Archiv für Monat: April, 2011

Mac: Was habe ich in der Menüleiste?

24 Apr 2011
24. April 2011

Beim Mac kann man nicht nur das Dock an seine Vorlieben anpassen, sondern auch die Menüleiste. Bei diesen anklickbaren „Menubar Items“ kann es sich um Statusanzeigen, schnelle Zugriffsmöglichkeiten auf Einstellungen, Miniprogramme oder sonstige Tools handeln. Zum Teil werden sie direkt mit Mac OS X geliefert, es gibt aber auch hervorragende „Menulets“ (einen richtigen einheitlichen Namen für diese Dinger scheint es nicht zu geben) von Drittherstellern.

In diesem Artikel möchte ich den Inhalt meiner Menüleiste vorstellen. Dabei möchte ich nur auf die Menulets eingehen, die mehr oder weniger ständig laufen. Insgesamt gesehen nutze ich also noch weitere. Bei manchen Programmen kann man einstellen, ob sie über das Menü, das Dock oder auf beide Weisen erreichbar sein sollen.

Da die mitgelieferten Menubar Items rechts in der Menüleiste landen, möchte ich meine oben abgebildete Menüleiste von rechts nach links vorstellen.

Spotlight

Die Spotlight-Suche von Mac OS X ist immer ganz rechts zu finden. Sie findet Programme, E-Mails, Webseiten, Dokumente, sonstige Dateien auf dem Mac und kann sogar Rechenaufgaben lösen. In den Systemeinstellungen lassen sich Umfang und Reihenfolge der Suchergebnisse detailliert festlegen, ferner können Verzeichnisse von der Suche ausgeschlossen werden („Privatsphäre“).

Da Programme standardmäßig ganz vorne in der Ergebnisliste stehen, kann man Spotlight prima als Programmstarter verwenden (Cmd-Leertaste > erste Zeichen der App tippen > Enter). Ich verwende hierzu allerdings das leistungsfähigereLaunchBar, welches ich auch bei Gelegenheit mal näher vorstellen werde.

Datum und Uhrzeit

Anzeige von Datum und Uhrzeit sowie Schnellzugriff auf die zugehörigen Systemeinstellungen. Dieses Menulet wird wie viele der mitgelieferten über eine Systemeinstellung aktiviert.

Schneller Benutzerwechsel

Da ich aus Sicherheitsgründen nicht als Administrator arbeite, bietet mir dieses Menulet eine schnelle Umschaltmöglichkeit zu einem Admin-Benutzer. Es wird über Systemeinstellungen > Benutzer > Anmeldeoptionen aktiviert.

Schlüsselbund

Dieses Menubar Item hab ich hauptsächlich deswegen eingeschaltet, weil es eine schnelle Möglichkeit bietet, den Bildschirm zu sperren. Es wird über die Einstellungen der Schlüsselbundverwaltung (Dienstprogramme) aktiviert.

Tastatur- und Zeichenübersicht

Schnellzugriff auf die Tastatur- und die Zeichenübersicht. Mit der Tastaturübersicht sieht man z.B. sofort wie die Tastenbelegung bei gedrückter Alt-Taste aussieht (indem man die Alt-Taste festhält):

Die Zeichenübersicht nutze ich, um exotische Sonderzeichen wie z.B. Pfeile in Texte einzufügen:

Stromversorgung

Für MacBooks relevante Anzeigen zum Batteriestatus.

Lautstärke

Anzeige und Schieberegler für die Lautstärke. Wird dieses Symbol mit gedrückter Alt-Taste angeklickt, kann man Audio-Ein- und Ausgabegeräte auswählen.

Airport

Airport (WLAN) ein- oder ausschalten, ein WLAN auswählen oder ein Netzwerk anlegen, das alles geht mit diesem kleinen Menulet. Tipp: Beim Anklicken mit gedrückter Alt-Taste erscheinen zusätzliche Informationen zum gerade verwendeten WLAN.

Bluetooth

Bluetooth-Status und -Geräte. Auch hier zaubert die Alt-Taste zusätzliche Menüpunkte beim Anklicken hervor.

Time Machine

Schnellzugriff auf das mitgelieferte Backup-System, welches hoffentlich jeder nutzt. Der runde Pfeil dreht sich bei einem laufendem Backup. Durch Klicken der Alt-Taste ändern sich zwei der bereitgestellten Menüpunkte.

Spaces

Zeigt auf welchem der virtuellen Desktops („Spaces“) man gerade arbeitet und bietet zusätzlich eine entsprechende Umschaltmöglichkeit.

AppleScript

Bietet u.a. den Zugriff auf selbsterstellte AppleScripts, die den Funktionsumfang von Programmen erweitern. Nähere Erläuterungen hierzu würden den Umfang dieses Artikels leider sprengen ;-).

