Workflow für Notizen

20 Jan 2013
20. Januar 2013

Heute möchte ich meinen Workflow für Notizen vorstellen. Notizen fallen in meinem Alltag in großer Menge an, so dass ich mir schon vor längerer Zeit Gedanken darüber machen musste, wie ich diese am besten erfasse und organisiere. Vielleicht sollte ich erstmal vorausschicken, was ich überhaupt unter einer Notiz verstehe. Es handelt sich bei mir in der Regel um kurze bis sehr kurze Texte. Manchmal bestehen sie nur aus dem Titel und zwei bis drei Wörtern. Beispiele sind:

  • Ideen für die nächsten Blogartikel
  • Dinge, die ich demnächst kaufen möchte
  • interessante/lustige Zitate, die ich gefunden habe
  • Öffnungszeiten häufig besuchter Geschäfte
  • kleine Codeschnipsel, reguläre Ausdrücke oder Terminal-Befehlszeilen
  • eine Liste meiner laufenden Abos
  • Links zu interessanten Artikeln, Videos und Bildern

Nicht eingeschlossen sind im meinem Fall dienstliche Besprechungsnotizen, da ich hierfür eine separate App verwende, über die ich evtl. auch mal einen Artikel hier schreiben werde. Ebenfalls nicht dabei sind Entwürfe für längere Texte, z.B. Blog-Artikel, Buchkapitel, Briefe und dergleichen. Hierzu nutze ich seit einiger Zeit Byword (erhältlich für OS X und iOS), welches alle Inhalte über die iCloud synchronisiert.

Notizen erstelle ich ausschließlich als reinen Text. Dadurch ist die Erfassung auf allen Geräten am unproblematischsten (kürzere Notizen diktiere ich übrigens auch gerne einmal). Ferner halte ich dieses Format – im Vergleich zu allem anderen – für ziemlich zukunftssicher. Außerdem erlaubt das Textformat einen sehr leichten Wechsel der am Workflow beteiligten Apps. Ich habe einzelne Komponenten schon öfters getauscht und der Aufwand lag immer im Minutenbereich. Weitere Anforderungen an mein Notizsystem sind:

  • zuverlässige Synchronisation über alle beteiligten Geräte (Mac, iPhone und iPad)
  • eine schnelle Suchfunktion, auch bei vielen Notizen
  • TextExpander-Unterstützung bei iOS-Apps, um unnötige Tipparbeit einzusparen

Genug der Vorrede, nun zur konkreten Umsetzung, angefangen beim Mac. Nach Ausflügen über Notional Velocity und Justnotes bin ich bei nvALT gelandet, einer modifizierten Version von Notional Velocity, wie die ersten zwei Buchstaben auch andeuten. Dieses Programm ist drauf ausgelegt, große Mengen Notizen aufzunehmen, schnell nach Einträgen zu suchen und ebenso schnell neue Texte einzugeben:

Notizen 1

Ermöglicht wird dies u.a. durch die Eingabezeile oben. Sie dient sowohl zur Suche als auch zur Vergabe des Titels für eine neue Notiz, ein – wie sich in der Praxis herausstellt – sehr effizienter Ansatz. Weiterhin ist die App durch und durch auf Tastaturbedienung ausgelegt. Aufzählungen werden erkannt und automatisch fortgesetzt, schließende Klammern werden optional automatisch eingefügt. Eine Unterstützung von Markdown (inkl. Vorschau) ist ebenfalls vorhanden, wird aber von mir im Rahmen meiner Notizen nicht verwendet. Die Oberfläche ist sehr schlicht gehalten, was ich begrüße, damit ich mich auf das wesentliche, der Eingabe von und der Suche nach Notizen konzentrieren kann. Eine etwas ausführlichere Einführung in nvALT bietet dieser Artikel. Auf Screenshots bestehender Notizen verzichte ich hier, da diese größtenteils privater Natur sind.

Zur Ablage der Notizen bietet nvALT verschiedene Möglichkeiten. Ich lasse jede Notiz in einer separaten Textdatei in einem Unterverzeichnis meines Dropbox-Ordners speichern:

Notizen 2

Diese Vorgehensweise ermöglicht das Zusammenspiel mit iOS-Geräten, wenn man dort Apps verwendet, die eine Dropbox-Funktion besitzen. Auf der iOS-Seite habe ich auch schon mehrmals die Pferde gewechselt, wie gesagt, ein großer Vorteil von Textdateien! Derzeit nutze ich WriteRoom, welches nach meiner Erfahrung zügig und zuverlässig via Dropbox synchronisiert und mit einer schnellen Suchfunktion kommt:

Notizen 3

Auch hier ist die Benutzeroberfläche schlicht gehalten, dennoch sind alle wichtigen Funktionen an Bord, wie z.B. die eingangs erwähnte Unterstützung für TextExpander.

Abschließend noch ein paar Worte zur Benennung der Notizen. Inspiriert von Merlin Mann verwende ich als erstes Wort des Titels ein englisches Schlüsselwort direkt gefolgt von einem kleinen X. Das hat den Vorteil, dass man zum einen schnell sieht, um welche Art von Notiz es sich handelt, und dieses Wort zum anderen sonst nicht in Notizen vorkommt und dementsprechend bei Suchen nicht stört. Andererseits können mit Hilfe der Suchfunktion alle Notizen eines Typs durch Suche nach diesem Schlüsselwort schnell gefunden werden. Beispiele für Schlüsselwörter in meinem System sind:

  • blogx – Notiz hat mit meinem Blog zu tun
  • personx – Notiz zu einer bestimmten Person
  • mediax – Link zu Bild, Musik oder Video
  • shopx – (geplante) Einkäufe
  • ideax – Ideen, die mir gerade durch den Kopf schwirren
  • refx – eine Information zum Nachschlagen
  • runx – eine laufend aktualisierte Liste, z.B. Filme, die ich sehen möchte

Notizen des Typs refx können sich mit Dingen überschneiden, die ich normalerweise in meiner Wissensdatenbank DEVONthink Pro speichere. Nicht selten landen diese daher früher oder später auch dort. Notizen entstehen auch nicht immer im hier beschriebenen System. Manchmal hab ich sie mir vorher auch einfach in einem klassichen Notizbuch eingetragen oder sie kommen – im Falle von iOS – aus der bereits vorgestellten Drafts-App. Sehr vertrauliche Notizen speichere ich freilich – wegen der hier verwendeten Dropbox-Ablage – als sichere Notiz in 1Password.

Dies ist übrigens mein 100. Artikel in diesem Blog. Ich möchte mich daher an dieser Stelle nochmal bei allen Lesern und für alle Kommentare, Zuschriften und flattr-Spenden ganz herzlich bedanken!

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