OmniFocus: Aufgabenverwaltung für Mac, iPad und iPhone

09 Apr 2011
9. April 2011

Kurz nach Anschaffung meines ersten iPhones – es war das 3G im Spätsommer 2008 – kam bei mir die Idee auf, das Thema Aufgabenverwaltung endlich einmal professionell anzugehen. Natürlich sollte eine Lösung her, die auf allen meinen Geräten (damals Mac und iPhone) verfügbar ist und sich auch zwischen diesen automatisch synchronisiert. Gleichzeitig war ich in der Vergangenheit immer wieder an die Grenzen einfacher ToDo-Listen gestoßen. Sie konnten meine zahlreichen Aufgaben und Projekte im privaten und dienstlichen Bereich nicht richtig abbilden. Es sollte und mußte eine professionelle Lösung her.

Nach einigen Recherchen, Testinstallationen und Fehlkäufen bin ich schließlich bei OmniFocus gelandet, programmiert von der OmniGroup aus Seattle, einer Firma, die sich ganz dem Thema Produktivität verschrieben hat und ausschließlich Mac- und iOS-Software herstellt. OmniFocus deckt das ganze Spektrum von der einfachen Aufgabenliste bis hin zu GTD („Getting Things Done“, eine bekannte Selbstmanagement-Methode von David Allen), was bei mir mehr und mehr zum Einsatz kommt. OmniFocus ist nicht preiswert (Desktop-Version rund 80, iPad-Version rund 40 und iPhone-Version rund 20 Dollar), dennoch ist das Programm für mich jeden Cent wert, da ich meine Aufgaben und Projekte noch nie so gut im Griff habe wie mit dieser Software. OmniFocus liegt vollständig in deutscher Lokalisierung vor und wird regelmäßig aktualisiert und verbessert.

Desktop-Client nur für Macs

Eine wesentliche Einschränkung von OmniFocus ist, daß es den Desktop-Client nur für Macs gibt. Da der Desktop-Client eine ganze Menge mehr an Funktionen hat als das iPhone-Programm, möchte ich diese Software in erster Linie Mac-Benutzern empfehlen. Man kann zwar auch nur mit dem iPhone-Programm arbeiten, muß dann aber eine Reihe von Einschränkungen in Kauf nehmen. Eine webbasierte Komponente gibt es nicht. Die relativ neue iPad-App liegt funktional zwischen Mac- und iPhone-Version, ist aber in einigen Dingen – wie z.B. dem Prüfen – übersichtlicher als die Mac-Version.

Arbeitsteilung Desktop/iPhone

Die meisten Arbeiten erledige ich mit dem Desktop-Client, weil dieser wie oben beschrieben mehr Funktionen hat und weil man mit dem größeren Bildschirm sowie Tastatur und Maus natürlich übersichtlicher und zügiger arbeiten kann. Das Programm ist bei mir ständig geöffnet. Die iPhone App nutze ich hauptsächlich um:

- Aufgaben einzutragen, die mir unterwegs einfallen
- Aufgaben nachzuschlagen (was kann ich gerade erledigen?)
- Aufgaben abzuhaken, die ich unterwegs erledigt habe

Erfassen, ordnen und machen

Das ist die gängige Arbeitsweise mit OmniFocus. Alles was einem an Aufgaben und Projekten einfällt schreibt man am besten erstmal als Liste in die sogenannte Inbox (“Brain Dump”). Wenn man schon länger mit dem Programm arbeitet und eine Reihe von Projekten definiert hat, kann man neue Dinge natürlich auch gleich in das entsprechende Projekt eintragen. Auf dem Desktop kann man auch mit Hilfe der Tastenkombination Ctrl-Alt-Leertaste aus jedem anderen Programm ein Eintragsfenster für neue Aufgaben öffnen, mit Ctrl-Shift-C kann aus markiertem Text eines anderen Programms ebenfalls eine neue Aufgabe gemacht werden (Clipping-Service). Man kann OmniFocus auch so konfigurieren, daß E-Mails, die an eine bestimmte Adresse gehen oder deren Betreff mit einer bestimmten Zeichenfolge beginnt, in der Inbox landen. Auf diese Weise können z.B. Arbeitskollegen Aufgaben zusenden. Das ist auch praktisch, wenn man an einem Rechner ohne OmniFocus sitzt und einem plötzlich eine komplexere Aufgabe einfällt, die man lieber am PC als mit dem iPhone eintippen möchte. Alles was weniger als 2 Minuten dauert, sollte man nicht erfassen, sondern – falls möglich – gleich machen (2-Minuten-Regel bei GTD).