Hier enden die mitgelieferten Menulets. Sie lassen sich übrigens mit gedrückter Cmd-Taste per Drag & Drop umsortieren oder aus dem Menü herauswerfen. Mit den folgenden Menüleisten-Programmen von Drittherstellern funktioniert das nicht.

QuickCal

Zeigt beim Anklicken aktuelle Termine und Aufgaben aus iCal und ermöglicht die schnelle Eingabe von Terminen in natürlicher Sprache. Das Programm ist imApp Store für kleines Geld erhältlich.

Transmit

Gehört zum sehr empfehlenswerten Dateitransfer-Programm „Transmit“ und ermöglicht u.a. Remote-Verzeichnisse als Volume zu mounten, wozu Transmit noch nichtmal laufen muß. Ebenfalls im App Store verfügbar.

Autograph

Mit diesem Tool kann man Dokumente (Briefe, E-Mails, …) signieren und zwar über ein Trackpad (idealerweise mit einem geeigneten Stift, z.B. von pogo). Ist aber auch durchaus für andere kleine Skizzen geeignet. Gibt’s auch im App Store.

TextExpander

Dieses sehr zeitsparende Tool habe ich kürzlich ausführlicher vorgestellt.

Temperaturmonitor

Zeigt allerlei Temperaturen des Macs an. Ein plötzlicher Anstieg hat bei mir häufig die Ursache, daß im Hintergrund ein Popup-Fenster mit flashbasierter Werbung geöffnet wurde. Das Programm ist hier kostenlos erhältlich.

Dropbox

Dropbox-Client für Mac OS X. Über Dropbox – quasi eine persönliche Festplatte in der Wolke – findet bei mir der größte Teil des Datenaustausches zwischen Mac und iOS-Geräten statt. Viele iOS-Produktivitätsapps (z.B. GoodReader, CloudConnect Pro, MindNode Pro, Simplenote oder Nebulous Notes) haben inzwischen eine Dropbox-Schnittstelle (bei mir ist diese mittlerweile auch ein Kaufkriterium für eine App), die das fehlende lokale Dateisystem ersetzt. Bis zu 2 GB Speicherplatz sind kostenlos, für mehr werden monatliche Beiträge fällig. Wer noch kein Dropbox-Konto hat und zusätzliche 250 MB Speicher haben möchte, kann bitte folgenden Empfehlungslink verwenden.

Skitch

Screenshot-Tool, mit welchem alle Bilder für diesen Artikel entstanden sind. Ermöglicht u.a. eine sehr schnelle Nachbearbeitung des Screenshots, wie z.B. das Anbringen von Pfeilen und Texten oder die Durchführung von Größenänderungen und Ausschneideoperationen. Zusätzlich kann man mit einem Klick die Screenshots zu skitch.com hochladen und den Link weitergeben. Der Workflow über Skitch ist deutlich schneller als mit der mitgelieferten Screenshot-Funktion, wenn man die Bilder nachbearbeiten oder „sharen“ möchte. Das Programm ist in drei verschiedenen Editionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang erhältlich.

Mac: Was habe ich im Dock?

18 Apr 2011
18. April 2011

Das Dock vom Mac OS X bietet u.a. schnellen Zugriff auf die häufig benötigten Programme und Dokumente. Welche Apps und Ordner sind dort bei mir zu finden?

Die folgende Auflistung beschreibt mein Dock von links nach rechts:

Finder
Dieses Icon ist immer ganz links. Das kann man auch nicht so ohne weiteres ändern. Macht auch nichts, ich habe sowieso immer ein paar Finder-Fenster offen. Ergänzend zum Finder ist noch ForkLift 2 im Einsatz.

Safari
Mein primärer Browser, u.a. wegen der Bookmark-Synchronisation mit den iOS-Geräten.

Firefox
Mein sekundärer Browser. Wird hauptsächlich für dienstliche Zwecke verwendet. Chrome und Opera sind auch noch auf der Platte. Da meine Firma u.a. Websoftware entwickelt, muß das auch so sein.

Mail
Hier sind Mail Act-On und MailTags von Indev als Erweiterungen installiert, um die große Anzahl meiner Mails besser zu handhaben. Ich versuche, die Inbox immer leer zu halten („Inbox Zero“-Methode von Merlin Mann, muß ich auch mal was drüber schreiben).

Adressbuch
Adressbuch mit mehreren Gruppen und intelligenten Gruppen, wie „Bald Geburtstag“ und „Wohnort Rostock“.

Kalender (iCal)
Hier residieren mehrere Kalender wie z.B. „Privat“, „Dienstlich“, „Feiertage“ und „Geburtstage“. Hab schon öfter mit „BusyCal“ als Alternative geliebäugelt, finde den Mehrwert aber bisher nicht groß genug für einen Umstieg.

