälligkeitsdatum auch Regel-Bestandteil in intelligenten Postfächern sein, dazu gleich mehr, erstmal weiter im Schlagwort-Dialog. „Farbe“ weist der E-Mail eine bestimmte Hintergrundfarbe in der Listendarstellung zu bzw. einen farbigen Streifen links neben den Header-Zeilen in der Einzelansicht. Die Farben lassen sich über den oben erwähnten Einstellungsdialog anpassen. Über die Schaltflächen „+ Ereignis“ und „+ Aufgabe“ kann ein Eintrag in einen Ereignis- oder Aufgaben-Kalender der Kalender-App erstellt werden. Dieser wird mit der betreffenden E-Mail verknüpft, so dass wir hiermit eine weitere Möglichkeit für Fälligkeits- oder Wiedervorlage-Termine haben, die unabhängig von „Mail“ angezeigt werden. Schließlich kann man der E-Mail noch eine Notiz zuweisen. Ich nutze das z.B., um zu vermerken, dass die Nachricht nicht von mir, sondern einem Kollegen bearbeitet wurde.

Wie finden wir nun eine verschlagwortete E-Mail wieder? Die naheliegende Lösung ist das Suchfeld in „Mail“ oben rechts. Geben wir dort ein Schlagwort ein, erhalten wir im darunter erscheinenden Menü MailTags-Abschnitte für „Keywords“ (Schlüsselwörter), „Projects“ und „Notes“, die dazu dienen, nur Einträge dieses Typs in die Suche einzubeziehen:

MailTags 3

Die andere Möglichkeit sind intelligente Postfächer. MailTags fügt den Kriterien für solche Postfächer ein paar eigene Bedingungen hinzu. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen. Ich bekomme viele Gutscheine per E-Mail, die in der Regel ein Ablaufdatum haben. Nun möchte ich nicht meine Inbox damit belasten, daher werden sie entsprechend archiviert. Um sie wiederzufinden, versehe ich diese mit dem Schlagwort „gutschein“. Um schnell alle abgelaufenen Gutscheine zu löschen, setze ich das Ablaufdatum als MailTags-Anstupsdatum. Nun brauche ich nur das folgende intelligente Postfach zu nutzen, um alle abgelaufenen Gutscheine zu finden:

MailTags 4

Mit leicht abgewandelten Regeln lassen sich natürlich auch alle aktuellen Gutscheine finden.

Gut, das soll zu MailTags reichen. Für eigene Experimente mit der Mail-Verschlagwortung stellt Indev eine 30-Tage-Testversion zur Verfügung.

Das andere Plugin „Mail-Act-On„, soll uns dabei helfen, E-Mails schnell und effektiv zu bearbeiten. Dies geschieht vor allem mit Hilfe stark erweiterter Regeln und benutzerdefinierten Tastenkombinationen, die einen bestimmten Regelsatz auf ausgewählte E-Mails anwenden. In diesem Zusammenhang möchte ich nochmal auf meinem Artikel zur Methodik des leeren Posteingangs („Inbox Zero“) verweisen.

Herzstück dieser Erweiterung ist die stark aufgebohrte Regel-Seite in den Mail-Einstellungen:

MailActOn 1

Hier wird nun zwischen Inbox-, Outbox- und Act-On-Regeln unterschieden. Das klassische Apple-Mail kennt nur Inbox-Regeln, die beim Eingang einer Nachricht angewendet werden. Outbox-Regeln werden hingegen beim Versenden angewendet und Act-On-Regeln sind ideal für Regeln, die per Tastenkürzel ausgeführt werden sollen. Klassisches Beispiel für eine Outbox-Regel ist die Verschlagwortung der neuen Nachricht. Hierzu muss allerdings MailTags ebenfalls installiert sein, die beiden Plugins ergänzen sich also auch noch ganz gut. Schicke ich z.B. eine E-Mail an ein Mitglied des hiesigen Mac-Stammtisch, so wird diese automatisch mit „mac-stammtisch“ verschlagwortet:

MailActOn 2

Act-On-Regeln habe ich vorwiegend dafür, eine E-Mail per Tastenkombination in einen bestimmten Ordner zu verschieben. Hier eine Regel, um eine Nachricht in meinen Privat-Ordner zu bewegen:

MailActOn 3

Interessant ist das zusätzliche Feld „Act-On Taste“ oben rechts. „P“ bedeutet in diesem Fall, dass die ausgewählte(n) E-Mail(s) mit Hilfe der Tastenkombination Ctrl-P entsprechend verschoben werden kann/können. Legt man sich für alle gängigen Ordner solche Regeln an, ist die Inbox im Handumdrehen abgearbeitet. Die Aktionen müssen sich keineswegs auf das Verschieben beschränken. Man kann hier das ganze Regelwerk ausschöpfen und u.a. folgende Dinge tun:

  • die Mail mit Schlagwörtern versehen (benötigt MailTags)
  • die Mail mit einer bestimmten Farbe markieren
  • die Mail mit einem Standard-Text beantworten
  • die Mail weiterleiten
  • ein benutzerdefiniertes AppleScript ausführen

Darüber hinaus gibt es in Mai-Act-On noch ein aufrufbares Menü (F1-Taste), mit dem eine Reihe von Operationen auf E-Mails angewendet werden können, welches ich allerdings persönlich kaum nutze und daher nur hier am Rande erwähnen möchte.

MailActOn 4

Alles in allem sind die beiden Plugins (auch Mail-Act-On kann man 30 Tage testen) ein echter Booster für E-Mail-Produktivität, so dass man sie idealerweise im Doppelpack beschafft.

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