Mit dem Desktop-Client kann man an jede Aufgabe eine Datei, eine E-Mail oder eine Webseite anhängen. Am iPhone kann man zu jeder Aufgabe eine Audio-Aufzeichnung oder ein Foto hinzufügen.

Im nächsten Schritt werden die Dinge geordnet. Alle Aufgaben (in OmniFocus Aktionen genannt), die mehr als einen Arbeitsschritt umfassen, sind schon ein Projekt. Natürlich lassen sich Aktionen auch in Projekte umwandeln und umgekehrt. Am Ende sollte man jeder Aufgabe ein Projekt zugewiesen haben. Man kann mit OmniFocus die Dinge beliebig schachteln. Ein Projekt kann also z.B. aus einzelnen Gruppen bestehen, die dann aus einzelnen Aufgaben/Aktionen zusammengesetzt sind (man kann natürlich noch tiefer strukturieren, im Prinzip funktioniert das Ganze wie ein Outliner). Innerhalb eines Projekts oder einer Gruppe kann man festlegen, ob die Aufgaben parallel abgearbeitet werden können oder Schritt für Schritt (sequentiell). In diesem Fall ist dann immer nur der gerade oberste Schritt aktiv/verfügbar. Für Aufgaben, für die sich kein Projekt findet, habe ich mir ein Projekt “sonstige Einzelaufgaben” angelegt.

Kontexte

Was OmniFocus von einfachen Todo-Listen ganz wesentlich unterscheidet ist, daß man jeder Aufgabe noch einen Kontext zuordnet. Ein Kontext ist z.B. ein Ort, an dem man gerade ist (zu Hause, Büro, Supermarkt, …), ein Werkzeug, man gerade zur Verfügung hat (Mac, Telefon, …) oder eine Person, die man gerade trifft. Auch die Kontexte kann man verschachteln. So habe ich z.B. Kontexte wie Gänge/Supermarkt, Gänge/Post, Mac/E-Mail oder Mac/Online. Mit der iPhone-/iPad-App kann man den ortsbezogenen Kontexten GPS-Koordinaten zuordnen.

OmniFocus hat sowohl auf dem iPhone als auch auf dem Desktop eine Projekt- und eine Kontext-Ansicht, Während man die ersten beiden Schritte (erfassen und ordnen) besser in der Projekt-Ansicht macht ist für das eigentliche Erledigen der Aufgaben die Kontext-Ansicht geradezu ideal. Wenn man beispielsweise gerade im Supermarkt ist, geht man einfach nach Kontexte -> Gänge -> Supermarkt und sieht sofort, was man nicht vergessen sollte einzukaufen. Noch einfacher ist es, wenn man den Kontexten GPS-Koordinaten zugewiesen hat, dann klickt man einfach auf ein Icon und schon sieht man eine Liste aller Dinge, die man in der Nähe erledigen kann. Sehr praktisch.

Mit Kontexten reduziert man seine möglicherweise sehr lange Aufgabenliste auf die wenigen Punkte, die man gerade jetzt erledigen kann. Das hat mich an OmniFocus mit am meisten fasziniert.