Notational Velocity
Superschnelles Notizprogramm, synchronisiert mit „Simplenote“ auf meinen iOS-Geräten.

OmniFocus
Aufgaben- und Projektverwaltung, synchronisiert ebenfalls mit meinen iOS-Geräten. Das Programm habe ich kürzlich ausführlicher beschrieben.

DEVONthink Pro
Nutze ich als Wissensdatenbank. Hier landen – sorgfältig kategorisiert und mit Tags versehen – Bookmarks, interessante Artikel, Dokumentationen und all die Informationsschnipsel, die einem täglich so über den Weg laufen und evtl. nochmal nützlich sein könnten. Müßte ich auch mal mehr drüber schreiben. Synchronisiert ebenfalls mit meinen iOS-Geräten.

Komodo Edit
Mein Editor für Webprogrammierung (meistens PHP). Hätte gerne eine App dafür, die besser an den Mac angepaßt ist. Habe aber noch nichts gefunden, was den Funktionsumfang dieses Editors hat.

Transmit
Dateitransfer-Tool (FTP, SFTP, WebDAV, …) zum Übertragen meiner Dateien auf unsere Server. Sehr elegantes Design, typisch Panic halt.

Vorschau
Im Lieferumfang von Mac OS X enthalten. Kann deutlich mehr als der Name vermuten läßt. Es lassen sich z.B. eine Menge Veränderungen an PDF- und Bild-Dokumenten durchführen. Den Acrobat-Reader habe ich von der Platte verbannt – rund 500 MB, um PDFs anzuzeigen, geht’s noch?

Aperture
Foto-Verwaltung und -Bearbeitung von Apple. Kann viel mehr als iPhoto und ist seit dem App Store erschwinglich.

iTunes
Hier lagert meine Musik, meine Lieblingsfilme, ein paar TV-Serien und diePodcasts. Wird ebenfalls zur Administration meiner iOS-Geräte und des iPod Nano verwendet. Dank Home-Sharing haben die iOS-Geräte samt Apple-TV auch Zugriff auf meine Mediathek.

App Store
Hier wurden schon einige Euros gegen Apps eingetauscht. Die Idee find ich gut, auf keiner anderen Plattform ist es gerade für Einsteiger so einfach, sich mit den wichtigsten Apps auszustatten.

1Password
Beste Kennwort-Verwaltung, die ich kenne, mit vorbildlich guter Browser-Integration. Bietet auch Raum für Software-Lizenzen, sichere Notizen sowie Identitäts- und Kontoinformationen. Synchronisiert natürlich ebenfalls mit meinen iOS-Geräten und ist ein Must-Have für alle Mac-Nutzer.

Time Machine
Frontend für das Backup-System von Mac OS X. Das User-Interface gefällt mir als StarTrek-Fan natürlich sehr.

Terminal
Da ich einen ordentlichen Unix-/Linux-Background habe, darf der schnelle Zugriff auf die Kommandozeile im Dock natürlich nicht fehlen.

Systemeinstellungen
Find ich im Vergleich zu Windows sehr übersichtlich.

Spaces
Wenn der Platz auf dem Desktop mal nicht reicht, insbesondere wenn das MacBook mal ohne externen Bildschirm betrieben wird, kann ich meine Arbeitsfläche hier virtuell vergrößern.

Dokumente
Schnellzugriff auf den Ordner „Dokumente“ im Home-Verzeichnis.

Downloads
Schnellzugriff auf den Ordner „Downloads“ im Home-Verzeichnis.

Häufig benötigt
Schnellzugriff auf einen Ordner mit häufig benötigen Dokumenten (dienstlich genutzt, z.B. für unsere Preisliste).

Programme
Schnellzugriff auf den Ordner „Programme“ (in der Hauptebene des Dateisystems).

Papierkorb
Dieses Icon ist immer ganz rechts.

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Software-Tipp: TextExpander

16 Apr 2011
16. April 2011

eute möchte ich ein Tool vorstellen, welches mir schon viel Zeit gespart hat -TextExpander von Smile Software (ca. 35 $). Man muß sich einfach mal überlegen, wieviel Zeit man schon damit verbracht hat, immer gleiche Text-Fragmente wie z.B. „Sehr geehrte Damen und Herren“, „mit freundlichen Grüßen“ oder persönliche Daten wie Name, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse zu schreiben. Nun ist der Computer doch aber eigentlich dazu da, einem solche Routinearbeiten abzunehmen und genau hier setzt TextExpander an.

