Dateien automatisch via Dropbox teilen

12 Mai 2012
12. Mai 2012

OS X besitzt dank Automator und AppleScript hervorragende Automatisierungsmöglichkeiten, die wir uns hier schon an der ein oder anderen Stelle zunutze gemacht haben. Kürzlich bin ich bei MacinTweak auf einen Workflow gestossen, der dies sehr sehr eindrucksvoll unterstreicht. Es wird eine Datei ausgewählt und folgender Arbeitsablauf automatisiert:

  • die Datei wird gepackt und bekommt einen zufälligen Namen
  • dann wird sie in den Public-Ordner unserer Dropbox kopiert
  • anschließend wird eine E-Mail mit dem Weblink zu dieser Datei vorbereitet
  • eine Hazel-Regel entfernt die Datei nach einer gewissen Zeit wieder aus unserer Dropbox

Die Umbenennung erfolgt deshalb, weil jeder, der den Dateinamen kennt oder errät, die Datei aus dem öffentlichen Ordner unserer Dropbox laden kann. Bei sensibleren Dateien ist ein längerer Zufallsname daher so etwas wie ein Kennwort. Die hier beschriebene Vorgehensweise ist äußerst praktisch, wenn man eine Datei nicht per E-Mail senden möchte, weil sie beispielsweise zu gross ist (viele Anbieter haben Limits von 10 oder 20 MB).

Wer noch kein Dropbox-Konto (ein wirklich empfehlenswerter Cloud-Speicherdienst, auf den viele iOS-Apps zugreifen können) hat, kann gerne diesen Empfehlungslink verwenden und bekommt dafür 500 MB zusätzlichen Speicherplatz.

Auf geht’s! Wir starten den Automator (liegt im Programme-Ordner) und legen einen neuen Dienst an:

dropshare1

Unser neuer Dienst empfängt Dateien und Ordner im Finder:

dropshare2

Er besteht aus zwei Arbeitsschritten, die im linken Teil des Automator-Fensters ausgewählt werden können. Schritt 1 ist „Archiv erstellen“ mit den folgenden Einstellungen:

  • Sichern unter: Derselbe Name wie die Eingabe
  • Ort: Derselbe Name wie die Eingabe

dropshare3

Schritt 2 lautet „AppleScript ausführen“. Das benötigte AppleScript finden wir bei MacinTweak. Es muss in die grosse Textbox kopiert werden:

dropshare4

Mit dem Hammer-Icon können – und sollten wir nach jeder Änderung – überprüfen, ob das Skript von der Syntax her korrekt ist.

Am Skript selber habe ich ein paar Änderungen vorgenommen.

In Zeile 6 habe ich eine Reihe von Sonderzeichen aus der Zeichenkette entfernt, damit die Dateinamen nicht zu exotisch werden:

set end of str to some item of „ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZadbcdefghijklmnopqrstuvwxyz1234567890_-“

In Zeile 13 habe ich dem Dateinamen die Zeichenkette shared- vorangestellt, damit ich leichter sehen kann, welche Dateien im Public-Ordner aus diesem Workflow stammen und ich diese leichter mit Hazel (s.u.) erfassen kann:

set theNewName to („shared-“ & randString & „.zip“)

Wenige Zeilen darunter müssen wir den Pfad unseres Public-Ordners angeben (Doppelpunkt als Pfadtrenner, bitte den tatsächlichen Gegebenheiten auf dem jeweiligen Mac anpassen):

set dest_folder to folder „Desktop:Dropbox:Public“ of home

Und wieder ein paar Zeilen tiefer die Webadresse unsers Public-Ordners. Individuell zu ändern ist hier die numerische Dropbox-ID:

set the theURL to („http://dl.dropbox.com/u/123456789/“ & my text2url(theNewName))

Die ID kann z.B. ermittelt werden, indem wir eine Datei in den Public-Ordner unserer Dropbox legen und im Kontextmenü auf „Dropbox > Öffentl. Link kopieren“ klicken. Dies befördert eine Webadresse in die Zwischenablage, welche die ID beinhaltet.

Anschliessend speichern wir den Dienst – z.B. unter dem Namen „in Dropbox teilen“.

Wenn alles korrekt gelaufen ist, haben wir jetzt im Kontextmenü einer Datei (im Finder) einen neuen Dienst:

dropshare5

Dieser sollte nun alle Aktionen wie beschrieben ausführen. Im Public-Ordner der Dropbox finden wir die gepackte Datei:

dropshare6

Gleichzeitig öffnet sich das Mail-Programm mit dem öffentlichen Link zu dieser Datei:

dropshare7

Schnell noch den Empfänger, einen Betreff sowie eine kurze Nachricht reinschreiben und schon ist die Datei geteilt.

Eine Hazel-Regel sorgt bei mir dafür, dass diese Dateien nach 14 Tagen wieder entfernt werden. Der Zeitraum kann natürlich beliebig gewählt werden:

dropshare8

Über Hazel – ein praktisches Helferlein für Ordner-bezogene Aktionen – müsste ich eigentlich auch mal einen Artikel schreiben, da mir das Tool eine ganze Reihe von Arbeiten abnimmt. Mal sehen, wann ich dazu komme. Nun wünsche ich erstmal viel Vergnügen beim Teilen von Dateien via Dropbox!

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