Beispiel-Projekt: Geschäftsessen (sequentiell)

- eigene Verfügbarkeit für diesen Monat prüfen (Kontext: Mac)
- Terminvorschläge an Geschäftspartner mailen (Kontext: Mac/E-Mail)
- schönes Restaurant suchen (Kontext: Mac/Online)
- Tisch reservieren (Kontext: Telefon)
- Bestätigung an Geschäftspartner mailen (Kontext: Mac/E-Mail)

Mein Tip bei allen Projekten ist es, möglichst kleine, klare und wirklich machbare Einzelschritte festzulegen. Das stellt sicher, daß Dinge ohne großes Nachdenken dann wirklich auch zügig abgearbeitet werden.

Start-, Fälligkeits- und Abschlußdatum

Noch mehr Übersicht verschafft man sich, indem man Aufgaben sowohl ein Start- als auch ein Fälligkeitsdatum zuweisen kann. So kann man Dinge, die noch gar nicht erledigt werden können (weil das Startdatum noch nicht erreicht ist) aus den Ansichten ausblenden und sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren. Das Fälligkeitsdatum sorgt dafür, daß anstehende Dinge kurz vorher (Standard: 2 Tage) orange und dann rot gekennzeichnet werden, so daß man nichts versäumt. OmniFocus merkt sich zu jeder erledigten Aufgabe auch das Abschlußdatum, so daß man auch im Nachhinein nachvollziehen kann, wann etwas erledigt wurde.

Wiederholungen

Manche Dinge muß man regelmäßig immer wieder erledigen (bei mir z.B. die Monatskarte tauschen). Daher kann man sowohl für das Start- als auch für das Fälligkeitsdatum Intervalle einstellen (z.B. jeden Monat, alle 2 Wochen usw.). Das können entweder feste Intervalle sein oder ein Zeitraum, der davon abhängig ist, wann die Aufgabe das letzte Mal erledigt wurde.

Perspektiven

Im Desktop-Client kann man sich jede Ansicht, die man sich gerade zusammengeklickt hat, z.B. alle Aufgaben, die bestimmte Kontexte haben nach Fälligkeitsdatum sortiert, als Perspektive speichern und später wieder mit einem Klick herbeizaubern. Zum Teil lassen sich diese Perspektiven auch auf die iOS-Geräte übertragen.

Prüfen

Es gehört zu GTD, seine Projekte in regelmäßigen Abständen zu prüfen, z.B. ob es als Ganzes überhaupt noch relevant ist oder ob einzelne Aktionen evtl. zu ändern sind. Jedem Projekt läßt sich daher ein Prüfinterval zuordnen (z.B. wöchentlich). In einer Prüf-Ansicht zeigen der Desktop- und der iPad-Client dann alle zu prüfenden Projekte geordnet nach Prüfdatum an, so daß man diese leicht durchsehen und als geprüft markieren kann.

Synchronisation

Die Synchronisation zwischen Desktop und iPhone kann wahlweise über Mobile Me, Bonjour oder einem Webordner erfolgen. Einmal konfiguriert, läuft die Synchronisation dann automatisch. Der Desktop-Client kann auch mit iCal oder anderen Macs synchronisiert werden. Die OmniGroup bietet auch einen eigenen kostenlosen Sync-Service über ihre Server an.

Weiterführende Screencasts

Allen, die noch mehr wissen wollen und mal sehen möchten, wie das Programm in der Praxis aussieht, möchte ich die zwei Screencasts von screencastsonline.com (Englisch) sehr empfehlen. Die Videos sind wirklich gut gemacht und vertiefen die von mir angerissenen Punkte mit praktischen Beispielen:

Einführung und Grundlagen
fortgeschrittene Funktionen und iPhone-App

Persönliches Fazit

Für mich ist das Programm unentbehrlich geworden. Es hat Struktur in meine Aufgaben und Projekte gebracht, spart Zeit ein und gibt das gute Gefühl, nichts wichtiges zu vergessen. Es ersetzt viele Dinge, die ich vorher in separaten Programmen oder auf Zetteln verwaltet habe, von meinen beruflichen Projekten bis zur Einkaufs- und Verleihliste.


Screenshot der iPad-Version

 


blog comments powered by Disqus

Schlagwörter: , , , , , ,
Version 7.1 - © 1995-2014 by Dr. Markus Jasinski - Impressum