Funktionsweise

Das Programm läuft im Hintergrund (und kann auch gleich bei der Anmeldung automatisch gestartet werden) und ersetzt überall dort, wo Text eingegeben werden kann, zuvor definierte Abkürzungen wie von Zauberhand durch eine Langform, die man dieser Abkürzung zugeordnet hat. Das kann in der Textverarbeitung, dem Programmiereditor, dem Mail-Programm, dem Browser (z.B. in Formularen) oder sonst wo sein. Hier ein paar Beispiele aus meiner Bibliothek für Briefe und E-Mails:

sgdh -> Sehr geehrte Damen und Herren,
sgh -> Sehr geehrter Herr %|,
sgf -> Sehr geehrte Frau %|,
vdank -> vielen Dank für Ihre Nachricht!
wfragen -> Für weitere Fragen hierzu stehen wir gerne zur Verfügung.

So kann man mit wenigen Buchstaben schon eine halbe Nachricht schreiben und sich dann sofort mit dem eigentlichen Inhalt befassen. Das „%|“ ist übrigens eines der vielen Platzhalter von TextExpander und bedeutet, daß nach der Expansion des Kürzels der Cursor an diese Stelle plaziert wird (in diesem Fall, um gleich den Namen schreiben zu können). Solche Platzhalter gibt es z.B. auch für Datum und Uhrzeit:

ddt -> %e. %B %Y

Aus dem Kürzel „ddt“ wird bei mir dadurch das aktuelle Datum in Langform (mit ausgeschriebenem Monat), also z.B. 16. April 2011. Selbstverständlich gibt es auch Platzhalter für alle anderen denkbaren Bestandteile. Es gibt sogar einen Platzhalter, der den aktuellen Inhalt der Zwischenablage einsetzt, was äußerst nützlich sein kann.

Gerade im beruflichen E-Mail-Verkehr ist es ja auch oft so, daß von Kunden immer wieder dieselben Fragen gestellt werden. Daher habe ich mir für solche „FAQs“ Abkürzungen definiert, die mehr oder weniger schon die ganze Anfrage beantworten. Und hier wird die Zeitersparnis richtig hoch. Aber nicht nur das. Wenn man die Textbausteine einmal wirklich sorgfältig erstellt, bekommt der Kunde auch eine präzise ausformulierte Antwort, in der nichts fehlt und die nicht nochmals auf Schreibfehler überprüft werden muß. Es profitieren also sogar beide Seiten.

Auch für alle persönlichen Daten habe ich Kürzel, die bei mir alle mit „mj“ anfangen, z.B. „mjmj“ für Markus Jasinski, „mjdr“ für Dr. Markus Jasinski, „mjvd“ für meine E-Mailadresse oder „mj55“ für 18055 Rostock. So sind Webformulare blitzschnell und vor allem fehlerfrei ausgefüllt.

Auch für Webadressen, die ich in meiner Korrespondenz häufig benötige, habe ich entsprechende Kürzel.

Unterstützung bei Programmieraufgaben

Richtig interessant wird’s bei mir dann beim Programmieren oder Erstellen von HTML-Code. Hier müssen viele längere Konstrukte immer und immer wieder geschrieben werden, da kann sich TextExpander quasi mal so richtig austoben. So wird aus „,jslink“ z.B.

<script src=„%l“ type=”text/javascript” language=„javascript“></script>

was ein Kontrukt zum Einfügen von JavaScript-Dateien in HTML-Dokumente ist. Auch hier wird wieder die Cursorpositionierung verwendet. U.a. für HTML gibt es auch eine ganze Menge bereits mitgelieferte Textbausteine.

Textbausteine finden

Muß man sich nun die ganzen Kürzel alle merken? Mal abgesehen davon, daß man häufig benutzte Kürzel automatisch verinnerlicht, lautet die Antwort hierauf Nein, denn TextExpander kommt einem auch hier zu Hilfe. Um bei einem Beispiel von oben zu bleiben: Wenn ich „mj“ schreibe und dann Cmd-Shift-V drücke (diese Tastenkombination ist einstellbar) erscheint dort, wo ich gerade schreibe, eine Auswahlbox mit möglichen Ersetzungen, die zu „mj“ passen, also z.B. meine E-Mail-Adresse. Mit einer weiteren Tastenkombination kann man alle Textbausteine durchsuchen.

Ausfüll-Formular

Man kann Textbausteine sogar mit Platzhaltern versehen, die dann interaktiv abgefragt werden. Hierfür gibt es viele Anwendungsfälle, ich möchte hier wieder ein einfaches HTML-Beispiel verwenden (für Briefe ist das natürlich mindestens genauso nützlich):

,aurl -> <a href=„http://%fill:url%“>%fill:link text%</a>

Sobald ich nun „,aurl“ tippe erscheint dieses Fenster:

Die beiden fill-Platzhalter werden abgefragt, anschließend erhalte ich:

<a href=„http://www.markus-jasinski.de“>Homepage</a>

TextExpander für iOS

Das Beste zum Schluß: TextExpander gibt es auch für iOS (als universelle App). Die Textbausteine vom Mac kann man via WLAN in die iOS-Version übertragen. Leider kann das Programm dort nicht einfach im Hintergrund laufen und sich in alle Eingaben einklinken. Aber iOS-Entwickler haben die Möglichkeit, eine TextExpander-Unterstützung in Ihre App einzubauen und gerade bei vielen Schreibprogrammen wurde das auch gemacht. Zu den iOS-Programmen mit TextExpander-Unterstützung gehören u.a. SimplyTweet, Twitter, Elements, Nebulous Notes, PlainText, SimpleNote, DEVONthink To Go, iThougts uvm. Texte für andere Zwecke kann man in TextExpander touch selber schreiben und anschließend in die Zwischenablage kopieren oder als E-Mail versenden. So kann man auch auf den Mobilgeräten eine Menge Zeit sparen.

Persönliches Fazit

Das Tool ist für mich absolut unverzichtbar. Den Anschaffungspreis habe ich durch den deutlich reduzierten Tippaufwand längst kompensiert. Ich kann TextExpander daher uneingeschränkt empfehlen. Das Programm gibt’s über den Mac-AppStore und auch auf der Homepage von Smile Software zum Download (dort auch als Trial-Version).

Empfehlenswerte Podcasts zu Apple-Themen

13 Apr 2011
13. April 2011

Unterwegs und bei langweiligen oder eintönigen Tätigkeiten – wie z.B. Aufräumen oder Einkaufen – höre ich sehr gerne Podcasts, meist zu Apple-Themen. Dadurch habe ich einen gewissen Überblick über diese Szene erlangt und möchte daraus resultierende Empfehlungen hier gerne weitergeben. Die meisten Podcasts höre ich auf dem iPhone, ab und zu wird auch mal der Mac dafür verwendet. Auf dem iPhone nutze ich entweder die eingebaute iPod-Funktion oder die App „Podcaster“, welche sogar anzeigen kann, ob eine neue Folge verfügbar ist (per Push-Notification). Die hier gewählte Reihenfolge der Vorstellung stellt keinerlei Wichtung dar. Ich höre alle genannten Sendungen sehr gerne und lasse selten eine Folge aus. In diesem Artikel geht es nur um Audio-Sendungen, Video-Podcasts werde ich sicherlich später auch nochmal aufgreifen.

Deutschsprachige Podcasts

Bits und so

Wöchentlicher (aufgezeichnet wird meist Freitag oder Sonnabend, manchmal auch Sonntag) Podcast aus München mit Apple-News, Diskussionen über netzpolitische Themen, Hörerfragen und Produktempfehlungen („Picks“). Diesen Sendeablauf findet man übrigens mehr oder weniger bei vielen Podcasts. Das Team rund um den Moderator Timo Hetzel ist meist 3-4 Mann stark. „Bits und so“ kann man entweder einen Tag nach der Aufzeichnung kostenlos downloaden oder als sogenanntes Plus-Mitglied kostenpflichtig direkt als Live-Stream hören. Die Sendung ist mit einer eigenen App im iPhone-Store vertreten und dauert in der Regel 2-3 Stunden.

Fanboys

Relativ neues Podcast-Projekt mit wöchentlicher Sendung (ebenfalls aus München), die ausschließlich als Aufzeichnung gegen Ende der Woche zum Download angeboten wird. Neben Apple-Themen geht es hier auch um Netzpolitik, Spielekonsolen und geekige TV-Serien. Reinhören lohnt sich (Sendedauer meist um die 70-80 Minuten).

mobileMacs

Nicht immer regelmäßig erscheinender (meist alle 2 Wochen) Apple-Podcast aus Berlin. Die Sendungen sind dafür aber recht lang (3-4 Stunden) und greifen auch ausführlicher konkurrierende Systeme oder Konzerne auf. Die Diskussionen, moderiert vom recht bekannten Podcaster Tim Pritlove (Chaosradio Express, …), sind meist sehr tief gehend und interessant. Man kann die Sendung kostenfrei live hören und gleichzeitig mit anderen Hörern im IRC-Chat debattieren.

Englischsprachige Podcasts

Maccast

Wöchentlicher (Erscheinungstag schwankt etwas, wird meist am Wochenanfang veröffentlicht) Podcast von Adam Christianson aus San Diego. Ziemlich fester Sendeablauf aus News, Tipps & Tricks sowie Hörerfragen (Sendedauer 60-90 Minuten). Gelegentlich gibt es auch Sondersendungen mit Interview-Partnern aus der Apple-Szene. Gegen einen Monatsbeitrag kann man zusätzliche Sendungen, z.B. mit Tipps & Tricks zu Software-Produkten, herunterladen. Adams Englisch ist sehr gut zu verstehen, eines seiner Lieblingsthemen sind Backups.

MacBreak Weekly

Wöchentlicher Podcast des Twit-Netzwerks („This week in tech“) rund um Leo Laporte aus Petaluma (Kalifornien) mit 1-2 festen sowie wechselnden Gästen. Zu letzteren gehören auch gute Bekannte aus der Mac-Szene wie z.B. der Autor Aaron Hillegass oder der Screencaster Don McAllister von screencastsonline.com. Der Sendetermin ist recht fest am Dienstag-Abend gegen 20 Uhr deutscher Zeit und man kann übers Web oder die Twit-App live zuhören oder gar zusehen. Die Aufzeichnung ist dann einige Stunden später zu haben. Diskutiert werden hauptsächlich Nachrichten, anschließend gibt es die „Picks“ der Woche. Fast schon legendär sind Leo’s Schlußworte: „Get back to work, break time is over!“

Mac Power Users

Erscheint zweimal im Monat und wird von den beiden Apple-begeisterten Rechtsanwälten Katie Floyd und David Sparks bestritten. Im Gegensatz zu den anderen Podcasts geht es hier nicht um News, sondern jede Sendung hat ein festes Thema wie z.B. Backups, Notizprogramme, Dateimanagement usw., welches dann recht umfassend in 90-120 Minuten behandelt wird. Die Themen Produktivität und Workflows spielen hierbei eine große Rolle. Ab und zu ist auch ein bekannter Gast aus der Apple-Szene – wie z.B. Merlin Mann – dabei und spricht über Workflows und verwendete Software-Produkte. Hochinteressanter Podcast, aus dem ich bereits viel Wissen gezogen habe und der sich eher an etwas fortgeschrittene Nutzer wendet.

The Talk Show

Wöchentlicher Podcast mit John Gruber (einem sehr bekannten Blogger) und Dan Benjamin vom 5by5-Podcast-Netzwerk. Es geht um Technologie, Apple, Filme und Webthemen (Sendedauer um die 90 Minuten). Habe ich erst kürzlich entdeckt und kann daher noch nicht so viel darüber schreiben.

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OmniFocus: Aufgabenverwaltung für Mac, iPad und iPhone

09 Apr 2011
9. April 2011

Kurz nach Anschaffung meines ersten iPhones – es war das 3G im Spätsommer 2008 – kam bei mir die Idee auf, das Thema Aufgabenverwaltung endlich einmal professionell anzugehen. Natürlich sollte eine Lösung her, die auf allen meinen Geräten (damals Mac und iPhone) verfügbar ist und sich auch zwischen diesen automatisch synchronisiert. Gleichzeitig war ich in der Vergangenheit immer wieder an die Grenzen einfacher ToDo-Listen gestoßen. Sie konnten meine zahlreichen Aufgaben und Projekte im privaten und dienstlichen Bereich nicht richtig abbilden. Es sollte und mußte eine professionelle Lösung her.

Nach einigen Recherchen, Testinstallationen und Fehlkäufen bin ich schließlich bei OmniFocus gelandet, programmiert von der OmniGroup aus Seattle, einer Firma, die sich ganz dem Thema Produktivität verschrieben hat und ausschließlich Mac- und iOS-Software herstellt. OmniFocus deckt das ganze Spektrum von der einfachen Aufgabenliste bis hin zu GTD („Getting Things Done“, eine bekannte Selbstmanagement-Methode von David Allen), was bei mir mehr und mehr zum Einsatz kommt. OmniFocus ist nicht preiswert (Desktop-Version rund 80, iPad-Version rund 40 und iPhone-Version rund 20 Dollar), dennoch ist das Programm für mich jeden Cent wert, da ich meine Aufgaben und Projekte noch nie so gut im Griff habe wie mit dieser Software. OmniFocus liegt vollständig in deutscher Lokalisierung vor und wird regelmäßig aktualisiert und verbessert.

Desktop-Client nur für Macs

Eine wesentliche Einschränkung von OmniFocus ist, daß es den Desktop-Client nur für Macs gibt. Da der Desktop-Client eine ganze Menge mehr an Funktionen hat als das iPhone-Programm, möchte ich diese Software in erster Linie Mac-Benutzern empfehlen. Man kann zwar auch nur mit dem iPhone-Programm arbeiten, muß dann aber eine Reihe von Einschränkungen in Kauf nehmen. Eine webbasierte Komponente gibt es nicht. Die relativ neue iPad-App liegt funktional zwischen Mac- und iPhone-Version, ist aber in einigen Dingen – wie z.B. dem Prüfen – übersichtlicher als die Mac-Version.

Arbeitsteilung Desktop/iPhone

Die meisten Arbeiten erledige ich mit dem Desktop-Client, weil dieser wie oben beschrieben mehr Funktionen hat und weil man mit dem größeren Bildschirm sowie Tastatur und Maus natürlich übersichtlicher und zügiger arbeiten kann. Das Programm ist bei mir ständig geöffnet. Die iPhone App nutze ich hauptsächlich um:

- Aufgaben einzutragen, die mir unterwegs einfallen
- Aufgaben nachzuschlagen (was kann ich gerade erledigen?)
- Aufgaben abzuhaken, die ich unterwegs erledigt habe

Erfassen, ordnen und machen

Das ist die gängige Arbeitsweise mit OmniFocus. Alles was einem an Aufgaben und Projekten einfällt schreibt man am besten erstmal als Liste in die sogenannte Inbox (“Brain Dump”). Wenn man schon länger mit dem Programm arbeitet und eine Reihe von Projekten definiert hat, kann man neue Dinge natürlich auch gleich in das entsprechende Projekt eintragen. Auf dem Desktop kann man auch mit Hilfe der Tastenkombination Ctrl-Alt-Leertaste aus jedem anderen Programm ein Eintragsfenster für neue Aufgaben öffnen, mit Ctrl-Shift-C kann aus markiertem Text eines anderen Programms ebenfalls eine neue Aufgabe gemacht werden (Clipping-Service). Man kann OmniFocus auch so konfigurieren, daß E-Mails, die an eine bestimmte Adresse gehen oder deren Betreff mit einer bestimmten Zeichenfolge beginnt, in der Inbox landen. Auf diese Weise können z.B. Arbeitskollegen Aufgaben zusenden. Das ist auch praktisch, wenn man an einem Rechner ohne OmniFocus sitzt und einem plötzlich eine komplexere Aufgabe einfällt, die man lieber am PC als mit dem iPhone eintippen möchte. Alles was weniger als 2 Minuten dauert, sollte man nicht erfassen, sondern – falls möglich – gleich machen (2-Minuten-Regel bei GTD).

Mit dem Desktop-Client kann man an jede Aufgabe eine Datei, eine E-Mail oder eine Webseite anhängen. Am iPhone kann man zu jeder Aufgabe eine Audio-Aufzeichnung oder ein Foto hinzufügen.

Im nächsten Schritt werden die Dinge geordnet. Alle Aufgaben (in OmniFocus Aktionen genannt), die mehr als einen Arbeitsschritt umfassen, sind schon ein Projekt. Natürlich lassen sich Aktionen auch in Projekte umwandeln und umgekehrt. Am Ende sollte man jeder Aufgabe ein Projekt zugewiesen haben. Man kann mit OmniFocus die Dinge beliebig schachteln. Ein Projekt kann also z.B. aus einzelnen Gruppen bestehen, die dann aus einzelnen Aufgaben/Aktionen zusammengesetzt sind (man kann natürlich noch tiefer strukturieren, im Prinzip funktioniert das Ganze wie ein Outliner). Innerhalb eines Projekts oder einer Gruppe kann man festlegen, ob die Aufgaben parallel abgearbeitet werden können oder Schritt für Schritt (sequentiell). In diesem Fall ist dann immer nur der gerade oberste Schritt aktiv/verfügbar. Für Aufgaben, für die sich kein Projekt findet, habe ich mir ein Projekt “sonstige Einzelaufgaben” angelegt.

Kontexte

Was OmniFocus von einfachen Todo-Listen ganz wesentlich unterscheidet ist, daß man jeder Aufgabe noch einen Kontext zuordnet. Ein Kontext ist z.B. ein Ort, an dem man gerade ist (zu Hause, Büro, Supermarkt, …), ein Werkzeug, man gerade zur Verfügung hat (Mac, Telefon, …) oder eine Person, die man gerade trifft. Auch die Kontexte kann man verschachteln. So habe ich z.B. Kontexte wie Gänge/Supermarkt, Gänge/Post, Mac/E-Mail oder Mac/Online. Mit der iPhone-/iPad-App kann man den ortsbezogenen Kontexten GPS-Koordinaten zuordnen.

OmniFocus hat sowohl auf dem iPhone als auch auf dem Desktop eine Projekt- und eine Kontext-Ansicht, Während man die ersten beiden Schritte (erfassen und ordnen) besser in der Projekt-Ansicht macht ist für das eigentliche Erledigen der Aufgaben die Kontext-Ansicht geradezu ideal. Wenn man beispielsweise gerade im Supermarkt ist, geht man einfach nach Kontexte -> Gänge -> Supermarkt und sieht sofort, was man nicht vergessen sollte einzukaufen. Noch einfacher ist es, wenn man den Kontexten GPS-Koordinaten zugewiesen hat, dann klickt man einfach auf ein Icon und schon sieht man eine Liste aller Dinge, die man in der Nähe erledigen kann. Sehr praktisch.

Mit Kontexten reduziert man seine möglicherweise sehr lange Aufgabenliste auf die wenigen Punkte, die man gerade jetzt erledigen kann. Das hat mich an OmniFocus mit am meisten fasziniert.

Beispiel-Projekt: Geschäftsessen (sequentiell)

- eigene Verfügbarkeit für diesen Monat prüfen (Kontext: Mac)
- Terminvorschläge an Geschäftspartner mailen (Kontext: Mac/E-Mail)
- schönes Restaurant suchen (Kontext: Mac/Online)
- Tisch reservieren (Kontext: Telefon)
- Bestätigung an Geschäftspartner mailen (Kontext: Mac/E-Mail)

Mein Tip bei allen Projekten ist es, möglichst kleine, klare und wirklich machbare Einzelschritte festzulegen. Das stellt sicher, daß Dinge ohne großes Nachdenken dann wirklich auch zügig abgearbeitet werden.

Start-, Fälligkeits- und Abschlußdatum

Noch mehr Übersicht verschafft man sich, indem man Aufgaben sowohl ein Start- als auch ein Fälligkeitsdatum zuweisen kann. So kann man Dinge, die noch gar nicht erledigt werden können (weil das Startdatum noch nicht erreicht ist) aus den Ansichten ausblenden und sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren. Das Fälligkeitsdatum sorgt dafür, daß anstehende Dinge kurz vorher (Standard: 2 Tage) orange und dann rot gekennzeichnet werden, so daß man nichts versäumt. OmniFocus merkt sich zu jeder erledigten Aufgabe auch das Abschlußdatum, so daß man auch im Nachhinein nachvollziehen kann, wann etwas erledigt wurde.

Wiederholungen

Manche Dinge muß man regelmäßig immer wieder erledigen (bei mir z.B. die Monatskarte tauschen). Daher kann man sowohl für das Start- als auch für das Fälligkeitsdatum Intervalle einstellen (z.B. jeden Monat, alle 2 Wochen usw.). Das können entweder feste Intervalle sein oder ein Zeitraum, der davon abhängig ist, wann die Aufgabe das letzte Mal erledigt wurde.

Perspektiven

Im Desktop-Client kann man sich jede Ansicht, die man sich gerade zusammengeklickt hat, z.B. alle Aufgaben, die bestimmte Kontexte haben nach Fälligkeitsdatum sortiert, als Perspektive speichern und später wieder mit einem Klick herbeizaubern. Zum Teil lassen sich diese Perspektiven auch auf die iOS-Geräte übertragen.

Prüfen

Es gehört zu GTD, seine Projekte in regelmäßigen Abständen zu prüfen, z.B. ob es als Ganzes überhaupt noch relevant ist oder ob einzelne Aktionen evtl. zu ändern sind. Jedem Projekt läßt sich daher ein Prüfinterval zuordnen (z.B. wöchentlich). In einer Prüf-Ansicht zeigen der Desktop- und der iPad-Client dann alle zu prüfenden Projekte geordnet nach Prüfdatum an, so daß man diese leicht durchsehen und als geprüft markieren kann.

Synchronisation

Die Synchronisation zwischen Desktop und iPhone kann wahlweise über Mobile Me, Bonjour oder einem Webordner erfolgen. Einmal konfiguriert, läuft die Synchronisation dann automatisch. Der Desktop-Client kann auch mit iCal oder anderen Macs synchronisiert werden. Die OmniGroup bietet auch einen eigenen kostenlosen Sync-Service über ihre Server an.

Weiterführende Screencasts

Allen, die noch mehr wissen wollen und mal sehen möchten, wie das Programm in der Praxis aussieht, möchte ich die zwei Screencasts von screencastsonline.com (Englisch) sehr empfehlen. Die Videos sind wirklich gut gemacht und vertiefen die von mir angerissenen Punkte mit praktischen Beispielen:

Einführung und Grundlagen
fortgeschrittene Funktionen und iPhone-App

Persönliches Fazit

Für mich ist das Programm unentbehrlich geworden. Es hat Struktur in meine Aufgaben und Projekte gebracht, spart Zeit ein und gibt das gute Gefühl, nichts wichtiges zu vergessen. Es ersetzt viele Dinge, die ich vorher in separaten Programmen oder auf Zetteln verwaltet habe, von meinen beruflichen Projekten bis zur Einkaufs- und Verleihliste.


Screenshot der iPad-Version

 


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